Clerc de notaire : tout savoir de ce métier passionnant avec LegalVision !

Dans cet article, LegalVision vous décrit le rôle, ô combien important, du clerc de notaire au sein d’un office notarial, ses prérogatives et son environnement de travail.

Le rôle du clerc de notaire au sein d’un office notarial connaît plusieurs facettes. En effet, il est particulièrement intéressant de noter la diversité de son travail, qui évolue en même temps qu’il acquiert de l’expérience dans son métier.

Sommaire

I/ Qu’est-ce qu’un clerc de notaire ?
II/ Comment devenir clerc de notaire ?
III/ Qui sont les interlocuteurs du clerc de notaire ?
IV/ Quelle est la rémunération du clerc de notaire ? Quelles sont les perspectives d’évolution du clerc de notaire ?

I/ Qu’est-ce qu’un clerc de notaire ?

A) Le rôle du clerc de notaire

Un clerc de notaire est souvent considéré, à tort, comme un secrétaire. Les missions de ce collaborateur de notaire sont, en réalité, bien plus diverses que celles d’un secrétaire. Effectivement, avec l’expérience, le clerc de notaire peut jouer un rôle tout à fait central dans un office. Il travaille en étroite collaboration avec un ou plusieurs notaires. Ses missions sont, entre autres choses, d’assister le notaire. Il rassemble également les pièces administratives nécessaires au bon fonctionnement des procédures et de l’office. Les actes notariés sont, de la même manière, une création des clercs de notaire, puisque ce sont eux qui les rédigent en majorité. De plus, il effectue des recherches, notamment juridiques, pour permettre à un dossier d’être traité avec précision.

Le métier de notaire offre ainsi d’innombrables missions à ceux qui exercent cette profession. En outre, le clerc de notaire peut être un chef d’équipe. Plus particulièrement dans les grands offices notariaux, le clerc de notaire peut devenir clerc principal. Cela induit, par conséquent, de posséder des compétences managériales certaines. Il aura effectivement, dès lors, une équipe de clerc de notaires sous ses ordres. Les missions du clerc sont donc larges, et ce d’autant plus, qu’il est amené à rencontrer les clients, notamment en l’absence du notaire. Ainsi, sa palette de compétences doit être complète pour accomplir avec succès la totalité de ses missions.

B) Le régime de retraite des clercs de notaire

Le régime de retraite actuel des clercs de notaire est un régime spécial. En effet, la Caisse de retraite et de prévoyance des clercs et employés de notaires (CRPCEN) s’occupe des risques maladie et vieillesse des clercs de notaire. En outre, elle s’assure du recouvrement des cotisations et de la taxe qui finance le régime. C’est une loi du 12 juillet 1937 qui a institué ce régime spécial. Cette caisse est intéressante dans son fonctionnement puisqu’en prenant en charge tous les services suscités, elle permet un accompagnement particulièrement efficace de ses affiliés.

A l’heure de l’uniformisation annoncée des régimes des retraites, ce régime spécial fait figure d’exemple pour son mode de fonctionnement. En effet, outre l’efficacité déjà évoquée de ses services, cette caisse de retraite n’a jamais fait appel à la solidarité nationale et possède ses propres réserves de liquidités.

II/ Comment devenir clerc de notaire ?

A) La formation pour devenir clerc de notaire

Le métier de clerc de notaire est accessible par plusieurs voies. Dans tous les cas, il faudra étudier pendant quelques années sur les bancs de l’université. En effet, après avoir effectué un BTS notariat, dans un lycée public ou privé, l’étudiant pourra se diriger vers une licence professionnelle mention Métiers du notariat. Cette dernière est accessible après un BTS notariat ou un DUT Carrières juridiques ou judiciaires ou encore après avoir obtenu un DEUG mention droit. Le DEUG s’obtient après 2 années passées sur les bancs de la faculté de droit d’une université française. Ces 2 premières années d’étude permettront au candidat d’acquérir de solides connaissances juridiques, avant d’entamer la formation pour devenir clerc de notaire à proprement parler.

Le diplôme professionnel de l’Institut des métiers du notariat se prépare ainsi après avoir obtenu la licence professionnelle susmentionnée, ou avoir obtenu une licence de droit classique. Cette préparation au diplôme s’effectue en un an, entre théorie et pratique, puisqu’elle est ouverte à l’alternance.

