Comptabilité d’engagement : comment ça marche ?

comptabilité d'encaissement

La comptabilité d’engagement est une obligation légale prévue dans le code de commerce. En effet, certaines entreprises sont tenues d’avoir ce type de comptabilité sous peine de sanction. Vous trouverez ci-dessous un résumé des points essentiels à retenir :

I/ Qu’entend-on réellement par comptabilité d’engagement ?

II/ Les entreprises concernées par la comptabilité d’engagement

III/  Les avantages et inconvénients de la comptabilité d’engagement

 

I/ Qu’entend-on réellement par  comptabilité d’engagement ?

Avant de voir les entreprises concernées par la comptabilité d’engagement, il est important de poser une définition.

A) Définition de la comptabilité d’engagement

La comptabilité d’engagement est connue aussi sous le nom de comptabilité sur les débits. Elle tient compte du moment où quelqu’un s’engage à payer une somme d’argent. C’est le fait générateur. Les opérations financières, les créances et les dettes non payées peuvent être comptabilisées avec la comptabilité sur les débits. Un second enregistrement est donc nécessaire lors du paiement effectif.

Contrairement à cela, pour la comptabilité de trésorerie, seuls les flux financiers peuvent être enregistrés en comptabilité. Ainsi, les dettes et les créances doivent être réellement encaissées ou payées, car seuls les flux de trésorerie sont pris en compte.

Si la comptabilité de trésorerie est très simple, la comptabilité d’engagement l’est beaucoup moins. Cependant, elle permet un pilotage plus fin de l’activité.

La comptabilité d’engagement consiste à enregistrer plusieurs opérations. Par exemple, les factures d’achat et de vente enregistrée le jour de l’émission, les salaires et les charges sociales chaque fin du mois. Pour la TVA, la périodicité va dépendre de la législation en vigueur.

B) Comment tenir une comptabilité d’engagement?

Il faut rappeler que la comptabilité d’engagement est caractérisée par une saisie en deux temps des flux financiers de l’entreprise. Dans un premier temps, il faut enregistrer les pièces comptables à leur date de facturation dans le journal des achats ou des ventes.

Ensuite, dans un second temps, il faut saisir les paiements ou les encaissements dans le journal de la trésorerie. Pour les experts comptables, l’enregistrement des opérations se fait au moment où  les recettes sont acquises  et les  dettes à la clôture sont engagées.

Pour l’enregistrement des achats, en opposition avec la méthode de la comptabilité de trésorerie, lorsque l’entreprise reçoit une facture d’achat d’un fournisseur, elle doit l’enregistrer dans le journal des achats au moment où l’entreprise engage une action d’achat. Une seconde écriture constatera le décaissement, dans le journal de banque ou le journal de caisse.

Pour les recettes, par exemple après la réalisation de la vente, une facture sera envoyée au client. Quant à la saisie, elle se fera sur le journal des ventes à la date de la facture. Pour la seconde saisie, elle se fera dans le journal de trésorerie au moment de l’encaissement.

 

II/ Les entreprises concernées par la comptabilité d’engagement

La tenue de la comptabilité d’engagement est obligatoire pour des entreprises commerciales et libérales.

A/ Les entreprises commerciales ou civiles  soumises à la comptabilité d’engagement

En principe, la comptabilité d’engagement s’applique de plein droit aux sociétés, contrairement à la comptabilité de trésorerie qui est l’exception.

Les sociétés commerciales SARL et  entreprises individuelles, EURL ou SASU, ont l’obligation de tenir une comptabilité d’engagement lorsqu’elles sont soumises à l’impôt sur les sociétés ou à l’import sur les revenus.

Pour les entreprises à responsabilité limitée (EIRL), ce sont les entreprises soumises  au BIC ou (bénéfices industriels et commerciaux) qui doivent tenir une comptabilité de débits. Les entreprises individuelles n’ayant pas dépassé le chiffre d’affaires prévu par le code de commerce peuvent choisir la comptabilité de trésorerie. Ce seuil dépend du type d’activité exercée.

Quant aux sociétés civiles ayant choisi  l’impôt sur les sociétés ou les bénéfices industriels et commerciaux au même titre que les entreprises commerciales, elles doivent utiliser la méthode de la comptabilité d’engagement. Les sociétés civiles non soumises au BIC, en particulier les sociétés civiles immobilières, ne peuvent pas se soustraire à l’utilisation d’une comptabilité d’engagement. Les dispositions des statuts peuvent expressément choisir la comptabilité de débits pour élaborer les comptes annuels de l’entreprise.

