Bureau virtuel, les avantages et les inconvénients

L’ère de la dématérialisation a entièrement redéfini notre manière de travailler : « Cloud computing », serveurs virtualisés, télétravail, l’environnement de travail est en pleine mutation et devient de plus en plus connecté. Face à ces nouveaux besoins, l’entreprise se doit de proposer un espace de travail motivant et interconnecté pour ses employés. La création d’un bureau virtuel permet de répondre à ce nouveau défi. Encore méconnu du grand public, le bureau virtuel reflète pourtant le mode de travail de demain.

Dans cet article, LegalVision vous explique tout ce que vous devez savoir sur le bureau virtuel : définition, avantages, inconvénients, création…

Sommaire

I/ Qu’est-ce qu’un bureau virtuel ? : la définition du bureau virtuel
II/ Les avantages du bureau virtuel
III/ Les inconvénients du bureau virtuel
IV/ Bureau virtuel et domiciliation
V/ Conclusion

I/ Qu’est-ce qu’un bureau virtuel ? : la définition du bureau virtuel

A) Le concept du e-bureau

Comme son nom l’indique, le bureau virtuel n’a pas d’infrastructure physique. Le bureau virtuel ou e-bureau est un office service qui permet de travailler en ligne grâce à un tableau de bord. Également appelé VDI (Virtual Desktop Infrastructure) ou DaaS (Desktop As A Service), le bureau virtuel utilise la technique de virtualisation informatique pour héberger le bureau d’un professionnel dans un serveur externe sur le Cloud ou dans un centre de données. Il s’agit d’un programme d’organisation et d’aménagement de l’espace de travail. D’une manière générale, un bureau virtuel est équipé de plusieurs services tels qu’ :

  • une solution Cloud ;
  • un système de messagerie interne ;
  • un carnet d’adresses ;
  • une liste des tâches ;
  • un agenda.

B) Bureau virtuel, une copie de l’ordinateur physique

Symbole de l’informatique moderne, le bureau virtuel fonctionne grâce à plusieurs matériels et logiciels. Les utilisateurs peuvent à tout moment accéder aux outils et interfaces permettant de faire un suivi et de réaliser des tâches et ce, à partir de tout type de support informatique.

II/ Les avantages du bureau virtuel

L’avenir d’une société dépend en grande partie de sa capacité à utiliser les nouvelles technologies. Ainsi, travailler avec un système informatique à la fois flexible, fiable et sécurisé est primordial.

A) Un système adapté aux besoins

Les bureaux virtuels sont créés et adaptés selon le potentiel de développement de chaque entreprise. Les outils sont personnalisables en fonction des demandes. Ainsi, si un administrateur souhaite modifier les droits d’accès à des fichiers en fonction des collaborateurs, il est libre de le faire ce qui permet à chacun de ne disposer que des données qui lui sont nécessaires pour réaliser ses tâches.

B) Un bureau accessible à tout moment

Que le salarié soit chez lui, en déplacement ou dans les locaux de l’entreprise, il peut avoir accès à l’interface à tout moment. Le bureau virtuel est disponible 7j/7, 24h/24. De plus, grâce à un bureau virtuel, il est possible de créer un espace de travail spécifique pour gérer sa société.

C) Une grande mobilité

D’une part, plus souple et plus flexible, le bureau virtuel optimise la mobilité des professionnels ainsi que leur planning. En effet, même si les travailleurs ne sont pas physiquement présents dans les locaux, l’entreprise peut à tout moment effectuer un suivi de l’avancement des tâches. Le bureau virtuel facilite la coordination et la communication au sein de la société. Les travailleurs sont plus performants, car ils peuvent avoir accès à leurs données sans avoir à se déplacer. D’autre part, l’entreprise n’a plus à s’encombrer de système de stockage pour ses fichiers (USB ou disques durs). Tout est stocké sur le Cloud.

D) Un service compatible avec tous les appareils

Les bureaux virtuels sont compatibles avec tous les supports informatiques et systèmes d’exploitation. Un avantage considérable, dans la mesure où le salarié est alors complètement indépendant de son matériel. De ce fait, si un de ses appareils venait à rencontrer des problèmes, il pourrait se connecter au bureau virtuel avec un autre : ordinateurs, tablettes, smartphones tablette, tous permettent d’avoir accès a son bureau virtuel. Aucune installation n’est requise. Il suffit juste d’avoir une connexion Internet.

E) Des coûts optimisés

D’un point de vue pratique, investir dans un serveur de bureau virtuel coûte indéniablement moins cher que d’acheter de nouveaux ordinateurs. Il faut savoir que dans un e-bureau, le système d’exploitation et les applications installés pour totalité des utilisateurs tournent sur une même image centralisée. Lorsqu’un travailleur effectue une opération sur le système, il utilise non pas la capacité de calcul de l’ordinateur, mais celui du serveur. Ainsi, il n’est pas nécessaire pour la société d’investir dans des appareils puissants ou chers. Ce qui réduit considérablement le coût du support technique ainsi que les coûts administratifs. Enfin, le système VDI permet également de diminuer le coût des applications et des licences utilisées.

