La domiciliation administrative de votre entreprise : tous les conseils d’experts !

La détermination de la domiciliation administrative est la première étape à accomplir lors de la création d’une société. Elle lui sert d’adresse administrative et fiscale. La société y reçoit toutes les correspondances en liaison avec son activité. Dans la pratique, la question de la domiciliation administrative est souvent problématique. Comment la déterminer ? Quelle est son importance ? LegalVision vous donne des explications détaillées !

Sommaire :

I/ La détermination de la domiciliation administrative
II/ L’importance de la domiciliation administrative
III/ Les choix possibles pour l’adresse administrative de son entreprise
IV/ Changer de domiciliation, comment ça marche ?

I/ La détermination de la domiciliation administrative

La domiciliation administrative est l’adresse de référence utilisée par les différents organismes auxquels la société est inscrite. Elle est obligatoire pour les sociétés ainsi que pour les entrepreneurs.

A) Le siège social de la société

La domiciliation administrative définit le siège social d’une société. Elle est indispensable pour pouvoir obtenir une immatriculation au RCS pour créer son entreprise. Selon l’article R. 123-53 du Code de commerce en son quatrième alinéa, la société doit déclarer dans sa demande d’immatriculation l’adresse de son siège social. Il s’agit du lieu de direction de la société. Cette adresse administrative figure sur l’extrait Kbis et tous les documents commerciaux et officiels de la société (bons de commande, les factures ou les cartes de visite, etc.). Elle permet en outre d’identifier et de déterminer la nationalité de la société. La domiciliation administrative est fixée dans les statuts. Lors de sa demande d’immatriculation au RCS, la société doit justifier de la jouissance des locaux où le siège de l’entreprise est installé (article L. 123-11 du Code de commerce). Dans le cas contraire, sa demande sera refusée.

B) Le domicile de l’entrepreneur

Pour les entrepreneurs, l’obligation de détermination du domicile administratif est prévue par les articles R. 123-37 et L. 123-10 du Code de commerce. Depuis l’application de la loi Dutreil, le terme de « siège social » n’est plus utilisé pour les entreprises individuelles. On parle plutôt de « domiciliation ». Dans tous les cas, qu’il s’agisse de société ou entreprise individuelle, le principe reste le même. La domiciliation administrative est obligatoire.

De leur côté, les commerçants ambulants ne sont pas non plus affranchis de cette obligation légale. Pour être immatriculés, ils doivent justifier d’une adresse administrative. Il s’agit en général du local professionnel où ils entreposent leurs marchandises. À défaut de local professionnel, ils devront déclarer leur domicile personnel.

II/ L’importance de la domiciliation administrative

Le domicile administratif est le centre même de la vie juridique d’une société. Il ne doit pas être réduit à une simple adresse postale. Cette domiciliation administrative permet de déterminer la nationalité d’une société, et ceci afin d’identifier son régime fiscal ainsi que les juridictions compétentes en cas de litige.

A) La détermination du régime fiscal applicable

L’adresse administrative est une question stratégique en matière fiscale. Elle permet à l’administration d’identifier une société pour lui appliquer un régime fiscal adapté. Selon le Code général des impôts (CGI), « le domicile est le lieu du principal établissement de la personne », qu’il s’agisse de personne physique ou morale. À titre d’exemple, le domicile fiscal d’une entreprise installée à Lyon sera en France. De même, une société dont le siège social est établi à l’étranger devra se conformer au régime fiscal de ce pays. Ainsi, c’est le siège social qui définit le domicile fiscal d’une entreprise. Certaines entreprises choisissent d’élire domicile en dehors de France pour profiter d’un régime fiscal plus avantageux. C’est le cas notamment en matière de TVA. En Irlande par exemple, le taux de l’impôt sur les sociétés est de 12,5%. En France, il est de 31%.

B) La détermination des juridictions compétentes

La domiciliation administrative permet de définir les tribunaux compétents en cas de litige. En principe, il s’agit du tribunal du lieu de domicile du défendeur. Selon l’article R. 600-1 du Code de commerce, le tribunal territorialement compétent en ce qui concerne les procédures prévues par le livre VI du code est celui du lieu du siège social du défendeur. Il s’agit principalement des procédures de liquidation judiciaire, de rétablissement professionnel, de sauvegarde et redressement judiciaire. Si la société a changé de siège social dans les six mois qui ont précédé la saisine de la justice, le tribunal compétent reste celui du siège initial. Le tribunal du siège social reste territorialement compétent en matière de modification des statuts ou d’action en régularisation de constitution de la société. En revanche, des tribunaux de commerce sont spécialement désignés pour les procédures prévues à l’article L. 721-8.

III/ Les choix possibles pour l’adresse administrative de son entreprise

Au moment de la création de la société, le choix de la domiciliation administrative revêt une importance capitale. Le siège social servira de vecteur de communication à la société. De même, il influera considérablement sur l’image de celle-ci. C’est pour cette raison qu’il est nécessaire de bien choisir son adresse administrative. Pour cela, il existe plusieurs options.

A) Le domicile personnel

La loi Dutreil permet de domicilier son entreprise à son domicile personnel. Cette alternative intéresse surtout les entreprises individuelles. Elle est simple et moins coûteuse. De plus, il ne faut pas nécessairement être propriétaire des lieux. Un simple locataire peut domicilier son entreprise chez lui. Cependant, il faut respecter certaines règles. Cette domiciliation ne doit pas être interdite par le règlement de copropriété et le bail. L’entrepreneur devra aviser son bailleur qu’il a l’intention d’utiliser son domicile personnel comme domiciliation de son entreprise. Cela, avant même son immatriculation. Aussi, il sera nécessaire d’apporter la preuve de la propriété ou de la jouissance des lieux au moment de la déclaration au CFE. Les pièces justificatives peuvent être des factures de téléphone, d’électricité ou un contrat de bail.

