Colocation de bureau, comment ça marche ?

À la fois économique et pratique, le concept de la colocation de bureau attire de nombreuses jeunes entreprises. En effet, lorsqu’une société démarre son activité, elle cherche par tous les moyens à limiter ses charges notamment en ce qui concerne les locaux. La colocation de bureau, également appelée coworking, se trouve être une très bonne solution. Les jeunes entreprises et les freelance sont les premiers séduits. Qu’est-ce que le colocation de bureau ? Quels sont les avantages ? Quels sont les inconvénients ?

Dans cet article, LegalVision vous explique tout ce que vous devez savoir !

Sommaire

I/ Qu’est-ce que la colocation de bureau ?
II/ Les avantages de la colocation de bureau 
III/ Les inconvénients de la colocation de bureau
IV/ Colocation de bureau, début et déroulement de la vie en colocation

I/ Qu’est-ce que la colocation de bureau ?

A) Définition

Concrètement, la colocation de bureau désigne un lieu de travail partagé par plusieurs entreprises. Nouvelle vision du travail, le coworking permet aux entrepreneurs de partager un même espace tout en gardant leur indépendance. En fait, le coworking peut être assimilé à un travail à domicile sauf qu’ici le domicile est entièrement dédié au travail. De plus, il permet d’interagir avec d’autres entrepreneurs, et donc, d’élargir son réseau professionnel.

B) Principe du coworking

Le coworking est ainsi guidé par plusieurs principes :

  • le partage d’expériences ;
  • la mutualisation des ressources ;
  • la créativité ;
  • la compétitivité.

Certains qualifient ainsi l’espace de coworking comme un « tiers-lieu ». En l’occurrence, un lieu de rencontre et de collaboration entre plusieurs personnes qui ne se seraient pas rencontrées dans d’autres circonstances.

Il est souvent considéré que la colocation de bureau est uniquement dédiée aux start-up travaillant dans le secteur des NTIC. Cependant, elle s’adapte à tous les types de professionnels : start-up, consultants indépendants, grands groupes y trouvent leur place et ce, quel que soit leur domaine d’activité.

C) Coworking, quelles sont les villes où il s’est le plus développé ?

La colocation de bureau est ainsi apparue pour la première fois en Allemagne avec le C-Base à Berlin. Elle a ensuite été adoptée par la Silicon Valley, avec la création d’espaces de travail tels que la Hat Factory à San Francisco. En France, les espaces de coworking ont commencé à se développer à la fin des années 2000. En 2008, la Cantine, le premier bureau partagé a ouvert ses portes. L’ouverture d’autres espaces a ensuite eu lieu rapidement. Aujourd’hui, la France compte plusieurs centaines d’espaces de travail collaboratif. Les villes telles que Paris, Bordeaux, Marseille, Lyon, Nantes et Toulouse sont celles où le concept s’est le plus développé.

Pour en savoir plus la location de bureau et la domiciliation n’hésitez pas à consulter notre article dédié !

II/ Les avantages de la colocation de bureau

La colocation de bureau présente plusieurs avantages tant économiques que relationnels.

A) Une réduction des charges

Les charges locatives sont généralement assez lourdes pour une entreprise. La colocation de bureau permet alors de réduire considérablement ces coûts. En effets, grâce à la colocation d’entreprise, une start-up peut s’installer dans des locaux bien équipés sans avoir à mobiliser des fonds importants. De plus, il faut savoir qu’en matière de baux de colocation de bureau, il n’y a ni dépôt de garantie ni droit au bail. Cette économie de trésorerie ne concerne pas uniquement le loyer. Elle concerne aussi le matériel (imprimante, photocopieuse, etc.), la consommation d’eau et d’électricité.

B) Un élargissement des relations de travail

Le développement relationnel fait partie des grands avantages de la colocation de bureau. En effet, le coworking permet d’instaurer de nouvelles collaborations dans la mesure où l’espace réunit plusieurs types de profils. Les personnes peuvent alors partager leur point de vue et leur expérience. C’est un véritable incubateur d’opportunités de travail.

