La boite postale : réception de courrier externalisé

Ouvrir une boîte postale : Vous êtes souvent en déplacement ? Votre boîte aux lettres est régulièrement détériorée et votre courrier volé ? Vous voulez garder votre adresse personnelle secrète afin de préserver votre tranquillité et protéger votre vie privée ? Vous avez besoin de recevoir votre courrier en toute discrétion ? La boîte postale vous permet de remplir ces objectifs.

Ouvrir une boîte postale est, en effet, utile pour externaliser la réception des courriers, simplifier les correspondances et répondre à vos besoins en dépit des éventuels inconvénients.

Sommaire

  • Les avantages de la boîte postale.
  • Les inconvénients de la boîte postale.
  • Comment avoir une boîte postale ?
  • Documents requis pour créer une boîte postale.
  • Quelles mentions pour envoyer du courrier à une boîte postale ?
  • Option : La boîte postale au sein d’une société de domiciliation.

Ouvrir une boîte postale : Les avantages de la boîte postale.

Installée dans un bureau de poste, la boîte postale est pratique pour recevoir et stocker le courrier reçu, notamment pour les entreprises ne possédant pas de service de gestion et de réception du courrier. Elle convient également aux personnes ne souhaitant pas dévoiler l’adresse de leur domicile à leurs correspondants pour éviter le risque d’atteinte à leur vie privée.

Avoir une adresse à la poste permet d’éviter que les courriers soient perdus ou renvoyés à l’expéditeur à cause d’une erreur sur l’adresse ou le nom du destinataire. Le numéro d’une boîte postale étant bien plus simple qu’une adresse complète, ce risque est fortement réduit.

En outre, la boîte postale assure la sécurité du courrier grâce à son identification par numéro et au système de verrouillage que possède chaque casier.

De plus, la boîte postale est accessible aux heures qui vous conviennent, et vous pouvez aller relever le courrier par vous-même. Vous pourrez ainsi traiter les courriers au plus tôt, sans attendre le passage du facteur.

Bon à savoir : Dans le cas de la location d’une boîte postale en dehors du bureau de poste, il est possible de retirer le courrier à tout moment, 24h sur 24.

Les inconvénients pour ouvrir une boîte postale.

Si le recours à une boîte postale est pratique, il comporte cependant des limites. Toutefois, celles-ci, comparées aux nombreux avantages de la boîte postale, s’avèrent mineures.

Premièrement, la boîte postale n’est pas admise comme adresse légale d’une société. Il n’est donc pas possible de recevoir les papiers officiels et certaines factures à cette adresse.

Deuxièmement, l’espace de la boite postale est limité. Or, l’accumulation abusive du courrier peut être sanctionnée par la suspension de votre abonnement. Pour éviter ce problème, il faut vous y prendre à l’avance. Si, par exemple, vous quittez la ville ou ne pouvez pas aller récupérer votre courrier pendant un certain temps, prévenez les employés de la Poste.

Il arrive aussi de retrouver du courrier qui ne vous est pas adressé dans votre nouvelle boîte. Cela peut intervenir dans les premières semaines de location de la boîte. Ce courrier est souvent adressé aux anciens locataires, lesquels oublient d’indiquer leur changement d’adresse postale à leurs correspondants.

Comment avoir une boîte postale ?

Pour avoir une boîte postale, vous aurez d’abord à faire le choix entre une formule de location saisonnière ou annuelle. Les abonnements saisonniers sont utiles aux entrepreneurs qui résident temporairement dans la commune où se trouve la boîte postale. Dans ces cas, des justificatifs de résidence temporaire doivent être fournis.

Ensuite, comme étape suivante, il s’agit de déposer votre demande sur place en vous rendant au bureau de poste de votre secteur, ou bien en ligne.  

Une fois le contrat de location signé, les clefs de la boîte postale ainsi que le numéro de la boîte qui fera office d’adresse à remettre à vos correspondants vous seront remis.

Notez bien : Pour chaque clef, vous allez verser une caution qui sera récupérée lorsque vous clôturerez la boîte. En cas de perte des clés, il doit y avoir changement de la serrure sur demande.

Documents requis pour créer une boîte postale :

Pour ouvrir une boîte postale vous avez besoin de :

  • Formulaire d’abonnement complété ;
  • Une copie d’une pièce d’identité en cours de validité (CNI, permis, passeport) ;
  • Un extrait KBIS pour les entreprises et les associations ;
  • Un justificatif de domicile pour les particuliers.

Si vous voulez permettre à quelqu’un d’autre d’accéder à votre boîte aux lettres, vous devez prévoir une lettre d’autorisation. Vous pouvez apporter cette autorisation avec vous quand vous louerez votre boîte aux lettres ou à une date ultérieure.

Important : Dans le cas d’une boîte postale sans clef, il n’y que le locataire qui puisse relever le courrier.

Ouvrir une boîte postale : Quelles mentions pour envoyer du courrier à l’adresse d’une boîte postale ?

  • La mention « boîte postale » ou l’abréviation « B.P. » ;
  • Le numéro de la boîte postale ;
  • Le nom complet du bureau de poste ;
  • Le code postal et la ville ;
  • Le nom et le prénom du destinataire ;
  • Le nom de l’entreprise ;

Notez bien : Le nom du destinataire et le nom de l’entreprise sont obligatoires seulement en cas d’envoi enregistré.

Option : La boîte postale au sein d’une société de domiciliation.

Tout comme la boîte postale, la société de domiciliation reçoit et conserve le courrier à une adresse différente de celle de l’entreprise ou du domicile du particulier. Toutefois, la société de domiciliation se distingue de la boîte postale par bien des choses :

Transfert de courrier

Le détenteur de la boîte a la possibilité de recevoir son courrier à l’adresse de son choix. Ainsi, il n’aura pas à se déplacer jusqu’à son agence de domiciliation. Le courrier lui sera transféré.

Siège social

La société de domiciliation peut être déclarée comme siège social de votre société.

Réception de courriers administratifs

Cette adresse postale, qui fait également office d’adresse administrative, permet aux particuliers et aux entreprises de recevoir des courriers administratifs et officiels.

Ouvrir une boîte postale : Adresse prestigieuse

Avec la société de domiciliation, le choix de l’adresse se fait en toute liberté, indépendamment de la ville de résidence ou de travail. Ainsi, les entrepreneurs dont le lieu d’activité est peu valorisant ont la possibilité de compenser celui-ci par une adresse plus prestigieuse.

Dans les secteurs hautement concurrentiels, avoir une adresse prestigieuse est important. C’est l’assurance de gagner en crédibilité et en attractivité auprès de ses partenaires commerciaux.

La souscription à un contrat pour ouvrir une boîte postale au sein d’une société de domiciliation est simple.

Il faut d’abord commencer par choisir une adresse parmi celles que propose la société de domiciliation. Vous devez ensuite choisir les services complémentaires qui vous conviennent. Vient à la fin l’envoi des informations demandées. Après quelques jours, la société se chargera de vous envoyer votre contrat.

Notez bien que l’adresse de domiciliation doit figurer sur tous les documents administratifs se rapportant à votre entreprise tels que les factures, les devis et les fiches de paie. Elle doit donc être révélée à tous vos clients et correspondants.

En définitive, pour faire votre choix entre la boîte postale et la société de domiciliation et opter pour la meilleure solution, nous vous conseillons de peser les avantages et les inconvénients en fonction de vos besoins. 

 

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