Cahier des charges : tous les conseils pour le rédiger

cahier des charges

Le cahier des charges est un document qui définit comment doit être réalisé un projet. Il doit être respecté lors de la conception de tout type de projet.

Pour les entreprises, le cahier des charges est employé pour définir et réaliser leurs missions en interne.

Vous souhaitez rédiger un cahier des charges pour vos projets d’entreprise ? LegalVision vous donne quelques conseils pour vous aider dans cette rédaction.

Sommaire

I/ Qu’est-ce qu’un cahier des charges ? 
II/ Comment le rédiger ? 

I/ Qu’est-ce qu’un cahier des charges ?

A) Définition 

Le cahier des charges se définit comme un document qui encadre la réalisation d’un projet. Quel que soit le type du projet, ce document a été établi pour bien encadrer les attentes du donneur d’ordre et pour mener à bien leur concrétisation. Très utile, ce cahier a une fonction bien définie ainsi que des objectifs bien précis.

Il permet d’expliquer un projet dans son ensemble. Il délimite les objectifs, les contraintes et les besoins liés à la réalisation du projet. Généralement, on retrouve dans le cahier des charges des entreprises les différentes missions de l’entité. Ce document définit également de quelle manière réaliser lesdites missions.

B) À quoi sert-il ?

A quoi sert un cahier des charges ? Un cahier des charges permet de mener à bien la réalisation d’un projet. Il est habituellement utilisé dans plusieurs domaines (bâtiments, projet web, réalisation de produit …).

En effet, dans le but de concrétiser son projet dans les meilleures conditions, il est conseillé de définir les objectifs, les contraintes et les besoins de son entreprise.

1. Fixer les objectifs

En mettant les objectifs de son entreprise dans le cahier des charges, l’entrepreneur pourra mieux se concentrer sur ses principales missions. Ainsi, il pourra faire tout le nécessaire afin de réaliser ses missions internes pour atteindre son but.

En ayant des objectifs bien définis dans un document, il pourra identifier clairement les étapes de réalisation avec les rôles respectifs. Ainsi, chaque employé de son entreprise pourra reconnaître ses missions respectives et les réaliser selon les lignes définies dans le cahier des charges. Le pilotage de l’entreprise se trouvera donc facilité, car le cahier des charges permet de contrôler chaque mission des acteurs.

2. Déterminer les besoins

De la même façon, en définissant les différents besoins dans le cahier des charges de son entreprise, le chef d’entreprise pourra atteindre facilement ses objectifs. En effet, il sera d’avantage concentré sur ses réels besoins. Ainsi, toutes les actions de l’entrepreneur pourront être tournées autour des besoins et des objectifs de l’entreprise.

D’un autre côté, le cahier des charges contient les différentes contraintes dans la réalisation d’une telle ou telle mission de l’entreprise.

De ce fait, il est possible de prendre les mesures adéquates quand les problèmes se présentent. Le cahier des charges permet donc de mieux anticiper les éventuels problèmes.

Par ailleurs, ce document sert également à structurer un appel d’offres. Il permet également d’encadrer les relations les personnes externes ou les intervenants externes.

II/ Comment le rédiger ? 

Comment faire un cahier des charges ?

A) Établir un cahier des charges, les étapes

Le cahier des charges doit être rédigé avant de commencer tout projet. Il est généralement conseillé de réaliser la rédaction le plus tôt possible afin de s’assurer de :

  • la logique de chaque besoin et demande,
  • se mettre en relation avec des tierces personnes,
  • vérifier l’avancement du projet.

Pour que le document soit opérationnel, sa rédaction doit être réalisée avec une grande minutie.

1. La présentation du projet

Premièrement, il convient de présenter son projet.

Dans ce cas, il est nécessaire de mettre en une page sa présentation, c’est à dire celle de l’entreprise ainsi que du projet.

La présentation du projet doit être la plus claire possible afin que les interlocuteurs puissent connaitre ce que l’entrepreneur effectue.

Par ailleurs, il est conseillé d’énumérer ses objectifs. Ainsi le chef d’entreprise doit se demander : qu’est-ce qui me pousse à créer le projet ? Ensuite, il est possible de décrire le modèle économique que l’entrepreneur souhaite ainsi que le montant du budget alloué au projet. Ces mentions permettront de renseigner dès le départ la faisabilité ou non du projet ainsi que son intérêt réel.