C) La flexibilité

La colocation de bureau est connue pour ses formules souples. En effet, dans ces espaces, les entreprises peuvent décider de la durée de la location. Ils peuvent louer pour une courte ou une longue durée. De plus, les plages horaires sont très flexibles. Certains espaces sont ouverts même la nuit.

III/ Les inconvénients de la colocation de bureau

Bien que la colocation de bureau présente de nombreux avantages, elle présente aussi quelques inconvénients.

A) Le défaut de confidentialité

La principale difficulté des open space réside dans le défaut de confidentialité. Or, certains sujets et activités doivent se conformer à des règles strictes en la matière.

B) Un aménagement plus subi que choisi

Par ailleurs, travailler en open space peut nuire à la concentration. En effet, le travail dans une colocation de bureau implique de travailler dans un endroit assez bruyant : bruits de clavier d’ordinateur, sonneries, appels, conversations…

IV/ Colocation de bureau, début et déroulement de la vie en colocation

La vie en colocation permet de réinventer la manière de travailler. Elle met en avant l’échange entre pairs et l’esprit de communauté. Les règles juridiques en matière de colocation de bureau sont assez souples. Le concept est régi par le bail.

A) La signature du contrat de bail

Le contrat de colocation de bureau est un contrat consenti entre un bailleur et plusieurs professionnels locataires. Ces derniers figurant tous sur le même contrat de bail à condition qu’ils aient consenti à occuper le même espace. Le contrat de bail contient ainsi toutes les informations sur les locataires :

  • nom ou dénomination sociale ;
  • raison sociale ;
  • siège social ;
  • numéro Kbis…

Doivent également y figurer, la durée du bail, les obligations des parties, le prix, ses modalités de règlement et les conditions de résiliation du contrat. Le contrat doit ensuite être signé et respecté par toutes les parties. Il faut noter que lors de la signature du contrat de bail, les professionnels n’ont pas besoin d’apporter de dépôt de garantie ou de droit au bail.

Les locataires doivent utiliser les locaux conformément à l’usage indiqué sur le contrat. Après la signature du contrat de bail, les colocataires ont intérêt à adopter un règlement interne fixant les modalités de cohabitation.

B) Le paiement du loyer

En matière de colocation de bureau, le loyer est divisé entre chaque locataire. Le montant du loyer peut être réparti soit de façon égale soit de façon proportionnelle à l’espace utilisé. Les modalités de règlement du loyer sont fixées par le contrat de bail. Il peut s’agir soit d’un paiement fixe (mensuel) soit d’un paiement variable en fonction de la durée d’occupation (tarification journalière ou à l’heure).

C) Le départ d’un occupant

1. Contrat de bail sans clause de solidarité

Si le contrat de bail ne contient pas de clause de solidarité, il peut alors être rompu à tout moment par un locataire. Ce dernier doit verser le loyer et les charges jusqu’à son départ.

En ce qui concerne les colocataires restant, ils ne sont pas tenus de payer la totalité du loyer au bailleur. Le loyer étant alors considéré comme une dette divisible entre tous les colocataires.

2. Contrat de bail avec clause de solidarité

Lorsque le contrat de bail contient une clause de solidarité, il ne peut être rompu qu’avec l’accord du bailleur et des autres colocataires. Il faut ensuite mettre en place un avenant au bail.

Si un avenant a été mis en place, seuls les colocataires restant sont tenus de verser la quote part du loyer du colocataire partant. Dans le cas contraire, le colocataire partant reste redevable du loyer.

La solidarité prend fin à la date d’effet du congé régulièrement délivré et lorsqu’un nouveau colocataire figure au bail. A défaut, la solidarité du colocataire sortant s’éteint au plus tard à l’expiration d’un délai de 6 mois après la date d’effet du congé.

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