Indemnités kilométriques : comment bien les calculer

Tout  salarié ou dirigeant peut être amené à utiliser son véhicule personnel pour les besoins de son activité professionnelle. Ce sont donc des déplacements professionnels. Dès lors, est-il possible pour lui de se faire rembourser ces frais? Oui, par le biais de ce qui est communément appelé « les indemnités kilométriques ».

Concrètement les indemnités kilométriques sont les sommes qu’une entreprise doit verser à celui qui utilise son véhicule personnel dans le cadre de déplacements professionnels. Cela peut concerner une voiture mais aussi un scooter ou une moto.

Cela peut constituer un excellent moyen pour les entreprises de faire des économies au lieu d’acheter un véhicule de service.

Dans cet article, LegalVision met à votre service son expertise juridique pour vous aider à tout comprendre sur le calcul de vos indemnités kilométriques. Vous trouverez ci-dessous un résumé des points essentiels à retenir :

Avant de voir le calcul de ces indemnités kilométriques, il est fondamental de voir quelles sont les conditions pour en bénéficier, quelles sont les dépenses couvertes par ces indemnités, ainsi que ses avantages et inconvénients.

I/Les conditions pour bénéficier des indemnités
II/Les dépenses couvertes par les indemnités
III/Le calcul des indemnités
IV/ Le remboursement des indemnités
V/Avantages et inconvénients des indemnités

I/ Les conditions pour bénéficier des indemnités

Plusieurs conditions doivent être remplies afin de bénéficier de ces indemnités kilométriques.

En premier lieu le véhicule utilisé ne doit pas être immatriculé au nom de la société. Le salarié doit ainsi en être le propriétaire, le copropriétaire ou le locataire. Notons que le véhicule peut également être immatriculé au nom d’une personne membre de son foyer fiscal.

Par ailleurs, les frais relatifs aux divers déplacements doivent être justifiés (lieu et date, nombre de kilomètres réalisés, noms des liens concernés).

Enfin et tout logiquement, les déplacements doivent avoir un caractère strictement « professionnel ».

Notons ici que les indemnités kilométriques ne concernent pas les trajets domicile-travail (ces frais kilométriques non remboursés par l’entreprise entrent dans le calcul des frais réel si cette option est choisie par le particulier pour l’impôt sur le revenu).

II/ Les dépenses couvertes par les indemnités

Plusieurs dépenses sont couvertes par les indemnités kilométriques. Mais attention, toutes les dépenses ne le sont pas.

Concernant les dépenses qui sont couvertes:

  • l’alimentation du véhicule (carburant…)
  • les frais de réparation et d’entretien, les dépenses de pneumatiques
  • la souscription d’une assurance

À l’inverse, les frais de péage par exemple ainsi que les frais de stationnement ne sont pas couverts par les indemnités kilométriques. Il faudra donc demander directement une prise en charge à l’employeur.

III/ Le calcul des indemnités

Il faut savoir que pour le salarié, il existe une déduction forfaitaire de 10% appliqué automatiquement aux revenus. Mais si les dépenses sont conséquentes, il est possible de déduire les frais réels dans la déclaration de revenus. Et dans ce cas, il faudra se référer au barème kilométrique.

A) Indemnités kilométriques : les barèmes

Le montant des indemnités kilométriques est calculé à partir d’un barème actualisé chaque année. Plusieurs critères sont pris en compte dans la détermination de ce montant. Ainsi, sont pris en compte le nombre de chevaux du véhicule mais également la distance parcourue au cours de l’année civile. Ce barème tient également compte de l’usure du véhicule.

Pour calculer les indemnités il faudra donc appliquer le barème en vigueur au type de véhicule concerné ainsi qu’au nombre de kilomètres parcourus.

La puissance fiscale du véhicule est notée CV(chevaux fiscaux). La distance parcourue en km est notée « d ».

L’administration fiscale prévoit divers barèmes selon le type de véhicule concerné(voiture ou deux roues). Ainsi chacun des barèmes utilise des coefficients différents.

1. Barème 2019:

En l’occurrence, voici le barème pour une voiture (diffusé par un arrêté du 11 mars 2019).

Kilométrage parcouru à titre professionnel
Puissance fiscale Jusqu’à 5 000 km De 5 001 à 20 000 km Au-delà de 20 000 km
3 cv et moins d x 0,451 (d x 0,270) + 906 d x 0,315
4 cv d x 0,518 (d x 0,291) + 1 136 d x 0,349
5 cv d x 0,543 (d x 0,305) + 1 188 d x 0,364
6 cv d x 0,568 (d x 0,320) + 1 244 d x 0,382
7 cv et plus d x 0,595 (d x 0,337) + 1 288 d x 0,401

Concernant les deux roues de cylindrée inférieure à 50 cm3

Kilométrage parcouru à titre professionnel
Jusqu’à 2 000 km De 2 001 à 5 000 km Au-delà de 5 000 km
d x 0,269 (d x 0,063) + 412 d x 0,146
Concernant les motos:
Kilométrage parcouru à titre professionnel
Moto Jusqu’à 3 000 km De 3 001 à 6 000 km Au-delà de 6 000 km
De 1 à 2 cv d x 0,338 (d x 0,084) + 760 d x 0,211
De 3 à 5 cv d x 0,400 (d x 0,070) + 989 d x 0,235
Plus de 5 cv d x 0,518 (d x 0,067) + 1 351 d x 0,292

Enfin, notons tout de même qu’il existe un barème pour les vélos. Mais cela concerne la distance prise en compte entre le lieu de résidence habituelle du salarié et son lieu de travail. Ce sont donc des frais kilométriques. Ce système est entré en vigueur en février 2016.Le montant est ainsi fixé à 0,25 € par kilomètre effectué. Le calcul s’effectue de la sorte:

0,25 €X nombre de km parcourus aller/retour entre la résidence du salarié et le lieu de travail *X nombre de jours de travail.

