Répertoire SIRENE et démarches de création d’entreprise

L’immatriculation de l’entreprise est l’une des démarches primordiales pour créer une nouvelle entreprise. Lors de sa création, une entreprise doit impérativement s’inscrire au répertoire Sirene avant de lancer son activité.

L’immatriculation aboutit à l’obtention de plusieurs numéros d’identification, à savoir les numéros Siren, Siret et le code APE :

  • le code APE (activité principale exercée) est attribué par l’Insee à des fins statistiques et dépend de la NAF (nomenclature des activités françaises). Ce code comporte 4 chiffres ainsi que 5 caractères. Un APE représente l’activité exercée par l’entreprise sans avoir de valeur juridique ;
  • par ailleurs, le numéro Siret (Système d’identification du Répertoire des établissements) est composé de 14 chiffres englobant le numéro Sirene. Ce numéro sert à identifier les établissements de l’entreprise ;
  • enfin, selon l’article R.123-221 du Code de commerce, le numéro Sirene, (système informatique pour le répertoire des entreprises et de leurs établissements), unique et invariable est composé de 9 chiffres et est attribué par l’Insee. Ce numéro permet d’identifier l’entreprise sur un répertoire Sirene consulté par organismes publics et les administrations en relation avec l’entreprise.

Mais qu’est-ce qu’un répertoire Sirene et quelle est son utilité? Quelles démarches et formalités s’imposent pour effectuer l’inscription ? Et comment obtenir l’avis de situation Sirene pour immatriculer une entreprise ?

Dans cet article, LegalVision met à votre service son expertise juridique pour vous aider à tout comprendre sur ce sujet. Vous trouverez ci-dessous un résumé des points essentiels à retenir :

I/ Qu’est-ce que le répertoire SIRENE ? 
II/ Comment s’y inscrire ? 
III/ Comment obtenir un avis de situation ?

I/ Qu’est-ce que le répertoire Sirene ?

L’abréviation Sirene signifie “Système Informatique pour le Répertoire des Entreprises et des Etablissements”. Un répertoire Sirene est une base de données, à accès gratuit et libre, tenu par l’Insee et créé en 1973. Le répertoire Sirene permet à l’Insee d’attribuer à chaque entreprise un numéro Siret.

Cependant, il existe une exception puisque les sociétés inscrites au registre du commerce et des sociétés (RCS) et au registre spécial des agents commerciaux (RSAC) reçoivent leur certificat de création directement par le tribunal de commerce.

Par ailleurs, ce répertoire enregistre toutes les entreprises et leurs établissements, quel que soit leur forme juridique et leur secteur d’activité ainsi que leur lieu d’établissement.

Bon à savoir :

Les entreprises étrangères exerçant une activité en France sont également répertoriées. Ce registre liste aussi les associations et les organismes légalement fondés.

A) Informations inscrites

Les articles R.123-222 et 223 du Code de commerce précisent que le répertoire Sirene regroupe plusieurs renseignements notamment :

  • le siège social de la société, il peut s’agir de l’adresse du domicile juridique de l’entrepreneur ;
  • le code APE qui est accordé par l’Insee. C’est un code qui représente l’activité exercée par la société ;
  • l’effectif de l’entreprise. Etant donné que l’Insee n’a pas accès immédiat à l’effectif de l’entreprise, il s’agit de tranches d’effectifs ;
  • les numéros Siret et Siren. Il s’agit du numéro Sirene d’identification accordé par l’Insee lors de l’immatriculation de l’entreprise. Le numéro Siret sert à répertorier les sociétés permettant de chercher leurs établissements de manière facile et rapide.

B) Zoom sur l’utilité du répertoire Sirene

Ce répertoire regroupe les données économiques et juridiques de tous les secteurs d’activité. Ces informations sont  mises à jour régulièrement, chaque jour des données supplémentaires sont ajoutées pour garantir que la base de données Sirene  reste un outil opérationnel utile. En effet, il existe de nombreux organismes chargés de déclarer à l’Insee tout enregistrement, annulation et mise à jour dans le registre. En moyenne, 10 000 mises à jour sont enregistrées dans le registre chaque jour.

Les entreprises peuvent utiliser le répertoire Sirene dans le but de prospecter de nouveaux clients. Cette base de données favorise des bénéfices aussi bien pour l’entreprise que pour l’économie. En effet, les intéressés peuvent s’informer par rapport à leurs partenaires, clients ou concurrents. En outre, le répertoire Sirene facilite la recherche d’emploi, permet un accès facile pour les startups (ainsi que les associations et les collectivités locales) et optimise la croissance commerciale des entreprises.

II/ Comment s’y inscrire ?

La confirmation de l’inscription de l’entreprise sur le répertoire Sirene se fait gratuitement et automatiquement après avoir accompli quelques démarches imposées par l’Insee.

A) Démarches et formalités pour immatriculer les entreprises

L’entrepreneur est appelé à se rendre au centre de formalité des entreprises (CFE) afin de finir des formalités administratives : document à remplir. Votre expert comptable peut, néanmoins, obtenir le formulaire par email ou par courrier. Après, le CFE transfère ce formulaire à l’Insee pour officialiser l’inscription de l’entreprise au répertoire Sirene.

B) Démarches et formalités pour immatriculer les associations

L’inscription d’une association au répertoire Sirene n’est ni obligatoire ni automatique mais elle demeure cependant gratuite.

Elle devient obligatoire lorsque l’association souhaite obtenir des subventions ou embaucher des employés rémunérés. En outre, si l’association est soumise à la TVA, l’inscription au répertoire Sirene s’impose.

Figurer au répertoire Sirene s’effectue par le biais d’une démarche simple en 2 temps : il convient d’abord de se rendre au centre de formalités des entreprises, puis de fournir les documents nécessaires à l’immatriculation.

