Faire ses factures : le guide complet de LegalVision

faire ses factures

Bien faire ses factures est un enjeu crucial dans la vie de chaque entreprise. En effet, c’est un élément de preuve d’une opération commerciale. Par conséquent, elle a une valeur juridique fondamentale. De même, elle sert de justificatif comptable. Enfin, elle est le support de l’exercice des droits sur la TVA.

En somme, la facture est un document détaillé des prestations ou des marchandises vendues. Elle est établie par toute structure juridique telle que société, associations, entrepreneur individuel…

Dans cet article, LegalVision met à votre service son expertise juridique pour aider à bien faire ses factures. Vous trouverez ci-dessous un résumé des points essentiels à retenir :

I/ Nécessité d’établir une facture

La facturation est obligatoire entre professionnels. Ainsi, l’émission de celle-ci en double exemplaire est obligatoire dès l’instant ou la transaction est établie entre deux professionnels. Elle doit d’ailleurs être délivrée au moment de la livraison de la marchandise(contrats de vente de marchandises) ou à la fin de l’exécution de la prestation de services.

Les règles sont différentes concernant la facturation d’un particulier.

– Concernant les ventes de marchandises à des particuliers, la facture n’est obligatoire qu’à la demande du client, pour les livraisons intracommunautaires exonérées de TVA et pour les ventes à distance. (D’ailleurs pour les factures émises dans le cadre des ventes sur internet, elles doivent indiquer l’existence d’un délai de rétractation, les modalités d’application et les garanties légales et contractuelles applicables à la vente).
– Concernant les prestations de services à des particuliers, une note doit être établie lorsque le prix est supérieur à 25 euros TTC, si le client le demande ou pour certains travaux immobiliers.
 À noter : Tout manquement à l’obligation de facturation entre professionnels est puni d’une amende administrative. Son montant ne peut pas dépasser 75 000  € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale.

En cas de répétition de la faute dans un délai de 2 ans à compter de la 1ere sanction, le maximum de l’amende est porté à150 000 € pour une personne physique et 750 000 € pour une personne morale.

II/ Les mentions obligatoires

Pour bien faire ses factures, il faut savoir que certaines mentions sont obligatoires.

L’on peut en lister les principales :

  • le nom et l’adresse des parties (ainsi que l’adresse de facturation si elle est différente de celle du client)
  • la date de la vente ou de la prestation de service
  • la quantité et la dénomination précise des produits ou services
  • le prix unitaire hors taxe et les réductions éventuellement consenties (telles que rabais, ristourne, ou remise acquise à la date de la vente ou de la prestation de service et directement liée à cette opération)
  • le taux de TVA applicable ou, le cas échéant, le bénéfice d’une exonération

Note: La TVA collectée désigne la TVA que l’entreprise facture à ses clients. En effet, elle est enregistrée dans le compte 44571. Pour la calculer, la formule est la suivante :

Calcul TVA collectée = prix TTC de vente – prix HT de vente (pour plus d’informations sur le fonctionnement de la TVA: cliquez ici).

  • le numéro individuel d’identification à la TVA du vendeur et du client professionnel si ce dernier est redevable à TVA(sauf pour les facture d’un montant total HT inférieur ou égal à 150 euros)
  • les éléments d’identification de l’entreprise : numéro d’immatriculation auprès du greffe, siège social, statut juridique. Si l’entreprise est en cours d’immatriculation, la facture doit être établie au nom de la société avec la mention « Siret en cours d’attribution ».
  • Enfin, notons que doit figurer sur chaque facture le « numéro » de la facture. Ces numéros doivent être indiqués chronologiquement et sans rupture. Par exemple : année, mois, no de la facture dans le mois. Toutefois, il est possible d’émettre des séries distinctes lorsque les conditions d’exercice de l’activité le justifient.

Faire ses factures : les mentions obligatoires si la facture est adressée à un professionnel :

  • la date ou le délai de paiement (c’est à dire la date à laquelle le règlement doit intervenir. Également, les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé)
  • les pénalités en cas de retard
  • la mention de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due au créancier en cas de retard de paiement, cette indemnité est fixée à 40 €.

