Créer une agence d’intérim : tous les conseils des experts

Afin de s’adapter aux changements et bouleversements socio-économiques permanents, le monde du travail a enregistré, durant la dernière décennie, une évolution de la perception même d’un contrat de travail. Dans ce contexte professionnel évolutif et changeant, créer une agence d’intérim est devenu très intéressant avec une activité florissante et, dans certains secteurs, un rôle indispensable.

Il n’est pas nécessaire de détenir un quelconque diplôme ou formation pour créer une agence d’intérim, mais un processus et des formalités bien spécifiques sont incontournables. De l’étude du marché jusqu’au démarrage de l’activité, en passant par le Business Plan ou encore les différentes formalités administratives,…

Guide pratique des étapes essentielles pour créer une agence d’intérim.

Dans cet article, LegalVision met à votre service son expertise juridique pour vous permettre de tout comprendre sur le sujet. Vous trouverez ci-dessous un résumé des points essentiels à retenir :

I/ La bonne préparation – Mettre toutes les chances de son côté
II/ Réglementation, statut juridique et garantie financière
III/ Les formalités administratives et légales
IV/ Le début d’activité

I/ La bonne préparation – Mettre toutes les chances de son côté

À ce stade, tout est une question de timing et de connaissance approfondie du marché professionnel et de la conjoncture sociale et économique de sa région et du pays, en général. En effet, cette compréhension de votre environnement -direct et élargi- est ce qui vous permettra de choisir le moment le plus propice pour créer une agence d’intérim.

Il est avant tout essentiel d’avoir un concept original, créatif, et renforcé par un solide savoir-faire. En effet, l’un des meilleurs moyens de se différencier de la concurrence, au moment de créer une agence d’intérim, est la spécialisation. Qu’il s’agisse des entreprises embaucheuses ou des candidats à la recherche d’un travail intérimaire, vos différents partenaires et clients vont avoir la même exigence : traiter avec un professionnel qui détient une réelle connaissance de leur domaine d’expertise ou d’activité. Votre spécialisation potentielle dans un secteur d’activité spécifique peut donc devenir votre point de différenciation.

On ne saurait d’ailleurs trop recommander la réalisation d’une étude du marché et le maintien d’une veille environnementale et concurrentielle, tout au long de la mise en place du projet et au-delà.

Il est à noter que l’étude du marché doit être intégrée dans le Business Plan. Ceci même lorsqu’elle est réalisée indépendamment et préalablement.

Créer une agence d’intérim : le Business Plan

La création d’une agence d’intérim est un projet qui va automatiquement engendrer des responsabilités et des coûts conséquents, ce qui nécessite un travail de projection (financière, humaine, concurrentielle, etc.) antérieur. Étape cruciale, le Business Plan est un document estimatif qui a pour objectif d’évaluer concrètement la viabilité, la crédibilité et la rentabilité du projet, et servira ultérieurement comme support et argument de base, au moment de prospecter un investisseur pour une aide financière ou un prêt bancaire.

Dans son ensemble, un Business Plan est censé mettre en évidence les éléments de votre projet qui le distinguent et le démarquent de la concurrence des titans qui règnent déjà sur le secteur du travail intérimaire, mais aussi des agences et franchises moins ‘volumineuses’, certes, mais dont l’expansion exponentielle demeure proportionnelle à celle du domaine lui-même.

De manière générale et non-exhaustive, un Business Plan comprend :

  • Une étude de marché
  • Un plan de financement
  • Un compte de résultat prévisionnel
  • Un bilan prévisionnel, trimestriel ou annuel, selon le projet et le secteur d’activité. Il comprend par exemple la capacité d’autofinancement, l’investissement, les proportions de remboursement, etc.
  • Un document estimatif de vos besoins en fonds de roulement (BFR)
  • Des informations juridiques sur votre entreprise (statut juridique, régimes fiscal, etc.)

Plus précisément, dans le cas d’une agence d’intérim, Le Business Plan doit inclure deux volets :

  • Premièrement, le volet ‘rédactionnel’ : Il explique les particularités de votre projet et en détaille les atouts et les risques
  • Deuxièmement, le volet financier qui comprend :
    • Une étude concurrentielle
    • Une estimation financière prévisionnelle sur le moyen et le long terme (développement de l’activité, échéance, gestion du budget, etc.)
    • Une liste des fournisseurs potentiels
    • Une estimation du CA
    • Une estimation des frais et charges (fixes et variables)
    • Une liste des clients visés
    • Un bilan prévisionnel
    • Un plan marketing

Créer une agence d’intérim : le plan marketing

Bien qu’il soit techniquement optionnel, un plan marketing n’en demeure pas moins incontournable, dans la mesure où il servira d’inventaire officieux de tous vos prospects, que ce soit au niveau des recruteurs, des candidats et des différents partenaires.

