Formaliste dans une étude de notaire

Le formaliste dans une étude de notaire, ou plus simplement le formaliste ou encore clerc aux formalités, est un collaborateur qui travaille au sein des études notariales. Son rôle est fondamental au sein de l’office notarial.

Dans cet article, LegalVision vous explique en détails tous les aspects de ce métier !

Sommaire

I/ Qu’est-ce qu’un formaliste dans une étude de notaire ?
II/ Comment devenir formaliste dans une étude de notaire ?
III/ Dans quel cadre travaille un formaliste dans une étude de notaire ?
IV/ Quelle est la rémunération du formaliste dans une étude de notaire ? Quelles sont les perspectives d’évolution ?

I/ Qu’est-ce qu’un formaliste dans une étude de notaire ?

Un clerc aux formalités assure la transmission des actes signés aux différentes administrations avec lesquelles il travaille. Il permet ainsi de rendre opposables les actes afin d’assurer leur enregistrement.

Ses missions consistent à :

  • rassembler les pièces administratives ;
  • vérifier la substance des actes ;
  • effectuer les formalités de dépôt des actes notariés auprès des interlocuteurs administratifs ;
  • effectuer la publicité foncière lors des ventes immobilières.

Autrement dit, ses missions principales impliquent des compétences d’analyse et de rigueur pour effectuer, notamment, des contrôles de qualité.

Faisant partie des métiers du notariat, le métier de clerc aux formalités est donc important au sein de l’étude notariale puisque ses missions en permettent le bon fonctionnement. En d’autres termes, le clerc aux formalités est un élément essentiel pour mener à bien les procédures dans un office notarial.

II/ Comment devenir formaliste dans une étude de notaire ?

Les qualités requises sont nombreuses pour être clerc aux formalités :

  • avoir un bon esprit d’analyse ;
  • avoir un bon sens de l’observation ;
  • être rigoureux ;
  • être discret. Il est en effet tenu au secret professionnel.

Si vous vous reconnaissez dans ces qualités, vous pourrez exercer le métier de formaliste en réalisant une formation de 2 ans suivie du passage réussi de l’examen de Brevet de technicien supérieur notariat (BTS Notariat). Lors de ces deux ans de formation, l’étudiant aura la chance de se former en pratique grâce à un stage de 12 semaines étalé tout au long de son cursus universitaire.

De plus, l’étudiant pourra se former substantiellement aux matières du droit. En effet, que ce soit dans un lycée public ou privé ou au sein de l’Institut National des Formations Notariales les étudiants toucheront aux matières juridiques qui seront le sel de leur quotidien dans leur futur métier.

L’Institut National des Formations Notariales est une organisation qui a vu le jour par l’intermédiaire d’un décret récent, qui a permis la fusion des Centres de formation professionnelle notariale et des Instituts des métiers du notariat. Cette fusion a été mise en place dans ce qui s’est appelé le Centre national de l’enseignement professionnel notarial avant de devenir l’Institut National des Formations Notariales.

III/ Dans quel cadre travaille un formaliste dans une étude de notaire ?

A) Les notaires

1. Devenir notaire

Le clerc aux formalités travaille au sein d’une étude de notaire. 

Une étude peut connaître des formes variables tant une grande diversité les distingue les unes des autres.

Toutefois, et peu importe leur taille, une étude se compose nécessairement d’un ou plusieurs notaires. Les notaires sont nommés par le Garde des Sceaux, autre nom donné au Ministre de la Justice. Ils sont ainsi nommés pour être les garants des Sceaux étatiques. Cela permet à toutes les transactions ou opérations passant par eux d’être certifiées conformes aux exigences établies par l’Etat. Les prix pratiqués par une étude de notaire sont par conséquent établis avec l’aide de l’Etat, qui fixe le prix de certaines de ces opérations.

Ces professionnels sont nommés après avoir effectué un parcours universitaire d’au moins 5 ans et accompli une formation ou un stage complémentaire par la suite. En effet, l’étudiant ayant réalisé un Master 2 en « droit notarial » effectuera un stage de 2 ans. Le clerc aux formalités en devenir suivra dans le même temps une formation au sein du Centre de Formation Professionnelle Notariale. En ce concerne les étudiants ayant terminé leur cycle 2 universitaire avec un Master 2 de « droit privé général », ils auront la possibilité de suivre la voie notariale par l’intermédiaire d’un stage de 30 mois.

Les deux alternatives mènent à l’obtention d’un diplôme de notaire.

2. Le début de carrière

Une fois le diplôme obtenu, les notaires en devenir peuvent soit collaborer dans une étude sous la direction d’un autre notaire, soit racheter une étude, soit avoir la chance d’être sélectionné pour recevoir la charge de l’Etat d’en ouvrir une nouvelle. La Loi pour la croissance, l’activité et l’égalité des chances économiques, dite loi Macron, adoptée le 10 juillet 2015 a eu comme objectif avoué d’installer 1 650 nouveaux notaires. Pour ce faire, un système de tirage au sort a été établi pour permettre l’installation de nouveaux offices.