F) Un système de sécurité performant

La sécurité et la fiabilité du système informatique conditionnent la productivité d’une entreprise. C’est pour cette raison que les bureaux virtuels proposent aux sociétés une sécurisation optimale des données. Ainsi, même si l’ordinateur de l’utilisateur tombe en panne, est perdu ou est volé, les données de l’entreprise ne seront pas perdues car, elles seront sécurisées et sauvegardées dans le Cloud. Ce dernier utilise d’ailleurs un système de protection, un pare-feu et des antivirus très avancés. Cela permet ainsi aux professionnels de travailler en toute sérénité.

III/ Les inconvénients du bureau virtuel

La virtualisation des bureaux est aujourd’hui au cœur du succès des entreprises. Cependant, les bureaux virtuels possèdent plusieurs inconvénients.

A) Une puissance réduite des appareils

Une des principales limites des bureaux virtuels concerne le manque de puissance. Si une personne souhaite avoir une interface, des paramètres et des configurations différents, elle doit disposer d’une image unique ce qui peut rapidement augmenter les besoins de stockage dans le serveur. De plus, la performance d’un bureau virtuel peut très facilement être affectée par d’autres appareils virtuels se trouvant sur le même système hôte.

B) Des licences non transférables

Il peut arriver que dans certains cas, il soit impossible de transférer les licences des anciennes bases de données vers le bureau virtualisé. Les applications réclamant l’accès à des pilotes ou qui sont étroitement intégrées au système d’exploitation ne pourront être virtualisées dans la mesure où la virtualisation exige une licence.

C) Des contacts plus virtuels qu’humains

Dans un bureau virtuel, les collaborateurs sont uniquement amenés à se côtoyer en ligne. Le contact humain n’existe quasiment pas ce qui peut avoir des conséquences sur l’apprentissage et l’intégration des collaborateurs dans l’entreprise. Aussi, ce type de système peut d’une certaine manière desservir l’encadrement des salariés. En effet, n’étant pas en contact direct avec leurs collaborateurs, les cadres ne peuvent pas les accompagner et les évaluer.

D) Isolement social des travailleurs

Le travail est généralement considéré comme un lieu de rencontre et d’échange. Avec les bureaux virtuels, cet aspect social du travail disparaît. L’absence d’environnement de travail peut représenter un inconvénient pour les salariés. En effet, certains accordent beaucoup d’importance au fait de travailler dans un lieu fixe entouré de leurs collègues. Le fait de travailler hors de tout cadre de travail empêche le salarié de vivre cette expérience sociale du travail.

G) Une expertise nécessaire pour comprendre et utiliser un bureau virtuel

La manipulation de bases de données nécessite des compétences particulières. Ainsi, pour pouvoir utiliser un bureau virtuel, les employés doivent avant tout développer leur connaissance en informatique.

IV/ Bureau virtuel et domiciliation

Selon les dispositions légales, toutes les sociétés ont la faculté de recourir à des sociétés de domiciliation pour y fixer leur siège social. Elles peuvent ainsi jouir d’une adresse prestigieuse. Cependant qui dit siège social dans une société de domiciliation dit nécessité de système de dématérialisation. De nombreuses sociétés de domiciliation proposent la mise en place d’un bureau virtuel. Plusieurs autres services sont aussi proposés. Parmi eux, on retrouve :

  • La réexpédition postale

La réexpédition postale fait partie des services complémentaires proposés par les sociétés de domiciliation. Le dirigeant d’une entreprise choisit ainsi l’adresse à laquelle il souhaite recevoir son courrier. Ce dernier peut être transféré par la société de domiciliation au lieu d’exploitation de l’entreprise. Autrement, il peut aussi être récupéré au lieu lui servant de siège social. 

  • La messagerie personnalisée

La messagerie personnalisée est un service assez rare mais proposé par quelques sociétés de domiciliation. L’entreprise bénéficie alors d’une ligne personnalisée. Un secrétariat est aussi chargé de réceptionner les appels. Ces derniers sont par la suite retranscrits et envoyés par mail aux dirigeants. 

  • La location de bureau 

Enfin, les sociétés de domiciliations proposent des services de location de bureaux équipés pour leurs clients. Ce service a été mis en place afin de permettre aux entreprises ne disposant pas de local physique de recevoir leurs collaborateurs et leurs clients. 

V/ Conclusion

3 critères sont généralement pris en compte par les entreprises en matière de service de bureau virtuel, notamment :

  • un service à la carte permettant d’adapter les tarif aux besoins de chacun ;
  • une mise à disposition de tous les services accompagnés d’un contrat de maintenance ;
  • une accessibilité sur tous les appareils.

Le bureau virtuel attire de plus en plus d’entreprises car cela permet un gain de productivité, de temps et une réduction des coûts. De plus, le bureaux virtuel se présente également comme une garantie contre les attaques informatiques. 

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