Dans votre plan de marketing, il est important de mettre l’accent sur certains éléments qui vous permettront de vous démarquer. Par exemple : une stratégie élaborée de communication, votre réseau professionnel, la démarche des sociétés de votre secteur (géographique ou encore l’organisation de séminaires autour de la thématique du recrutement.

Au niveau des candidats, le plan marketing doit afficher votre maîtrise des outils et réseaux de sourcing et de prospection : plateformes spécialisées (LinkedIn, etc.), établissements éducatifs (universités, centres de formation, etc.), partenariat avec les agences gouvernementales d’emploi et/ou avec les sites de recrutement, etc.

Créer une agence d’intérim : recherche de financement

Avant de vous lancer dans la recherche de financements, vous devez d’abord établir vos besoins (en termes humains, matériels, ainsi que les frais) pour créer une agence d’intérim.

Sur le plan humain, vous avez besoin d’embaucher des employés dotés d’un excellent relationnel, d’un solide sens commercial et d’une maîtrise ou une formation récente en recrutement. Sur le plan matériel, vous aurez besoin de très peu d’équipement, en dehors du local lui-même, des meubles de bureau et du matériel informatique.

Au niveau des charges à prévoir, on distingue deux types :

  • Premièrement, les charges fixes. Elles incluent le loyer du local, salaires des employés, les assurances, les frais de banque, les honoraires de vos partenaires (par exemple un comptable, un avocat, etc.) et autres frais dits ‘administratifs’.
  • Deuxièmement, les charges variables : Ou charges d’exploitation qui sont liées à l’activité, tels que les frais de prospection et démarchage des recruteurs (entreprises, organisations, cabinets, agences, etc.) et des candidats.

Pour votre recherche de financement, plusieurs options se présentent à vous, en fonction de vos moyens et de vos besoins :

  • Un financement bancaire
  • Un crédit-bail
  • Location de vos véhicules professionnels en Location Longue Durée (LLD)
  • Les aides étatiques à la création d’entreprise

Afin d’aider les jeunes entrepreneurs à lancer leur projet d’agence d’intérim, l’Etat met à leur disposition plusieurs supports financiers adaptés. tels que l’ACCRE (Aide aux Chômeurs Créateurs d’Entreprise), les aides apportées par le Pôle-Emploi, les aides des collectivités locales ou encore les aides privées (fournies notamment par les pépinières d’entreprise).

II/ Réglementation, statut juridique et garantie financière

Avant de procéder à la création d’une agence d’intérim, assurez-vous de vous renseigner minutieusement sur la réglementation relative à ce type de projet, et spécialement aux contrats de travail intérimaire, dont notamment :

  • Le cadre : Un employé temporaire est embauché pour un travail saisonnier, une augmentation occasionnelle et passagère de l’activité d’une société, durant la période de ‘suspension’ avant le recrutement d’un salarié permanent ou pour remplacer temporairement un employé permanent en absence (par exemple en cas de maladie, de déplacement, sabbatique, etc.)
  • La durée : Elle dépend des besoins du recruteur et ne peut pas dépasser une certaine période, en fonction de la nature du contrat (pas plus de 36 mois, dans le cas d’un apprenti, par exemple)
  • La période d’essai : Elle est optionnelle, doit être clairement citée dans le contrat, et ne peut pas dépasser :
    • Deux jours ouvrés dans le cas d’un contrat de 30 jours au moins
    • Trois jours ouvrés dans le cas d’un contrat de 30 à 60 jours
    • Cinq jours ouvrés dans le cas d’un contrat de plus de 60 jours
  • Le renouvellement. Le contrat est renouvelé une seule et unique fois, et il doit obligatoirement mentionner les termes précis de ce renouvellement
  • Les droits et avantages. Ils sont en effet identiques à ceux d’un employé permanent comme par exemple les frais de déplacement, tickets restaurant, etc.

Créer une agence d’intérim : le statut juridique

Ce choix doit être particulièrement réfléchi, et va dépendre de différents facteurs : taille de l’entreprise, nombre d’associés, responsabilité que le dirigeant désire engager, etc.

Vos principales options sont l’entreprise individuelle/EURL, la SARL (dans le cas où vous employez des salariés, l’EIRL (dans le cas où vous n’avez ni associé, ni salariés), ou encore la SAS (dans le cas où vous n’êtes pas le seul associé).