La licence professionnelle se compose généralement en unités d’enseignements. Les cours enseignés sont classiquement les suivants :

  • Fondamentaux de droit des personnes et de la famille ;
  • Régimes matrimoniaux : les régimes matrimoniaux sont les différentes options laissées aux époux pour organiser leur vie matérielle en commun ;
  • Successions ;
  • Libéralités ;
  • Obligations ;
  • Contrats spéciaux ;
  • Droit des affaires : le droit des affaires recoupe une multitude de réalités comme le droit commercial, le droit des contrats, etc. ;
  • Sûretés ;
  • Droit des biens ;
  • Droit de l’urbanisme ;
  • Construction ;
  • Pratique de la copropriété ;
  • Vente immobilière ;
  • Publicité foncière ;
  • Droit professionnel notarial (notamment déontologie et organisation des métiers du notariat) ;
  • Techniques du notariat (notamment pratique de la rédaction de contrat de mariage et pratique de la liquidation de régime) ;
  • Fiscalité ;
  • Anglais juridique.

B) Les qualités requises pour devenir clerc de notaire

Les qualités requises pour être clerc de notaire sont nombreuses tant cette profession est remarquablement diverse dans ses activités ! En effet, il est nécessaire d’être extrêmement rigoureux pour pouvoir écrire correctement les actes notariés. De même, une attention particulière doit être porté au développement d’un esprit d’analyse pour interpréter correctement les dossiers dont le clerc de notaire sera chargé. Le métier de notaire exige aussi une perpétuelle remise en question de ses connaissances juridiques, pour être toujours au point à un niveau théorique. En outre, cette profession requiert un grand sens de l’écoute, de l’empathie et de la discrétion pour accueillir et mettre à l’aise la clientèle, qui confiera lors des entretiens des informations d’ordre intime au clerc de notaire ou au notaire. Enfin, avec l’expérience, le clerc de notaire aura à assumer de grandes responsabilités et à être tout à fait autonome dans son travail.

C) Quand faire appel à un office notarial ?

1. Domaine de la vie privée

Leur domaine d’intervention comprend, sans s’y limiter, les démarches suivantes en matière de « vie privée » :

  • divorce : le notaire intervient non seulement dans le cadre des divorces par consentement mutuel mais également dans le cadre des divorces contentieux. C’est lui qui procède à la liquidation du régime matrimonial des époux. Par conséquent, le partage des biens immobiliers en commun des époux est organisé par le notaire ;
  • succession : l’office notarial, par l’intermédiaire du notaire dresse l’acte de notoriété. Par la suite, il débloque les liquidités de la succession, les assurances-vie et gère les dettes du défunt. Enfin, il communique à l’administration fiscale une déclaration de succession afin que les autorités puissent procéder au recouvrement des droits sur la succession ;
  • mariage/PACS : il n’est pas toujours nécessaire de passer devant le notaire en cas de mariage/PACS. Toutefois, si un contrat de mariage est établi, un acte notarial devra être émis. Concernant le PACS, il n’existe pas d’obligation de recourir au notaire, il est cependant judicieux de se faire conseiller par un professionnel du droit pour organiser une telle union ;
  • testament : c’est l’hypothèse du testament authentique, qui est rédigé par un notaire. Ce dernier confère une valeur légale très importante au testament ainsi rédigé. Il est dès lors difficile de remettre en question ce document, d’autant plus qu’il est signé en présence de témoins et d’un autre notaire. De plus, la rédaction se fait en recevant les conseils du notaire.
  • donation : la donation-partage ne peut être établie que par un notaire. Elle offre des avantages vis-à-vis de la succession notamment car il existe des abattements forfaitaires qui sont déduits des droits de donation. Le notaire, outre son rôle de conseil, rédige l’acte grâce à l’aide de ses collaborateurs. Ce type de donation n’est pas l’unique forme de donation existante.

2. Domaine de la vie commerciale et immobilière

Dans le domaine de la « vie commerciale et immobilière », le notaire intervient notamment dans les domaines suivants :

  • cession de fonds de commerce : l’acte de vente peut être fait sous seing privé, mais il est fortement conseillé de recourir à un notaire. Il est en effet primordial pour céder un fonds de commerce de respecter la forme légale qui comprend notamment des mentions obligatoires, des formalités d’enregistrement et un paiement de droits de mutation ;
  • bail commercial : il en va de même pour le bail commercial, il n’existe pas d’obligation de le passer sous supervision d’un notaire. Cependant, afin de protéger les deux parties, il est fortement conseillé de recourir à son aide. Son aide sera précieuse notamment pour vérifier l’identité réelle du vendeur et son pouvoir de disposer du bien, pour garantir l’établissement d’une convention équilibrée entre les parties et enfin pour écrire l’acte en accord avec les dispositions légales en vigueur ;
  • négociation immobilière : ce rôle du notaire est peu connu du grand public, toutefois le notaire pourra outre conseiller le client d’un point de vue légal, mais également mettre à contribution son réseau de confrères pour estimer au mieux le bien immobilier en question. Enfin, cela permet au client de ne pas accumuler les interlocuteurs pour organiser la négociation immobilière ;
  • création de société : il peut encore une fois jouer un rôle de conseil, notamment en ce qui concerne la forme juridique de la société, la rédaction des statuts, ou encore la rédaction d’un bail commercial comme nous l’avons déjà envisagé.