Installer le siège social d’une société dans un domicile personnel est également possible. Cependant, cela ne peut être fait que chez le domicile d’un dirigeant. Par conséquent, il sera impossible pour un associé d’installer le siège social de la société chez lui s’il n’a pas la qualité de dirigeant. Tout comme pour les entreprises individuelles, l’établissement de son siège social chez soi ne doit pas être en contradiction avec les règles de la copropriété et du bail. Si ces derniers apportent des restrictions, l’établissement du siège social reste possible, mais de manière temporaire. Ainsi, l’établissement ne pourra excéder 5 ans et il faut en informer le propriétaire ou le syndicat.

B) Les locaux de la société

Mis à part le domicile personnel, il est tout à fait possible d’établir son siège social dans les locaux où l’activité est exercée. Ainsi, au moment de l’immatriculation, l’unique adresse administrative à fournir est celle du local commercial. Il faudra également apporter des justificatifs de la jouissance des lieux. Si la société n’est pas propriétaire, elle devra passer un contrat de bail commercial. En principe, ce contrat doit durer au minimum 9 ans. Par contre, si les parties concluent un bail de courte durée, le délai est réduit à 3 ans au plus. S’il s’agit d’un contrat de location saisonnière, il ne peut excéder 6 mois. Le contrat de bail doit être conclu par le dirigeant au nom et pour le compte de la société. Lorsque la société sera immatriculée, elle reprendra automatiquement le bail.

C) Une société de domiciliation

Les sociétés de domiciliation présentent une bonne alternative pour les dirigeants qui veulent dissocier leur adresse d’exploitation de leur siège social. Cette solution consiste à louer une boîte aux lettres en ligne chez une société de domiciliation. Cette dernière se charge de réceptionner le courrier de la société pour les lui envoyer par la suite. Les sociétés de domiciliation sont intéressantes si l’on souhaite changer la nationalité de sa société. Elles proposent également des services optionnels comme la réexpédition de courrier, le transfert d’appel, ou même la location de bureau. Ces sociétés de domiciliation doivent être immatriculées au RCS et avoir été agréées par le préfet du département. Pour en bénéficier, les parties signent un contrat de domiciliation. Celui-ci dure au moins 3 mois. Il est renouvelable plusieurs fois. Le contrat doit ensuite être enregistré au RCS. Il devra mentionner l’immatriculation et le nom de la société de domiciliation.

D) Une pépinière d’entreprise

Les pépinières d’entreprise constituent des structures accueillant de jeunes entreprises. Elles proposent des services de domiciliation et d’accompagnement aux sociétés dans leur projet. Elles possèdent des bureaux, des salles de réunions et même des espaces de stockage. On peut même y trouver des matériels de visioconférence, des imprimantes et des ordinateurs. Partager les locaux avec d’autres entrepreneurs peut être intéressant. Cela favorise le développement de nouvelles synergies et facilite le contact. La domiciliation administrative dans une pépinière d’entreprise exige l’accord du comité d’agrément. Une convention sous forme de contrat de bail d’une durée de trois ans sera ensuite conclue.

IV/ Changer de domiciliation, comment ça marche ?

La vie d’une société est loin d’être linéaire. Pour des raisons pratiques, une société peut être amenée à changer de siège social. Plusieurs formalités doivent être accomplies pour réussir cette étape.

A) Le transfert de siège social

Premièrement, le siège social d’une société est fixé par les statuts. Ainsi, si une société souhaite changer de siège social, elle doit les modifier. Deuxièmement, s’agissant de SARL et de SA, la modification des statuts exige en principe une assemblée générale extraordinaire des actionnaires (SA) ou des associés (SARL). L’AGE est convoquée par le conseil d’administration (SA) ou le gérant (SARL). Elle doit rassembler au moins ¾ des associés détenant les parts sociales. L’ordre du jour sera le transfert de siège de la société. Si le changement est validé, il doit faire l’objet d’un PV de transfert de siège. Ce PV doit mentionner la date de l’AGE, l’organe qui a adopté la décision, les articles des statuts modifiés et la nouvelle adresse administrative du siège.

En revanche, la procédure de changement de siège social pour les SAS, comme sa création, est plus simple. En effet, la loi n’impose pas une AGE. L’organe compétent pour prononcer le changement de domiciliation est prévu par les statuts. Il peut s’agir du Président, ou d’un organe spécifique désigné.

B) La publication dans un journal d’annonces légales

Aussi, la décision de transfert de siège doit être publiée dans un journal d’annonces légales du nouveau lieu du siège. En effet, ceci doit être fait dans un délai d’un mois à partir de la production du PV de l’AGE. L’annonce légale de transfert de siège doit indiquer l’ancienne adresse ainsi que la nouvelle adresse administrative. Si le nouveau lieu de domiciliation se trouve par contre dans un autre département, il faudra effectuer deux publications : l’une dans le JAL du ressort de l’ancien siège et l’autre dans le JAL du ressort du département d’accueil.

C) Le dépôt du dossier au greffe du tribunal de commerce

Enfin, la dernière étape consiste à produire un dossier de changement de domiciliation au greffe du tribunal de commerce. Ce dossier est composé de :

  • Deux exemplaires des PV, certifiés par les dirigeants ;
  • Deux exemplaires des statuts ayant été modifiés ;
  • L’attestation de publication au JAL ;
  • Le titre de jouissance des lieux.

C’est uniquement après avoir suivi toutes ces procédures que l’immatriculation au RCS du nouveau siège pourra se faire.

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