Le statut juridique que vous choisirez, au moment de créer une agence d’intérim, décidera de la situation de votre entreprise et de la vôtre (en tant que dirigeant), sur le court, moyen et long terme (fiscalité, statut social du dirigeant, etc.). Afin d’être effectuées dans le respect de la loi et des réglementations en vigueur, les formalités et démarches administratives relatives à l’établissement du statut juridique nécessiteraient potentiellement l’assistance d’un professionnel ou expert juridique.

Créer une agence d’intérim : la garantie financière

La garantie financière est une forme de ‘caution’ ou assurance imposée par la loi, conformément à l’article L.1251-50 du Code du Travail. Elle est destinée à garantir que le dirigeant honore ses engagements financiers, en cas de difficultés financières du dirigeant et/ou de l’entreprise. Elle doit être fournie, à la création d’une agence d’intérim, et qui servira à assurer le paiement des :

  • Salaires des intérimaires
  • Indemnités, primes et honoraires relatifs aux contrats de travail
  • Cotisations et charges sociales légalement imposées : structures de sécurité sociale, caisses de retraite et de prévoyance.
  • « Des remboursements qui peuvent, le cas échéant, incomber aux employeurs à l’égard des organismes de sécurité sociale et institutions sociales dans les conditions prévues à l’article L. 244-8 du code de la sécurité sociale » (Article L1251-49 du Code du Travail).

Le montant de la garantie financière est calculé en pourcentage, sur la base du chiffre d’affaires (enregistré durant le dernier exercice social de l’entreprise) en hors taxes. Son plancher est de 127 079 euros (pour l’année 2019) et son pourcentage est obligatoirement égal ou supérieur à 8% du chiffre d’affaires. Le montant de la garantie financière est recalculé chaque année, souvent à la hausse.

Il est à noter que, le futur entrepreneur dispose de solutions de financement variées pour fournir cette garantie financière. Certaines structures professionnelles peuvent en effet financer cette caution : par exemple la SOCAMETT (société de caution mutuelle professionnelle du travail temporaire), les institutions bancaires, une société de caution mutuelle, ou encore une structure de garantie collective.

Créer une agence d’intérim : bon à savoir :

  • Tous les documents et contrats de l’entreprise de travail temporaire doivent obligatoirement porter le nom et l’adresse du garant.
  • Une structure officielle (organisme financier, société d’assurance, etc.) doit reconnaître par écrit se porter caution pour cette garantie financière.
  • Après la souscription de la garantie financière, il est indispensable de souscrire un contrat d’affacturage. Il s’agit d’un mécanisme de financement via lequel une entreprise mandate les services d’une société financière qui va prendre en charge les litiges et les encaissements en cas de non-paiement.

III/ Les formalités administratives et légales

Notez tout d’abord qu’une agence d’intérim est tenue d’être complètement indépendante, en termes d’activité (pas de lien avec une autre société) et d’emplacement (locaux), dans la mesure de sa restriction légale à un seule activité.

D’autres formalités légales doivent aussi impérativement être respectées pour créer une agence d’intérim.

Créer une agence d’intérim : la déclaration préalable

La déclaration préalable est un formulaire officiel que le chef d’entreprise doit remplir antérieurement à la création de l’agence d’intérim. Il s’agit du formulaire CERFA n°61-2183, disponible sur le site du Service-public, et qui doit mentionner :

  • L’opération projetée : création ou reprise, succursale ou annexe, cessation ou indépendante, etc.
  • Les données de l’entreprise : nom, siège et statut juridique
  • La date visée de début de l’activité
  • Les données relatives au(x) dirigeant(s) : nom, prénom, domiciliation et nationalité
  • L’organisme de sécurité sociale auprès duquel sont versées les cotisations sociales
  • Le secteur géographique d’intervention et d’activité de l’entreprise
  • Le nombre permanent des employés de l’entreprise

Une fois qu’il a rempli et signé le formulaire CERFA n°61-2183, le chef d’entreprise doit en envoyer trois exemplaires originaux à l’inspecteur du travail auquel le siège social de l’entreprise est rattaché. L’agence ne peut donc démarrer son activité qu’à la réception d’un exemplaire visé que l’inspecteur de travail doit renvoyer sous un délai maximum de 15 jours.

