Domiciliation entreprise : tout savoir à ce sujet !

Inscrit dans un processus bien structuré, la création d’entreprise doit respecter différentes étapes. De la conception du projet de création au démarrage de l’activité,  il existe des démarches à prendre en compte. Le choix de la domiciliation est l’une des étapes clefs dans le processus de création d’entreprise. En effet, elle permet entre autres à la société d’exister réellement, d’avoir une image plus professionnelle et ainsi assurer sa pérennité. Par ailleurs, il s’agit d’une démarche obligatoire requise par la loi à réaliser préalablement à l’immatriculation de la société. LegalVision vous présente dans cet article tout ce qu’il faut savoir sur la domiciliation entreprise.

Sommaire 

I/ Domiciliation entreprise : les informations générales
II/ Domiciliation entreprise : comment choisir ?
III/ Domiciliation entreprise : les formalités nécessaires
IV/ Domiciliation entreprise : comment la changer ?

I/ Domiciliation entreprise : les informations générales 

La domiciliation est une démarche obligatoire à réaliser pour créer une entreprise. En effet, domicilier son entreprise s’avère être indispensable à l’immatriculation au Registre du commerce et des sociétés (RCS).

Concrètement, la domiciliation d’entreprise consiste pour l’entrepreneur à justifier d’une adresse postale au moment de la déclaration de son activité.  Cette adresse correspond à l’adresse fiscale mais aussi à l’adresse juridique de l’entreprise. Cependant, cette adresse ne correspond pas nécessairement au lieu d’exercice de l’activité de l’entreprise.

De plus, l’adresse de domiciliation servira de référence pour les clients et partenaires de l’entreprise. Ainsi, il s’agit pour le créateur d’entreprise d’effectuer le meilleur choix possible de domiciliation. C’est pour cette raison que le choix de domiciliation s’avère essentiel pour préserver la crédibilité et l’image de l’entreprise.

À ce titre, il existe différentes possibilités à disposition du créateur d’entreprise.

A) La domiciliation au domicile personnel de l’entrepreneur

Il s’agit de l’option la plus pratique et surtout la moins coûteuse. Toutefois, elle est soumise à quelques conditions.

Ainsi, la contrainte principale consiste à domicilier l’entreprise au domicile du dirigeant. Effectivement, il est interdit de domicilier sa société aux domiciles personnels des associés.

De plus, cette domiciliation personnelle au domicile du dirigeant ne doit pas excéder 5 ans. Cette domiciliation temporaire se doit donc d’être temporaire.

Pour domicilier son entreprise chez soi, il faut nécessairement justifier la jouissance ou la propriété du local. Ainsi, plusieurs documents peuvent servir de preuve.

Par exemple : un contrat de bail ou une facture d’électricité peuvent suffire pour permettre la domiciliation de son entreprise. Dans cette même idée, il est possible de domicilier son entreprise chez ses parents si ce local d’habitation en constitue sa résidence principale. Dans ce cas, il suffit juste de présenter une attestation d’hébergement signée par les parents.

B) Le choix d’un local propre à la société 

Si l’entreprise possède un local qui lui appartient, elle peut choisir de le déclarer comme étant sa domiciliation. Toutefois, les conditions imposées par les textes en vigueur doivent être respectées. Ainsi, par exemple, il convient d’utiliser un local spécifique pour certaines activités comme les professions médicales.

C) Le choix d’une autre entreprise ou d’un espace partagé

Il n’est pas rare que les entreprises choisissent des espaces partagés pour en faire leur domiciliation. Ces espaces sont communément appelés « espaces de coworking« .

L’utilisation d’un espace partagé permet de profiter de nombreux avantages matériels et économiques évidents.

Par ailleurs, d’autres options telles que la location d’un espace appartenant à une autre entreprise sont également envisageables.

Parmi les lieux qui présentent les meilleures offres, le département de l’Essonne et la ville de Paris semblent être les plus intéressants. En effet, avec leurs nombreuses offres de bureaux privatifs, ces deux localisations attirent fortement les entrepreneurs. En outre, il en est de même pour la domiciliation entreprise dans les Hauts-de-Seine et à Marne-la-Vallée. Ces zones sont particulièrement dynamiques et présentent de nombreuses opportunités pour beaucoup d’entreprises.

D) Les sociétés de domiciliation

Le recours à une société de domiciliation est un choix opportun,  dans la mesure où elle promet une adresse prestigieuse améliorant la crédibilité et le sérieux de l’entreprise à l’égard des partenaires commerciaux.

De plus, il s’agit d’un choix judicieux puisqu’il permet de recourir à des prestataires vous fournissant différents services : l’attribution d’un siège social, d’une adresse juridique et commerciale. Par ailleurs, les sociétés de domiciliation offrent bien souvent d’autres prestations comme des services de collecte du courrier ou encore des services de ressources humaines.

