Faire sa comptabilité soi-même : les conseils de nos juristes

La tenue de la comptabilité est une obligation légale pour l’entreprise. Il est possible d’avoir recours à un expert-comptable ou bien faire sa comptabilité soi-même.

Mais faire sa comptabilité soi-même est un exercice qui sous-entend d’avoir des connaissances en la matière. C’est la raison pour laquelle plusieurs entreprises décident de se faire assister par un expert-comptable.

Il peut être intéressant de se lancer soi même pour plusieurs raisons. En premier lieu pour réduire les honoraires facturés par l’expert-comptable, ce qui va permettre une économie non négligeable. Cela permet également d’avoir une meilleure connaissance de la situation de son entreprise, en temps réel. Ce qui est également indispensable pour gérer au mieux le quotidien de celle-ci.

Dans cet article, LegalVision met à votre service son expertise juridique pour aider à faire sa comptabilité soi-même. Vous trouverez ci-dessous un résumé des points essentiels à retenir :

I/ Choisir un logiciel de comptabilité

En premier lieu il vous faudra maîtriser les informations fondamentales afférentes à votre société. Il faut connaitre quelles sont les obligations comptables de celle-ci. Et pour cela il faudra avoir quelques repères concernant le régime d’imposition des bénéfices et de TVA auquel vous êtes imposable, quelques notions de calcul de l’impôt…
Il existe également des formations en comptabilité permettant de se préparer afin de faire sa comptabilité soi-même.
Notez par ailleurs qu’il est possible de réaliser soi même la saisie comptable mais de déléguer à un expert-comptable le bilan, la liasse fiscale etc. L’expert-comptable pourra de même vérifier la conformité des travaux déjà établis par vos soins et se charger du reste.
Il est également important de prendre conscience  et ce avant même de se lancer, du volume de travail et du niveau de la responsabilité de cet exercice.

A) Faire sa comptabilité soi-même : le choix d’un logiciel de comptabilité

Notons qu’une comptabilité peut être tenue de manière manuscrite ou de manière informatisée. Mais il est plus intéressant de s’équiper d’un logiciel.

Il faut donc pour cela choisir un bon logiciel de comptabilité. Plusieurs éditeurs proposent des applications de comptabilité en ligne (par abonnement). Certains permettent d’installer directement le logiciel sur votre ordinateur.
De base, le logiciel de comptabilité devrait permettre au minimum l’enregistrement des écritures en comptabilité, la gestion de la facturation et de la TVA, l’édition des livres comptables obligatoire et le suivi des comptes tiers.
Certains permettent de générer automatiquement les écritures de vente en comptabilité (pour l’édition d’une facture de vente). Certains logiciels permettent d’intégrer les opérations bancaires en comptabilité et ce de manière automatique. En réalité, c’est en fonction des besoins que vous avez que vous choisirez au mieux le logiciel adapté.
Il est intéressant de choisir une application qui permette de faire une édition des comptes annuels à la clôture de l’exercice. De même pour l’édition des livres comptables obligatoires, et l’établissement du fichier des écritures comptables.
Enfin, il faut que l’application permette d’établir et de gérer la liasse fiscale en format dématérialisée. Sinon possibilité de le faire depuis l’espace professionnel sur le site impôt.gouv.fr. Il vous suffira alors de souscrire au service pour l’utiliser.
Dès que le logiciel est choisi il va falloir renseigner les caractéristiques de l’entreprise comprenant à la fois la forme juridique, la dénomination sociale, le régime fiscal…

B) Paramétrer le logiciel

Ensuite, vous allez devoir paramétrer vos options comptables. Il s’agit notamment de paramétrer les données comptables tenant en l’occurrence au plan comptable et aux journaux comptables et choisir également les fonctionnalités souhaitées.

  • Concernant les journaux comptables: il s’agit du journal des achats, journal des ventes, journal de banque. Ou un simple journal de trésorerie si vous tenez une comptabilité de trésorerie,
  • Concernant le plan comptable: généralement un plan comptable standard est proposé. Il est par la suite possible de l’adapter par rapport aux besoins de l’activité.