En outre, dans cette première étape, il est également possible de lister les concurrents directs à l’entreprise. Cette mention sera l’occasion pour l’entrepreneur de proposer ce qui le démarque de ses concurrents. Enfin, il convient d’indiquer qui va piloter le projet ainsi que l’identité des intervenants ou des interlocuteurs.

Bon à savoir :

Il ne faut pas tout renseigner dans la présentation ! Il est conseillé de décrire seulement ce qui est essentiel.

2. La description des besoins

Deuxièmement, il est nécessaire de décrire les besoins de son entreprise par rapport à une prestation ou un produit. Il s’agit de décrire les exigences ainsi que les éventuelles contraintes inhérentes au projet.

Dans cette étape, il est possible de définir ses besoins avant, pendant mais aussi après la réalisation du projet.

3. La rédaction du cahier des charges

La troisième étape de l’établissement d’un cahier des charges consiste à énumérer les prestations attendues ou les missions à accomplir.

Après avoir détaillé les prestations ou les missions à accomplir, il convient de définir le cadre de leur réalisation. Par exemple il est dans ce cas possible de rédiger un planning de la réalisation des missions. Celui-ci permettra d’attribuer à chaque personne les missions qu’elle doit accomplir mais aussi d’assurer un suivi sur la réalisation des prestations et des missions.

Vous pouvez par la suite contrôler le déroulement et l’avancement du projet. Par ailleurs, cette étape permet de définir et d’énumérer les éventuels documents à fournir.

Bon à savoir :

Pour une bonne lecture du cahier des charges, il faut le rédiger de façon simple. Il faut donc veiller à rester le plus clair possible lors de la rédaction (éviter les phrases longues, préférer les listes à puces en cas d’énumération…).

B) Modèle de cahier des charges

Il n’existe pas de structure type. Chaque entreprise peut donc avoir son propre modèle.

Il peut également prendre des formes variables en fonction du projet ou de l’activité.  De nombreux exemples de cahiers des charges peuvent être trouvés sur des sites en ligne (téléchargeables gratuitement pour certains). Dans tous les cas, le cahier des charges a la même finalité qui est encadrer les missions pour s’assurer de leur bon déroulement.

1. Mettre ce qui est nécessaire

Il convient de mettre tout ce qui est nécessaire dans le cahier des charges. Ce dernier doit être clair, précis, compréhensible par tous les intervenants et adapté à la situation.

Lors de la rédaction du cahier des charges, il convient de structurer le document de façon à mettre en exergue les informations globales et les informations très détaillées. Pour cela, il faut décrire le résultat attendu à l’aide de supports écrits (schéma technique, organigramme, photos, éléments techniques…). Il comprendra également une partie administrative et une référence à la réglementation en vigueur.

2. Cahier de charges fonctionnels et cahier des charges technique, quelle différence ?

Par ailleurs, il existe deux types de cahier des charges pour les entreprises : cahiers des charges fonctionnels et techniques.

  • Le cahier des charges fonctionnel

Le cahier des charges fonctionnel est un document décrivant un besoin et les contraintes correspondantes. Celui-ci a pour but de décrire le contexte global du projet à réaliser, les objectifs et les critères de réussite de celui-ci. Il formalise aussi les besoins du client.

Par ailleurs, il sert également à expliquer, spécifier et délimiter un projet et ses conditions d’exécution. Le cahier des charges fonctionnel peut avoir un caractère contractuel entre les diverses parties. Dans tous les cas, il tient donc un rôle important dans la mesure où il sert de lien concret et factuel entre les parties.

Les étapes à suivre pour établir le cahier des charges fonctionnel sont : la description du contenu du cahier ; la prise en compte des exigences normatives ; la définition de la typologie des besoins et du cahier.

  • Le « cahier des charges technique »

Le cahier des charges technique, quant à lui, sert à définir les grands principes techniques pour le développement des ressources pédagogiques d’une entité.

Pour l’établir, il faut définir les caractéristiques techniques de l’entreprise, constituer les lots de travaux et répartir les rôles de chaque intervenant.

Il convient ensuite de définir les résultats attendus ainsi que les niveaux de services.

Ensuite, il est généralement conseillé de mettre en avant les exigences de sécurité et de confidentialité. Puis, il faut poursuivre par la mise en place des bases économiques. Enfin, il est nécessaire de construire le cahier des charges de référence et de faire le management de ses exigences.

Vania Ranaivoarisoa

Juriste diplômée en Master 2. Vania rédige sous la direction de Loïc Le Goas, Avocat et Président de Legalvision.

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