Créer une agence d’intérim : immatriculation au Registre du Commerce

La création d’une agence d’intérim et le démarrage de son activité requièrent bon nombre de formalités officielles, dont principalement :

  • L’immatriculation de l’entreprise (auprès du Registre du Commerce)
  • Les formalités de déclaration de l’entreprise. Démarches à effectuer auprès du centre de formalités des entreprises (CFE) de la chambre de commerce et d’industrie)

Dans le cas où l’entreprise possède déjà un siège social, une immatriculation propre à cet établissement doit être réalisée à part, en fonction de son emplacement géographique :

  • Une inscription modificative au registre du commerce, si l’agence et le siège se situent dans la même ville
  • Une inscription modificative au registre du commerce de la ville du siège et une inscription complémentaire auprès du registre du commerce de la ville de l’agence, si l’agence et le siège se situent dans des villes différentes

Créer une agence d’intérim : autres formalités

  • La déclaration de début d’activité. Elle est à effectuer auprès de l’URSSAF et des agences Pôle Emploi auxquels l’agence est rattachée. Sauf si l’agence se situe dans la ville de Paris, auquel cas, elle est prise en charge par l’URSAFF
  • L’affiliation à une caisse de retraite : elle doit être réalisée dans les 90 jours suivant la création de l’agence d’intérim
  • La déclaration d’ouverture : elle est à effectuer auprès du Centre des impôts dont dépend l’agence
  • L’adhésion à un service de santé au travail. Le service en question doit être du ressort géographique de l’activité de l’agence
  • Une déclaration mensuelle des contrats conclus avec les différents employés : elle est à effectuer auprès de l’inspection du travail

Créer une agence d’intérim : les registres à tenir obligatoirement :

  • En premier lieu, un registre unique du personnel. Il inclut la liste des noms et prénoms de tous les salariés, le jour de leur embauche
  • En second lieu, un registre unique d’hygiène et de sécurité. Il est à conserver pendant 5 années
  • En dernier lieu, un registre des délégués du personnel. Il est à tenir dans le cas où l’entreprise remplit les conditions relatives au nombre d’employés. En effet, ce registre va transcrire toutes les requêtes des délégués du personnel et les retours du chef d’entreprise. Il sera mis à la disposition de l’inspecteur du travail et des délégués du personnel

IV/ Le début d’activité

Outre les démarches usuelles qui marquent le début de ce type d’activité (par exemple la mise en place d’un sourcing ou base de données de candidats, établissement et expansion d’un réseau de clients recruteurs, diffusion d’annonces dans les différents organismes physiques et plateformes digitales spécialisés, etc.), une agence d’intérim en plein démarrage est tenue d’informer plusieurs structures percevant des cotisations au titre des droits sociaux légaux. En effet, ces cotisations sont définies comme les responsabilités sociales de l’agence d’intérim.

Créer une agence d’intérim : les responsabilités sociales

Ces structures comprennent essentiellement :

  • Le FAF.TT (Fonds d’Assurance Formation du Travail Temporaire). L’agence d’intérim lui verse des cotisations imposées qui sont destinées au financement des actions de formations
  • Le Fastt (Fonds d’action sociale du travail temporaire). L’agence d’intérim est tenue de lui verser une cotisation de l’ordre de 0,30%. Elle est destinée au financement d’une protection sociale renforcée, d’une mutuelle ou encore des fonds de garantie, entre autres.
  • L’AG2R Réunica Prévoyance. Notez que le montant des cotisations que reçoit cette structure variera en fonction du statut de l’employeur.
  • La CPPN-TT (Commission Paritaire Professionnelle Nationale du Travail Temporaire). L’agence d’intérim lui verse des cotisations imposées qui sont destinées au financement de l’organisation du droit syndical. Le montant de ces cotisations variera selon la taille de l’entreprise.
  • Le FPE TT (Fonds Professionnel pour l’Emploi dans le Travail Temporaire). L’agence d’intérim lui verse des cotisations imposées qui sont destinées au financement des actions de formations des entreprises clientes
  • Le FSPI (Fonds de sécurisation des parcours des intérimaires (FSPI). L’agence d’intérim est tenue de lui verser une cotisation de l’ordre de 0,5% de la masse salariale. Cette cotisation est destinée au financement des formations.

Créer une agence d’intérim : les contrats de travail intérimaire

Les contrats de travail intérimaire sont soumis à une réglementation spécifique très contrôlée. Conformément à l’Article L1251-1 du Code du Travail, « le recours au travail temporaire a pour objet la mise à disposition temporaire d’un salarié par une entreprise de travail temporaire au bénéfice d’un client utilisateur pour l’exécution d’une mission ».

Conformément aux dispositions de ce texte légal, chaque mission établie par l’agence d’intérim doit obligatoirement engendrer deux documents :

  • En tout premier lieu, un contrat de mise à disposition. Ce contrat est établi entre l’agence de travail temporaire et son client recruteur, ainsi légalement nommé « entreprise utilisatrice »
  • En second lieu, un contrat de travail, nommé le « contrat de mission ». Il est établi entre le salarié temporaire et son employeur direct, l’agence de travail temporaire

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