B) Les autres personnes morale ou physique soumises à la comptabilité d’engagement

La comptabilité d’engagement est autorisée pour les associations lorsque les subventions dépassent 153.000 euros  et qu’elle est reconnue d’utilité publique.

Les comités d’entreprises dépassant également ce montant sont assimilés à des sociétés commerciales et soumis à l’obligation comptable.

Enfin, les professions libérales ayant des bénéfices non commerciaux (BNC) peuvent ou non opter pour cette comptabilité selon leurs besoins.

 

III/  Les avantages et inconvénients de la comptabilité d’engagement

Comme la plupart des systèmes comptable, la comptabilité d’engagement présente à la fois des avantages et des inconvénients.

A) Les avantages de la comptabilité d’engagement

La comptabilité d’engagement est un outil de gestion efficace des créances et des dettes dans une entreprise. En effet, elle permet d’obtenir une vision globale de la situation financière de l’entreprise à la clôture de l exercice. En pratique, vous aurez la possibilité d’enregistrer une opération alors même que le flux financier n’a pas lieu. Cela fait office de planning de suivi. Un rapprochement entre les comptes de l’entreprise et le relevé bancaire sera donc plus facile.

Contrairement à la comptabilité de trésorerie, plus contraignante au niveau des mouvements de fonds, avec la compatibilité sur les débits on dispose de plus de temps durant l’exercice comptable. En effet, il y a plus de mouvements à enregistrer. Ainsi, au lieu de ne comptabiliser qu’une seule opération pour un achat ou une vente, il conviendra d’en enregistrer deux : la facture d’achat ou de vente, puis son règlement.

Pour les sociétés commerciales, opter pour une comptabilité de débits permet de suivre avec précisions les créances de chaque client et d’anticiper les dettes des fournisseurs. Cette comptabilité vous permet d’éditer à tout moment différents états pour suivre vos comptes tiers : balances clients et fournisseurs. Trouver rapidement les clients en retard de paiement dans les livres comptables va permettre à l’entreprise d’avoir des rentrées d’argent de façon permanente. Enfin, elle permet également d’établir des budgets de trésorerie sur une courte période et de suivre les en-cours de client et fournisseur.

B) Les inconvénients de la comptabilité d’engagement

Le premier inconvénient de la comptabilité d’engagement est que sa tenue demande plus de temps qu’une comptabilité de trésorerie. La raison est qu’il y a plus de mouvements à enregistrer. Au niveau pratique, la tenue d’une écriture double est souvent difficile et peut ralentir les flux de trésorerie. En effet, au lieu de ne comptabiliser qu’une seule opération pour un achat ou une vente, il conviendra d’en enregistrer deux : la facture d’achat ou de vente, puis son règlement. C’est un problème pour une microentreprise qui n’aura pas les moyens d’engager un expert comptable. Au contraire, d’une comptabilité de trésorerie dont l’utilisation d’un logiciel est suffisante avec l’intégration automatique des opérations bancaires.

Elle demande l’établissement d’états qui ne sont pas systématiques en comptabilité de trésorerie, comme l’état des relevés bancaires. Ce rapprochement de banque  vérifie la cohérence entre le solde du compte de banque présent dans votre comptabilité  et le solde provenant du relevé fourni par votre établissement bancaire.

Par rapport au temps, à la fin de chaque exercice vous devez passer une seconde écriture obligatoire sur de nombreuses opérations, par exemple :

  • Les factures fournisseurs non encore parvenus pour des raisons diverses ;
  • Les traites non encore encaissées ;
  • Les produits constatés d’avance ou les charges constatées d’avance ;
  • Les produits à recevoir ou les clients pour lesquels le travail a été effectué, etc.

Pour conclure, la comptabilité de trésorerie est une alternative pour les entreprises relevant des BIC. Leur  chiffre d’affaires ne doivent pas dépasser certains seuils définis par l’administration fiscale. Elle est plus simple et rapide. De plus, la tenue du journal comptable ne nécessite pas de nombreuses écritures. Les enregistrements dans le journal comptable correspondent aux mouvements du relevé bancaire et éventuellement du livre de caisse.

En d’autres termes, la comptabilité d’engagement est réservée aux entreprises ayant un important chiffre d’affaires et une activité en pleine extension.

Louise Paquet

Titulaire d'un Master I, louise est passionnée par la sociologie juridique. Elle s’intéresse particulièrement à l'évolution du legaltech. Atia rédige sous la direction de Loïc Le Goas, Avocat et Président de Legalvision.

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