À cette issue, débutera réellement la comptabilité de l’entreprise, il faudra donc à ce stage enregistrer les opérations en compatibilité.

Il faut qu’à la clôture de l’exercice toutes les opérations d’inventaire soient aient été comptabilisées. Pourquoi? Car cela permettra de constituer le bilan.

Un minimum de connaissances sur les règles de comptabilité sera nécessaire pour les étapes à venir. À savoir l’utilisation du logiciel.

II/ La tenue de la comptabilité

Tout flux important pour le patrimoine ou l’activité de l’entreprise doit être consigné dans la comptabilité.

Il faut comptabiliser tous les documents émis par l’entreprise et les tiers (factures de vente que l’entreprise émet et factures d’achat qu’elle reçoit, relevés bancaires), suivie de certaines informations (origine, contenu, pièce justificative). Il n’y a pas d’enregistrement pour les devis, les bons de commande et les bons de livraison.

Ainsi, pour la saisie comptable d’une facture d’achat, il faut noter le débit du compte de charges pour le montant hors taxes, le débit du compte de TVA déductible, ainsi que le crédit du compte fournisseur pour le montant TTC.

À l’inverse pour la saisie comptable d’une facture de vente: débit du compte client pour le montant TTC, crédit du compte de TVA collectée pour le montant de la TVA, et le crédit du compte de produits concerné pour le montant Hors taxes.

Enfin, il faut éditer les comptes annuels.

Notons un point important: pour une comptabilité optimale, il est mieux de la faire fréquemment. En plus d’éviter toute erreur, cela permet d’avoir un aperçu en temps réels des performances de l’activité. En outre, l’établissement les déclarations de TVA sera d’avantage facilité dans la mesure ou elles se basent sur les informations issues de la comptabilité.

L’enregistrement des mouvements d’entrée et de sortie touchant au patrimoine de l’entreprise doit être fait de manière chronologique.Il faut également réaliser un inventaire annuel. Et établir les comptes annuels en fin d’exercice et les déposer au greffe du tribunal de commerce.

III/ Les différents types de comptabilités

Selon la forme juridique, les obligations comptables ne seront pas les mêmes.

Par exemple, les micro-entreprises ont des obligations comptables largement allégées. Partant de là, leur comptabilité sera donc davantage facilitée. C’est un des cas ou faire sa comptabilité soi-même est très avantageux. En effet, le logiciel de comptabilité devra simplement permettre d’établir la facturation et de tenir le livre des recette et registre des achats.

Les opérations courantes doivent être consignées en fonction du type de comptabilité à saisir (trésorerie ou engagement).

– La tenue d’une comptabilité d’engagement concerne les entreprises relevant du régime des Bénéfices Industriels et Commerciaux (BIC), ou soumises à l’Impôt sur les Sociétés (IS) et sous le régime réel normal d’imposition. Pour ces entreprises, il faut comptabiliser les créances et les dettes acquises ou engagées. Il faut également procéder à la souscription d’une déclaration de résultat annuelle, le dépôt des comptes annuels au greffe. À la clôture de l’exercice il faut établir les écritures d’inventaire.

Il est possible pour ces entreprises de tenir une comptabilité de trésorerie au cours de l’exercice comptable. Mais il faudra pour cela constater créances et les dettes au moment de cette clôture.

– Les entreprises relevant du régime des Bénéfices Non Commerciaux (BNC) doivent quant à elles tenir une comptabilité de trésorerie. Il suffira donc d’enregistrer les encaissements et les décaissements, sans constater les créances et dettes à la clôture de l’exercice.

Il est fondamental d’être conscient du fait que faire sa comptabilité soi-même est un exercice à faire avec minutie. Prendre du retard, ou se permettre des erreurs peuvent avoir des répercussions fatales et peuvent être sanctionnées lourdement en cas de contrôle fiscal.

Contactez nos juristes !

7