Changer de comptable : tous les conseils des experts !

Le comptable, ce professionnel des chiffres, peut rapidement devenir un personnage clé dans une société. En effet, il a un rôle crucial, celui de s’occuper de votre argent. Ainsi, il s’occupera des performances financières de l’activité. Il aura pour mission principale la tenue des comptes et la présentation des comptes. Il se doit donc d’être impliqué et réactif. Cependant, changer de comptable n’est pas toujours évident.

Vous êtes accompagné dans votre entreprise par un comptable mais n’êtes plus satisfait par ses prestations ? Les causes peuvent être diverses : honoraires trop élevés, un changement de siège social ou tout simplement une insatisfaction générale de la prestation fournie.

Vous souhaitez changer de comptable ? Heureusement, c’est possible. Et c’est le fruit d’un processus libre. Toutefois, il faut garder à l’esprit qu’un certain nombre de règles doivent être respectées pour permettre un tel changement.

Dans cet article, LegalVision met à votre service son expertise juridique pour vous aider à changer de comptable. Vous trouverez ci-dessous un résumé des points essentiels à retenir :

I/Mettre fin à la lettre de mission
II/Choisir son nouveau comptable
III/Signer la nouvelle lettre de mission

I/Mettre fin à la lettre de mission

Pour permettre une transmission du dossier d’un comptable à un autre, il faut avant tout rompre le contrat avec l’ancien comptable. Plusieurs règles doivent à cet égard être respectées.

A) Se référer à la lettre de mission pour changer de comptable

En premier lieu, il faut évidemment mettre fin à la mission de votre ancien comptable, et cela dans de bonnes conditions. Cela se passe par le biais de la lettre de mission . Qu’est ce que la lettre de mission? C’est un contrat  liant le professionnel à l’entreprise. Il contient plusieurs mentions obligatoires telles que l’identité du client et du prestataire, la description des services à fournir, les honoraires et les modalités de règlement, et enfin la déontologie à suivre en cas de rupture de contrat.

Cette lettre de mission prévoit donc les conditions de rupture du contrat.

La relecture de votre lettre de mission est donc primordial à ce stade. En effet, il est possible qu’y soit inscrite une clause de durée minimum de la relation. Toutefois si aucun délai de préavis n’est mentionné, vous pouvez résilier à tout moment.

Ces deux cas peuvent en outre se présenter lorsque vous souhaitez changer de comptable:

  • Vous souhaitez rompre en cours d’année, donc en cours d’exercice comptable. Dès lors, des indemnités de rupture peuvent être à prévoir (la plupart du temps cela correspond à 25 % des honoraires prévus pour l’exercice).
  • Vous souhaitez changer de comptable mais à la date de fin de mission. Dès lors, un préavis de 3 mois devra être envoyé par lettre recommandée. Si cette formalité n’est pas effectuée, la tacite reconduction du contrat aura lieu d’une année sur l’autre. En effet, si une entreprise clôture son exercice comptable le 31 décembre, il faudra signifier la demande de résiliation avec accusé de réception avant le 30 septembre si un délai de 3 mois est prévu au contrat. Pourquoi? car envoyé après cette date, la rupture ne pourra intervenir qu’au cours de l’exercice comptable suivant.

B) La transmission du dossier

À ce stade, vérifiez que rien ne s’oppose à la transmission du dossier au nouveau comptable. En effet, la profession est régie par un code de déontologie. Le prédécesseur et le nouveau comptable doivent à cet effet assurer la bonne transition du dossier.

Le nouveau comptable devra interroger son confrère afin de savoir si rien ne s’oppose à cette transmission. Le comptable devra favoriser celle-ci en remettant à son successeur tous les documents et informations en sa possession.

Il en est ainsi des statuts et extrait Kbis, des documents juridiques et sociaux. Également et surtout les documents comptables tels quel relevés de comptes et factures par exemple. Enfin les grand livre et journaux de comptabilité… De même pour les déclarations de TVA, les liasses fiscales, le bordereau de charges sociales, DSN, déclarations d’impôt sur le revenu, CVAE, CICE…

C) Le paiement des honoraires

Le comptable devra également interroger son confrère sur la question des honoraires. En effet, tant que ceux-ci ne sont pas réglés, le comptable peut exercer son droit de rétention. Vous devez évidemment régler les travaux déjà effectués par votre comptable.

Évidemment, le changement ne doit pas pas être motivé par une volonté de se soustraire de ses obligations, car de toute manière, le paiement des services déjà rendus devra être fait.

Notez que vous n’avez pas besoin de justifier vos choix lorsque vous désirez changer de comptable. En effet, le fait de recourir à un comptable pour la gestion de votre entreprise n’est pas obligatoire.

Ainsi, votre ancien comptable ne pourra en aucun cas vous imposer de payer des sommes non prévues par la lettre de mission, ni même exercer de rétention de documents si vous avez réglé ses honoraires correspondent aux travaux effectués par ses soins jusqu’à cette date.

Enfin, il est nécessaire de souligner qu’en cas de contentieux grave sur le montant des honoraires ou de l’indemnité de rupture, il est possible de contacter la commission de conciliation du Conseil Régional de l’Ordre des experts-comptables.

II/ Choisir son nouveau comptable

Il faut bien évidemment avant toute chose avoir trouver un nouveau comptable qui se substituera à l’ancien.

Vous devrez en premier lieu auto-évaluer vos besoins. En effet, cela vous permettra de savoir le niveau et domaine d’expertise que vous devrez rechercher chez votre comptable. Par ailleurs, pour les missions qui lui seront confiées, il va de soi qu’un rapport de confiance fort doit régner entre vous.

Ensuite, d’autres critères peuvent entrer en ligne de jeu avant de faire son choix. Pour certaines entreprises, il peut être intéressant d’avoir un comptable physique et proche géographiquement, ou d’avantage disponible. Pour d’autres, un cabinet d’expertise comptable en ligne fera très bien l’affaire.

Il faut se demander également si vous misez exclusivement sur des conseils de qualité ou également et surtout sur les frais d’honoraires? Car les honoraires peuvent être un facteur décisif dans le choix de l’expert-comptable. Cela dépendra alors du type de facturation pour laquelle vous opterez: la facturation au temps passé ou au forfait. Les honoraires de l’expert comptable sont bien souvent un attrait majeur dans le choix d’un comptable. Il est en effet souhaitable de travailler avec un comptable offrant des honoraires bas pour pouvoir ainsi maitriser ses coûts. Il faut donc vérifier que ce dernier vous propose des honoraires en adéquation avec les services fournis et les prix moyens de marché.

Enfin, pour certaines entreprises, il est fondamental de traiter avec un expert-comptable selon son degré de technologies employé (voie dématérialisée…).

À l’issue de vos recherches et une fois que le comptable est choisi, il vous adressera une proposition de lettre de mission en accord avec vos besoins.

Notons que le nouveau comptable ne pourra pas accepter la mission sans avoir, au préalable informé son prédécesseur sous la forme d’une lettre de reprise.

III/ Signer la nouvelle lettre de mission

À ce stade, il ne reste plus donc que l’étape cruciale, celle de la signature de la lettre de mission avec le nouveau comptable.

Rappelons que la lettre de mission devra comporter les tâches à accomplir au cours de la mission.

Notons pour conclure que le changement de comptable est grandement facilité si un expert comptable est choisi en amont de toute résiliation. En effet, c’est bien souvent lui qui s’occupera de tout. Il sollicitera en effet, comme il l’a été vu l’ancien comptable afin de récupérer les informations nécessaires au suivi comptable.

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