D) L’alternative à l’office notarial lors de la création de société : LegalVision

1. Abonnement SERENITE

L’offre SERENITE est offre intégrale et complète pour accompagner les créateurs lors de la création de leur société ainsi qu’au cours de la vie sociale. Pour bénéficier de cette offre, il faut compter 99 € HT par mois, si vous optez pour le format mensuel. En revanche, si vous optez pour l’abonnement annuel, cela vous coûtera que 79 € HT par mois.

Grâce au pack SERENITE, vous bénéficierez de plusieurs avantages :

  • assistance juridique illimitée ;
  • génération de documents juridiques illimitée ;
  • formalité FLASH en 4 heures ;
  • 50% de réduction sur les formalités ;
  • approbation des comptes annuels offerte ;
  • vos registres des actes obligatoires ;
  • check-up conformité 1 fois par an ;
  • mise en relation avec un avocat partenaire ;
  • votre service de Protection Juridique.

2. Abonnement START

LegalVision propose aussi un abonnement START. Ce pack comporte les services de base suivants :

  • assistance juridique illimitée ;
  • génération de documents juridiques illimitée ;
  • formalité FLASH en 24 heures ; 
  • 25% de réduction sur les formalités .

Pour bénéficier de cette offre, il faut compter 19 € HT pour l’abonnement annuel et 29 € HT pour l’annuel.

III/ Qui sont les interlocuteurs du clerc de notaire ?

A) Le notaire

Le notaire est un officier de l’Etat, qui détient à ce titre le pouvoir de donner sa valeur à un acte notarié. Il est également le titulaire de l’office notarial. Toutefois, pour accomplir ces missions le notaire s’entoure d’une équipe complète dans laquelle la profession de clerc de notaire joue un grand rôle.

Le notaire porte plusieurs casquettes. Outre son rôle d’officier public ministériel pourvu d’une mission de service public, donnant à sa signature le pouvoir d’authentifier des actes, il exerce également en tant que professionnel libéral, au même titre que les avocats ou les médecins libéraux. La nature hybride de cette profession est à chercher dans la volonté étatique, qui contrôle l’ouverture des nouveaux offices, d’établir une justice sociale. Un service juridique de proximité est donc garanti, et un désert des services juridiques évité. En effet, en gardant une perspective globale sur le maillage géographique des offices notariaux, l’Etat permet de faire profiter à tous l’accès à un notaire. Cette idée de justice sociale, dans sa forme juridique, est également renforcée par les prix de base fixés par le pouvoir étatique, et que les notaires doivent suivre scrupuleusement.

B) Le formaliste

Le formaliste est la personne qui effectue toutes les formalités afin que les actes signés par le notaire parviennent jusqu’aux administrations concernées. De ce fait, c’est lui qui permet que l’opposabilité des actes soit opérante. Son rôle est donc primordiale pour permettre que le travail de l’office notarial aille jusqu’au bout des procédures. Il doit également contrôler les informations des actes notariés qui passent sous son œil avisé.

Le parcours pour devenir formaliste passe par l’obtention d’un BTS notariat qui peut avoir lieu soit dans un lycée public ou privé soit au sein de l’Institut National des Formations Notariales. Si vous voulez en savoir plus le formaliste, vous pouvez consulter notre article sur le sujet.

C) L’assistant juridique

L’assistant juridique peut travailler avec le notaire, mais également avec un clerc de notaire. La personne effectuant cette profession pourvoit toute aide dont ses collègues pourraient nécessiter. L’assistant juridique peut, par conséquent, être considéré comme le secrétaire de l’office notarial.

IV/ Quelle est la rémunération du clerc de notaire ? Quelles sont les perspectives d’évolution du clerc de notaire ?

A) La rémunération du clerc de notaire

La rémunération du clerc de notaire varie très largement selon le profil du professionnel. Un clerc débutant verra son salaire être moins conséquent que celui d’un clerc déjà aguerri. L’expérience rentre ainsi très fortement en compte quand il s’agit de déterminer le salaire d’un clerc de notaire. De plus, la taille de l’office est un élément incontournable pour calculer le salaire du clerc.

Une fourchette de salaire peut cependant être établie entre 2 000€ brut et 5 000€ brut, variant selon les critères exposés.

B) Devenir notaire

L’exercice du métier de clerc permet au bout de 9 ans d’expérience et 6 ans après l’obtention de son diplôme d’accéder à la profession de notaire. Le candidat doit manifester son envie de passer l’examen de contrôle des connaissances techniques par requête au Garde des Sceaux. L’obtention de cet examen leur permettra d’obtenir, dans le même temps, le Certificat d’aptitude aux fonctions de notaire. Un stage devra ensuite être effectué avant de pouvoir entrer en fonction.

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