Créer une adresse mail pour une entreprise

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Créer une adresse mail pour une entreprise : créer une adresse mail est souvent une des premières choses à faire lorsque l’on vient de crée son entreprise.

Cette adresse mail vous permettra de dissocier votre vie professionnelle de votre vie privée. C’est cette adresse que vous donnerez à vos interlocuteurs qu’ils soient vos partenaires, vos fournisseurs ou vos clients.

Par ailleurs, si vous n’avez pas encore de site internet c’est-à-dire de « vitrine » numérique, il est d’autant plus important d’avoir une adresse mail professionnelle. Cette adresse sera en effet le seul moyen de vous contacter, en tant que chef d’entreprise, via internet.

Dans cet article, LegalVision vous accompagne pour créer une adresse mail pour votre entreprise. Si vous avez des questions n’hésitez pas à contacter les professionnels de LegalVision !

Sommaire

I/ Créer une adresse mail pour une entreprise : la question de la disponibilité d’adresse
II/ Créer une adresse mail pour une entreprise : comment procéder ?

I/ Créer une adresse mail pour une entreprise : la question de la disponibilité de l’adresse

A) Créer une adresse mail pour une entreprise : la recherche auprès de l’INPI

Pour rappel, il est possible de protéger des noms en les déposant comme marque auprès de l’Institut National de la Propriété Intellectuelle (INPI). Ce dépôt garantit ensuite un monopole d’exploitation du nom pendant une durée limitée à 10 ans, renouvelable.

Il est donc recommandé, avant de créer une adresse mail pour son entreprise, de faire une recherche de disponibilité du nom. Si le nom est disponible, vous pourrez :

  • l’utiliser comme dénomination sociale de votre entreprise,
  • le mentionner dans votre adresse mail.

B) Cas particulier : reprendre le nom de domaine de votre site internet

On vise ici le cas où vous avez créé un site internet et vous souhaitez reprendre le nom de domaine de votre site dans votre adresse mail. Par exemple pour « www.monsite.fr » le nom de de domaine est « monsite.fr ». Or, le nom de domaine peut être protégé. Pour créer une adresse mail entreprise en utilisant le nom de domaine, il faudra donc se renseigner au préalable auprès des organismes chargés de gérer les noms de domaine. Pour les noms de domaines qui se terminent par « .fr », il faudra par exemple se renseigner auprès de l’AFNIC.

II/ Créer une adresse mail pour une entreprise : comment procéder ?

A) Créer une adresse mail pour une entreprise : auprès de qui s’adresser ?

Plusieurs prestataires vous proposent de créer gratuitement une adresse mail avec le nom de votre entreprise : Gmail, Hotmail, Outlook, Yahoo, etc. Ces services sont simples d’utilisation et efficaces. L’inconvénient est toutefois que l’adresse mail de votre entreprise se finira par @gmail, @outlook, @yahoo… Cela fait donc davantage penser à une adresse mail privée qu’à une adresse mail professionnelle. Il peut donc être intéressant de passer par des services payants pour créer une adresse mail pour une entreprise.

Si vous avez un nom de domaine en .fr et qu’il est libre vous pouvez vous adresser à l’Agence Française pour le Nommage Internet en Coopération (AFNIC). L’AFNIC peut vous accompagner dans la création de votre adresse mail professionnelle. D’autres services payants existent, comme Gsuite. L’avantage de Gsuite et de proposer, en plus d’une adresse mail professionnelle personnalisée, toute une gamme de produits utiles à la gestion de votre activité comme un agenda partagé, un espace pour stocker vos fichiers…

B) Créer une adresse mail pour une entreprise : quelques conseils  

Créer une adresse mail professionnelle nécessite de la réflexion. Voici donc quelques conseils pour déterminer votre adresse mail professionnelle :

  • indiquez votre prénom et/ou votre nom et le nom de votre entreprise (ou votre nom de domaine) dans votre adresse mail. Par exemple « XYZ@monentreprise.fr » ;
  • évitez les adresses mails trop longues ;
  • insérez au bas de vos mails votre signature électronique. Elle devra comporter plusieurs mentions : votre prénom et votre nom, votre numéro de téléphone et l’adresse de votre site internet au minimum.

Nous sommes également là pour vous accompagner dans la création de votre entreprise.

Sibylle Pouillaude

Sibylle Pouillaude

Doctorante en droit comparé à l'Université Paris II Panthéon Assas, titulaire du CAPA.

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