Ainsi, cette offre sur mesure garantit flexibilité et professionnalisme qui permettent de favoriser le développement de l’entreprise. Cependant, ce type de service engage des frais plus importants.

En outre, ce type de domiciliation impose aussi la signature d’un contrat de domiciliation entreprise.

II/ Domiciliation entreprise : comment choisir ? 

A) Le choix du mode de domiciliation

Tout d’abord, il importe de choisir un mode de domiciliation correspondant aux attentes de son entreprise. Pour ce faire, le premier critère à prendre en compte est le lieu d’implantation qui servira d’adresse de référence aux potentiels clients. Ensuite, le deuxième élément à prendre en considération est le coût du loyer. L’adresse adéquate sera celle qui garantit une certaine notoriété mais surtout qui correspond à son projet d’entreprise. En effet, par exemple une maison de haute couture aura plus intérêt à se domicilier à une adresse reconnue.

B) Le coût de la domiciliation entreprise

Si le choix s’oriente vers la domiciliation commerciale, le prix doit être pris en compte dans le budget.

Différents éléments entraînent la variation du coût de domiciliation :

  • L’accessibilité du siège social ;
  • Le prestige du lieu ;
  • Les prestations offertes en surplus de l’adresse postale ;
  • Et enfin, le statut juridique de l’entreprise.

Il est important de remarquer que les sociétés de type SARL et SA, en vertu de leurs statuts payent généralement des sommes plus importantes. Pour bénéficier de tarifs avantageux, la comparaison des prestations offertes en ligne reste l’option la plus intéressante.

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III/ Domiciliation entreprise : les formalités nécessaires

Domicilier une entreprise implique le respect d’une procédure stricte.

Tout d’abord, cette déclaration de domiciliation administrative s’impose à toutes les sociétés. En effet, elle est une condition sine qua none à l’enregistrement d’une entreprise.

L’enregistrement de l’adresse du siège social choisi doit s’effectuer auprès du RCS du greffe du tribunal de commerce.

Dans tous les cas, au moment du dépôt du dossier au greffe, 4 pièces sont à fournir obligatoirement : 

  • il y a d’abord le formulaire CERFA ou (Carte d’Enregistrement et de Révision des Formulaires administratifs) dont le modèle est fixé par arrêté ;
  • ensuite, il convient de transmettre un exemplaire des statuts de la société ;
  • de même, il faut fournir une attestation de parution dans un journal d’annonces légales habilité (JAL) ;
  • et enfin, des justificatifs sur le dirigeant de l’entreprise.

Pour envoyer le dossier, il est possible d’opter pour l’envoi direct, ou l’envoi par courrier ou encore le dépôt en ligne.

Concernant ensuite les frais de dépôt, ils incluent les frais de greffe, ainsi que les frais de publication au BODACC (Bulletin Officiel des Annonces Civiles et Commerciales).

Suite à la demande d’enregistrement, le greffe du tribunal de commerce délivre un extrait Kbis. Généralement, ce document est considéré comme la carte d’identité de l’entreprise. Il permet ainsi d’attester de l’existence juridique de l’entreprise.

Bon à savoir : 

Cette carte est obligatoire pour réaliser différentes opérations comme : des opérations bancaires, souscriptions aux assurances et pour nombreuses autres formalités ultérieures.

IV/ Domiciliation entreprise : comment la changer ? 

Différentes raisons peuvent conduire l’entreprise à procéder au changement de la domiciliation de son siège social. Cette décision ne peut cependant être prise à la hâte, et est soumise à un certain nombre de procédures contraignantes afin de préserver l’intérêt des associés, clients ou partenaires de l’entreprise.

A savoir : 

Les procédures à suivre varient selon la forme et le statut de l’entreprise.

A) Les raisons du changement de siège social de l’entreprise

Multiples raisons peuvent pousser l’entreprise à transférer son siège social.

1. Un choix stratégique ou spatial

Cette décision peut d’abord être liée à des contraintes spatiales ou stratégiques. Il s’agit du cas où l’entreprise est obligée de choisir des locaux plus grands et mieux situés pour favoriser sa crédibilité et son image, ou simplement lorsqu’elle souhaite développer ses activités.

Elle peut même choisir de transférer son siège social à l’étranger. Parmi les pays étrangers les plus dynamiques et offrant de sérieuses opportunités de développement pour les entreprises, on peut citer : l’Espagne, l’Angleterre, Hong Kong ou encore la Tunisie. La particularité de la domiciliation d’entreprise en Tunisie réside dans le fait que l’entreprise peut rapidement démarrer ses activités en toute sécurité et dans les meilleures conditions. De plus, la Tunisie présente d’autres atout notamment son régime fiscal qui est très attractif. Concernant Hong Kong, cette localisation semble être un choix stratégique puisqu’elle présente tous les avantages d’une puissance économique en pleine croissance avec un PIB très élevé.