Ce système de tirage au sort est favorable aux jeunes notaires. Effectivement, une étude de notaire peut coûter cher. Cependant, il existe un système d’aide à l’achat au sein de la corporation, qui permet aux jeunes notaires de bénéficier d’un taux d’intérêt à l’emprunt intéressant.

3. La déontologie

Les notaires doivent suivre un régime strict d’un point de vue de la déontologie. Leurs pratiques répondent en effet à un code déontologique. C’est ce qui permet à la profession de s’assurer du caractère de confiance que les notaires doivent adopter. Ils traitent en effet d’affaires personnelles, familiales, et en tout état de cause la clientèle doit se sentir en totale confiance auprès d’eux pour assurer un niveau de prestation élevé. En guise d’exemple, leur contrôle de la légalité des actes doit se faire d’une manière impartiale, indépendante et responsable. Ils participent ainsi au développement économique durable et à la paix sociale.

B) Les clercs de notaire

Les notaires ne sont pas les seules professionnels à travailler au sein des études. En effet, outre les « formalistes notaires », de nombreux collaborateurs peuvent travailler au sein d’un office notarial.

Tout d’abord, les clercs de notaire, qui le deviennent après obtention du diplôme de 1er clerc, sont les premiers assistants des notaires. Les clercs de notaire font également partie des métiers du notariat. Ces professionnels ont une charge de travail conséquente, et avec l’expérience qu’ils acquièrent ils peuvent supporter de grande responsabilité. Les clercs de notaire peuvent ainsi devenir les pierres angulaires des études tant leurs missions sont fondamentales.

Ils sont notamment en charge de l’écriture des actes notariés qui devront ensuite passer sous la plume du notaire avec qui les clercs collaborent. Ils sont aussi en contact avec les clients, ils doivent donc être en mesure d’expliquer les procédures en cours. Cela signifie qu’ils doivent constamment être au fait des dernières actualités juridiques.

Pour devenir clerc de notaire, les étudiants en bac +4 (Licence pro métiers du notariat) doivent obtenir le Diplôme de l’Institut des métiers du notariat. Ils auront ensuite toutes les chances d’être intégrés dans l’office notariale dans laquelle ils ont effectué leur alternance pour obtenir le Diplôme de l’Institut des métiers du notariat.

C) Le comptable-taxateur

Il est en charge de la gestion économique de l’office notariale. C’est lui qui permet la facturation des actes édictés par le notaire et de ses prestations.

D) L’assistant ou le secrétaire juridique

Cette fonction est également importante dans le fonctionnement de l’étude notariale. C’est souvent le premier contact avec la clientèle, et l’assistant ou secrétaire juridique doit pourvoir à toute aide organisationnelle qui lui sera demandée. Il peut par exemple collecter des informations et s’occuper des obligations administratives de l’office. Enfin, il est amené à travailler avec le notaire ou le clerc de notaire.

IV/ Quelle est la rémunération du formaliste dans une étude de notaire ? Quelles sont ses perspectives d’évolution ?

A) La rémunération du formaliste dans une étude de notaire

Il n’y a pas de salaire de référence concernant le métier de clerc aux formalités. En effet, la rémunération varie en fonction de le lieu de l’étude, sa taille mais également de sa clientèle. En outre, la rémunération du clerc aux formalités varie selon son niveau d’expérience. Toutefois, ce professionnel peut espérer recevoir un salaire compris entre 1 800€ et 5 000€, par mois.

Le calcul du salaire sera donc fait en fonction de tous ces critères. Cependant, comme il est de mise dans tous les secteurs d’activité, un clerc aux formalités justifiant d’une expérience sera mieux payé qu’un clerc aux formalités débutant dans la profession.

B) Une évolution de carrière : devenir notaire

Une dernière méthode permet de devenir notaire : en valorisant ses années d’expérience au sein d’une étude. En effet, après avoir obtenu le Diplôme des Instituts des Métiers du Notariat, le clerc aux formalités sera en mesure de devenir notaire après avoir accumulé 9 ans d’expérience. Pour cela, le clerc aux formalités souhaitant passer par la voie interne pour devenir notaire, devra justifier d’un certain nombre d’expérience après l’obtention de son diplôme. Précisons que cette durée peut varier selon le diplôme obtenu. Par la suite, il devra se préparer pendant 2 ans au sein du Centre de Formation Professionnelle Notariale de Paris afin d’être en mesure de se présenter à l’Examen de Contrôle des Connaissances Techniques.

Si le clerc aux formalités en quête d’une évolution de carrière rencontre du succès il deviendra notaire à part entière. La rémunération des notaires est extrêmement variable, compte tenu de la grande diversité des offices notariales. Toutefois, une tranche de rémunération peut être indiquée. Un notaire gagne entre 1 800€ et 8 800€ par mois, étant précisé que la rémunération peut s’envoler dans certaines circonstances.

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