Faire ses factures : les mentions particulières à apposer :

C’est le cas en l’occurrence des mentions ci-dessous :

  • « Membre d’une association agrée, le règlement par chèque et carte bancaire est accepté ».
  • « TVA non applicable, art. 293 B du CGI », lorsque le vendeur ou le prestataire bénéficie de la franchise en base de TVA.
  • « Auto-liquidation »; «  montant hors taxe » : lorsque des travaux sont effectués par un sous-traitant du BTP pour le compte d’un donneur d’ordre assujetti à la TVA, le sous-traitant ne déclare plus la TVA et c’est l’entreprise principale qui la déclare.
  • « Auto-facturation » lorsque la facture est établie par le client.
  • Concernant les artisans, les commerçants inscrits au RCS et les micro-entrepreneurs, ils doivent mentionner l’assurance souscrite au titre de leur activité lorsque celle-ci est obligatoire, ainsi que les coordonnées de l’assureur et la couverture géographique du contrat, conformément à l’article 22 de la loi n° 2014-626 du 18 juin 2014.

Des obligations spécifiques encadrent l’établissement des factures par les assujettis à la TVA (article 289 du Code général des impôts et précisées par l’article 242 nonies A de l’annexe II).

Enfin, il existe certaines spécificités tenant au fait que la personne facturée est une personne privée ou une personne publique :

  • Pour  la facturation des personnes publiques. Elle doit être dématérialisée pour les grandes entreprises (plus de 5000 salariés), les entreprises de taille intermédiaire, les PME, et les très petites entreprises. À cet effet, un compte sur la plate-forme Chorus Pro devra être créer. Cette plateforme permettra notamment le dépôt ou la saisie d’une facture ainsi que le suivi de leur traitement. De même pour l’ajout de pièces complémentaires et la consultation des engagements émis par les services de l’État.
  • Pour facturer une personne privée, la facture doit être rédigée en français (sauf dans le cadre d’une relation entre professionnels français et étrangers). Elle doit être établie en deux exemplaires. Par contre l’original doit être conservé par le client. Enfin et il est important de le noter, la facture si elle est souvent délivrée sous forme papier peut l’être également sous forme électronique sous certaines conditions.

III/ Faire ses factures par voie électronique

C’est une facture créée, envoyée, reçue et conservée sous forme électronique. Elle n’est valable que si l’authenticité de son origine, l’intégrité de son contenu et sa lisibilité sont garanties. Elle doit comporter les mêmes mentions obligatoire que la facture papier. L’acheteur doit avoir préalablement accepté la facture électronique pour qu’elle tienne lieu de facture d’origine.

Trois procédures permettent l’émission d’une telle facture:

  • la transmission selon la norme sécurisée (message électronique)
  • le biais de la transmission sécurisée par la signature électronique
  • la transmission sous toutes formes électroniques. Mais des contrôles doivent permettre d’établir une piste d’audit fiable  entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou de prestations de services qui s’y rapporte.

 IV/ La gestion de la facture

Comment se fait la gestion de la facture ? Il est possible de faire ses factures directement sur un facturier papier, un tableur ou un traitement de texte ou enfin à l’aide d’un logiciel de facturation.

Notons que les commerçants et professionnels assujettis à la TVA, équipés d’un système ou logiciel de caisse pour leur activité, doivent obtenir une certification de conformité de leur logiciel ou système de caisse (par un organisme tiers et dûment accrédité pour le faire), ou une attestation individuelle de l’éditeur du logiciel utilisé. A défaut, le professionnel encourt une amende de 7 500 € par logiciel non conforme et une obligation de mise en conformité dans les 60 jours suivant l’amende.

 

Laure Monjeau

Laure Monjeau est titulaire d'un master 2 en droit privé et droit des affaires. Elle prépare actuellement le CRFPA. Habiba rédige sous la direction de Loïc Le Goas, Avocat et Président de Legalvision.

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