2. Une obligation légale

Le changement de domiciliation peut aussi être liée à la présence d’obligations légales. A titre d’exemple, dans le cas où l’entreprise a été domiciliée au sein du domicile personnel du dirigeant, elle doit être obligatoirement transférée dans un autre local dans les 5 ans suivant la première implantation.

3. Des contraintes financières

La motivation du transfert de siège peut aussi être liée à des préoccupations financières. En effet, il se peut que l’entreprise rencontre des soucis financiers l’obligeant à trouver des locaux moins chers ou dans les quartiers bénéficiant des bourses d’aides. Ce changement peut aussi simplement s’inscrire dans le cadre d’une politique d’optimisation fiscale.

4. Une question pratique

Enfin, la raison peut aussi être pratique. Il se peut que l’entreprise souhaite simplement rapprocher la direction et les activités afin de faciliter le contrôle ainsi que la prise de décision. Il est important de préciser que le changement peut se faire à n’importe quel moment au cours de la vie de l’entreprise, mais nécessite seulement le respect d’étapes bien définies.

B) La décision de transfert de siège

Une prise de décision implique obligatoirement le respect de procédures spécifiques selon la forme sociale de la société.

1. Pour la SARL

Lorsque la société est une société à responsabilité limitée, la décision de changement de domiciliation entreprise peut être prise sur décision du gérant.

Cependant, cette décision nécessite une ratification de l’acte de la part des associés réunis en assemblée générale . Ils doivent représenter plus de la moitié des parts sociales de l’entreprise.

Elle peut aussi être prise directement par l’Assemblée générale des Associés. Un changement de domiciliation du siège social implique aussi pour les SARL, une mise à jour de leur statut.

2. Pour les SA

Il appartient au Conseil d’Administration ou au Conseil de Surveillance de prendre la décision de changement de domiciliation entreprise. La décision doit par la suite être ratifiée par l’Assemblée générale ordinaire des associés si le nouveau siège est situé dans le même département que l’ancien. Par contre, si le nouveau siège se situe dans un autre lieu ne relevant pas du département limitrophe, les dirigeants doivent convoquer une Assemblée générale Extraordinaire.

3. Pour les SAS

Soumises à une procédure moins contraignante, les SAS sont régies par les statuts rédigés lors de leur constitution. Ainsi, les modalités liées à la prise de décision sont libres.

C) Les étapes de Publicité

La publicité est une étape obligatoire. En effet, les formalités de publicité doivent être respectées afin d’avertir les tiers de la réalisation du changement de siège social. Elle garantit donc l’opposabilité aux tiers de la décision.

En cas de transfert, l’entreprise doit publier l’avis de transfert de siège social dans un journal d’annonces légales habilité.

Le prix de la publication d’un avis de changement de siège diffère selon les départements. La fourchette de prix pour une telle publication se situe entre 100 et 150 euros.

A noter : 

Dans le cas où le nouveau siège social ne se situe pas dans le même ressort territorial que l’ancien, l’avis doit être publié dans deux journaux d’annonces légales distincts.

D) Les formalités à réaliser

Les formalités en matière de changement de domiciliation s’effectuent soit :

  • auprès du centre de formalités des entreprises (CFE) ;
  • ou soit auprès du greffe du tribunal de commerce.

A savoir : 

Le CFE a pour rôle de centraliser, de traiter et de transmettre les dossiers aux organismes concernés. Le CFE compétent à traiter votre dossier est déterminé en fonction de votre siège social. Ainsi, le CFE compétent en cas de changement de siège est le greffe du tribunal de commerce du lieu d’implantation du nouveau siège social.

Les pièces requises sont généralement :

  • un exemplaire du PV de l’Assemblée générale comportant la prise de décision de transfert ;
  • le formulaire de modification M2 (Cerfa 11682*03) dûment rempli ;
  • le justificatif du droit de disposition du nouveau local (bail commercial…) ;
  • un exemplaire des statuts mis à jour ;
  • et enfin, l’avis de parution dans le journal d’annonces légales.

Les dossiers à déposer au greffe doivent être signés par le représentant légal de la société. À défaut, une procuration doit être rédigée.

Lorsque l’entreprise a déjà eu recours au changement de siège social, le dossier doit également comporter la liste des sièges antérieurs. Cette dernière devra être copiés conforme par le gérant.

Quant aux frais de greffe, ils sont fixés par décret. Ils sont généralement de 195,38 euros pour le transfert dans le même ressort territorial et 230,56 euros pour le transfert de siège hors ressort territorial.

Sources 

Articles : 

  • L.123-10 du Code du commerce relatif à la domiciliation d’entreprise des personnes physiques ;
  • R.123-3 du Code de commerce relatif aux déclarations aux fins d’immatriculation.

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