1. Se rendre au Centre de formalités

Pour inscrire l’association au répertoire sirene, il convient de se rendre au centre de formalités des entreprises (CFE). Cette démarche est obligatoire puisque l’inscription ne peut pas être réalisée auprès de l’Insee.

Dans le cas où l’association embauche des salariés, il convient de se référer auprès de l’Urssaf.

Ensuite, il est nécessaire de se renseigner auprès du service des Impôts Entreprise (SIE) ou du Greffe du Tribunal de Commerce pour les associations dont les activités sont soumises à la TVA ou aux impôts sur les sociétés.

A noter : 

Il est possible de contacter l’Insee uniquement dans le cas où l’association ne représente aucun des types précédemment cités. Si cette association sollicite des subventions ou un financement provenant de l’Etat ou qu’elle souhaite obtenir un LEI, l’inscription se fait donc via l’Insee.

2. Formalités à réaliser et documents à fournir

  • les associations soumises à la loi 1901 doivent présenter une copie du récépissé de la dernière déclaration délivré par la préfecture. Elle peuvent cependant fournir une copie du dernier extrait paru au Journal officiel ;
  • les autres associations, fonds de dotation et fondations doivent quant à elles fournir une copie de l’extrait paru au Journal officiel ou bien un récépissé d’inscription au Tribunal d’instance et une copie des statuts (pour celles situées dans les départements Bas-Rhin, Haut-Rhin, Moselle).

3. Envoi du certificat d’inscription au répertoire Sirene

Une fois que la démarche mentionnée ci-dessus est accomplie, l’Insee se charge d’envoyer un certificat d’inscription au répertoire Sirene. Il s’agit d’un document récapitulatif de l’immatriculation de l’entreprise. Elle peut aussi s’apparenter à une fiche d’identité contenant les numéros Sirene, Siret et le code APE.

Il est important de se rappeler qu’il n’y a seulement qu’un envoi du certificat d’inscription au répertoire Sirene. Il s’agit donc d’un document à conserver précieusement étant donné qu’il est impossible d’en obtenir un duplicata.

III/ Comment obtenir un avis de situation ?

Ces entreprises, légalement immatriculées, auront le droit de demander l’obtention d’un avis de situation. Cet avis permet de se renseigner à propos de l’état civil des concurrents, des clients et des partenaires. Toutefois comment l’obtenir ?

A) Démarches et formalités pour obtenir l’avis de situation

1. Se procurer les numéros Sirene et Siret ?

La première étape consiste à chercher les numéros Sirene et Siret de l’entreprise pour laquelle vous souhaitez avoir un avis de situation. Ces numéros figurent sur le Kbis de l’entreprise, les factures émises et les bons de commande. Si votre demande concerne un avis de situation de l’un des établissements d’une entreprise, il convient de chercher le numéro interne de classement de cet établissement NIC. Il s’agit des 5 chiffres ajoutés au numéro Siren pour former le numéro Siret.

2. Présenter une demande auprès de l’Insee

Pour obtenir un avis de situation au répertoire Sirene, il est possible de faire une demande en ligne sur le site internet de l’Insee. Il sera seulement nécessaire de remplir le formulaire puis de le valider. Après quelques secondes, l’avis de situation s’affichera, il sera alors possible de l’imprimer.

En outre, la demande d’un avis de situation peut également se faire par courrier en adressant une demande par voie postale à l’Insee. Cette méthode est lente, puisqu’elle prend environ un mois.

3. Distinction certificat d’inscription et avis de situation

Le certificat d’inscription au répertoire Sirene correspond à une fiche d’identité. Celle-ci comporte les données d’immatriculation attribuées à votre propre entreprise. Ce document sert à confirmer que l’immatriculation de l’entreprise a bien été réalisée. Une seule copie sera fournie à chaque entreprise ou établissement nouvellement crée.

Toutefois, un avis de situation peut être fourni à plusieurs reprises afin d’aider à chercher une entreprise dans un répertoire qui les liste. En effet, ce répertoire Sirene géré par l’Insee contient toutes les entreprises/associations quelque soit leur forme juridique et leur secteur d’activité. Un avis de situation permet donc d’obtenir des informations concernant une autre entreprise inscrite sur le répertoire Sirene.

IV/ Cessation ou radiation au répertoire Sirene

Tout d’abord, il convient de distinguer la radiation de la cessation d’activité. En effet, dans le cas où l’entreprise déclare une cession de son activité elle conserve alors sa personnalité morale. Toutefois, si elle est radiée, celle-ci doit déclarer cette opération par sa désinscription des registres administratifs et du répertoire Sirene. La radiation signe donc la suppression de l’immatriculation de l’entreprise.

Ensuite, pour signaler une cession d’activité (de manière définitive ou provisoire) ou demander une radiation, l’entreprise doit se référer au Centre de Formalité des Entreprises (CFE) dont elle dépend. Le but est de déclarer la mise en sommeil ou la suppression totale de l’entreprise.

Le tarif pour cette procédure dépendra de plusieurs éléments notamment si l’établissement concerné est l’établissement principal de l’entreprise ou l’établissement seconde. Par exemple, il faut compter environ 15 euros pour une radiation d’établissement principal avec dépôt d’acte.

En outre, la démarche est identique pour toutes les formes d’entreprises. Cette procédure doit être réglée dans les 30 jours suivant la cession/radiation.

Les documents à fournir sont les suivants :

  • un acte certifié prouvant la clôture des activités et de la liquidation ;
  • un exemplaire des comptes de clôture, certifié conforme par le liquidateur ;
  • une attestation de parution dans un journal d’annonces légales ;
  • un formulaire M4 signé ;
  • une déclaration de cession signée auprès des services des impôts.

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