2. Barème 2020 diffusé par un arrêté du 26 février 2020:

TARIF APPLICABLE AUX AUTOMOBILES
Puissance administrative Jusqu’à 5 000 km De 5 001 à 20 000 km Au-delà de 20 000 km
3 CV et moins d * 0,456 (d * 0,273) + 915 d * 0,318
4 CV d * 0,523 (d * 0,294) + 1147 d * 0,352
5 CV d * 0,548 (d * 0,308) + 1200 d * 0,368
6 CV d * 0,574 (d * 0,323) + 1256 d * 0,386
7 CV et plus d * 0,601 (d * 0,34) + 1301 d * 0,405
 MOTOCYCLETTES
Puissance administrative Jusqu’à 3 000 km De 3 001 à 6 000 km Au-delà de 6 000 km
1 ou 2 CV d * 0,341 (d * 0,085) + 768 d * 0,213
3,4,5 CV d * 0,404 (d * 0,071) + 999 d * 0,237
plus de 5 CV d * 0,523 (d * 0,068) + 1365 d * 0,295
 CYCLOMOTEURS
Jusqu’à 3 000 km De 3 001 km à 6 000 km Au-delà de 6 000 km
d * 0,272 (d * 0,064) + 416 d * 0,147

B) Exemples de calcul de l’indemnité kilométrique pour une voiture (année 2020)

  • Si vous parcourez 700 km, il faut se référer à la colonne « jusqu’à 5000 km ». Il restera à appliquer la formule correspondant au nombre de CV du véhicule.

Pour 3 CV le calcul se fera ainsi: 700 x 0,456= 319,2

Pour 7 CV le calcul se fera ainsi: 700 x 0,601= 420,7

  • Si vous avez parcouru 18 000 km, il faut se référer d’emblée à la colonne « de 5001 à 20 000 km ». Il ne restera plus qu’à appliquer la formule correspondant au nombre de CV du véhicule.

Pour 3 CV le calcul se fera ainsi : (18 000 x 0,273) + 915= 5829

Pour 7 CV le calcul se fera ainsi: (18 000 x 0,34) + 1301= 7421

  • Si vous conduisez un véhicule de type 5CV et que vous avez parcouru 23 000 km au cours de l’année, le calcul s’effectuera de cette manière:

vous devez d’abord vous reporter dans la colonne  » au dela de 20 000 km ».

Votre voiture étant de type 5CV il faudra calculer (d x 0,368) en l’occurence, 0, 368 x 23 000=  8464 euros d’indemnités kilométriques.

Le calcul, s’il peut sembler être compliqué de prime abord, est en réalité très simple.

IV/ Le remboursement des indemnités

Comme indiqué, afin de bénéficier du remboursement des indemnités kilométriques, il va falloir justifier avec précision ces déplacements. Ainsi, devront être détaillées les différentes dates et raisons de déplacements. De même que la distance totale parcourue, la puissance fiscale et le montant calculé d’après ledit barème en vigueur.

Il faut justifier les déplacements réalisés à l’administration par le biais des tableaux d’indemnités kilométriques. Ces tableaux sont indispensable en cas de contrôle fiscal.

Notons que le fait de calculer les indemnités kilométriques au mois est avantageux car cela permet d’éviter toute erreur lors de la constitution des tableaux.

V/ Avantages et inconvénients des indemnités

A) Avantages des indemnités kilométriques

Celui qui reçoit les indemnités kilométriques reçoit en réalité une véritable compensation financière. L’employeur quant à lui pourra intégrer ces frais à ses charges.

Par ailleurs, un des avantages majeurs de ces indemnités est qu’ils sont exonérés d’impôt sur le revenu et de cotisations sociales pour le salarié.

En outre, la société n’a pas non plus à payer la taxe sur les véhicules de société(TVS) mais attention: sous conditions de seuils.

En effet lorsque l’utilisation du véhicule personnel à des fins professionnelles dépasse les 15 000 km par an, le remboursement de ces frais est soumis à la TVS. Ainsi, entre 15 001 à 25 000 km il faut payer 25 % de la TVS. Entre 25 001 et 35 000, c’est 50% de la TVS. De 35 001 à 45 000 il faut compter 75 % de la TVS et au-delà 100 %.

B) Inconvénients des indemnités kilométriques

Pour le dirigeant, il y’a des inconvénients car en effet le véhicule ne pourra pas être amorti comptablement.

Par ailleurs, rappelons-le, les frais de stationnement et de péages ne sont pas concernés.

Concernant le salarié,il faut noter que le montant des indemnités kilométriques ne suffit pas toujours à régler certaines réparations.

Notons qu’il est fondamental de bien consigner les déplacements en question. Il existe à cet effet des outils de calculs d’indemnités kilométriques pouvant s’avérer efficace et éviter ainsi de faire toute erreur. Il vous sera ainsi possible d’entrer tous vos déplacement et ce, au fur et à mesure.

 

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