Les notes de frais en comptabilité tout le guide

Les notes de frais en comptabilité : les notes de frais sont fréquemment utilisées dans les entreprises françaises. Il s’agit de documents justifiant l’existence de frais professionnels engagés par un salarié ou travailleur assimilé dans le but d’en obtenir le remboursement. L’enregistrement des notes de frais en comptabilité requiert alors quelques précisions.

Dans cet article, LegalVision vous explique tout ce que vous devez savoir sur les notes de frais en comptabilité ! Vous avez d’autres questions ? N’hésitez pas à nous contacter !

Sommaire

I/ Qu’est-ce que les notes de frais en comptabilité ?
II/ Les notes de frais en comptabilité : le remboursement 
III/ Les notes de frais en comptabilité : la fiscalité

I/ Qu’est-ce que les notes de frais en comptabilité ?

Les frais présents au sein des notes de frais ne sont remboursables que s’ils répondent à la définition légale des frais professionnels. Grâce à cette définition cela permet de distinguer les différents types de frais professionnels.

A) Les notes de frais en comptabilité : la définition

Selon la loi, les frais professionnels renseignés sur une note de frais sont les « charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi des travailleurs salariés ou assimilés que ceux-ci supportent lors de l’accomplissement de leurs missions »La définition ci-dessus définit les critères qui permettent de savoir si une charge doit être qualifiée de frais professionnel. Il n’existe donc pas une liste exhaustive de tels frais. Toute somme est constitutive de frais professionnels si elle répond aux 3 critères cumulatifs suivants :

  • elle constitue une charge supplémentaire pour le travailleur salarié ou assimilé (aggravation de ses charges de logement, nourriture, déplacement, vêtement) ;
  • elle est inhérente aux conditions de travail ;
  • et est effective (versée par le travailleur).

B) Les notes de frais en comptabilité : les différents types de frais professionnels

De nombreux frais sont ainsi susceptibles d’être qualifiés de frais professionnels. Généralement, on distingue sur une note de frais les frais de repas, les frais de transport et les frais liés à la mobilité professionnelle.

1. Les frais de repas

Les frais de restauration sont qualifiés de frais professionnels lorsqu’ils sont constitutifs :

  • de dépenses supplémentaires payées par le travailleur salarié ou assimilé ;
  • qui est en déplacement professionnel ;
  • et dans l’impossibilité de se rendre à son domicile ou aux locaux de son entreprise.

On distingue ensuite deux types de frais de repas : les frais de repas destinés aux salariés travaillant dans des conditions particulières et les frais de repas pour les salariés en déplacement.

Les frais de restauration pour les salariés travaillant dans des conditions particulières

Les salariés se restaurant sur leur lieu de travail en raison des conditions particulières de leur emploi ont droit à une indemnité n’excédant pas 6,60€ par repas. Il s’agit souvent de travail en équipe, de travail continu ou encore de travail de nuit.

Les frais de restauration pour les salariés en déplacement

Les salariés en déplacement hors des locaux de l’entreprise et ne pouvant pas se rendre à leur résidence et contraint de prendre leur repas au restaurant peuvent bénéficier d’une indemnité d’un montant maximal de 18,80€.

Les salariés en déplacement hors des locaux de l’entreprise travaillant dans des conditions leur interdisant de se rendre à leur résidence ou à leur lieu de travail pour déjeuner, sans être contraint de prendre leur repas au restaurant, ont droit à une indemnité n’excédant pas 9,20€ par repas.

2. Les frais de transport

Les frais de transport du domicile au lieu de travail par transports publics (obligatoire)

Selon la loi « la prise en charge par l’employeur des titres d’abonnement est égale à 50 % du coût de ces titres pour le salarié ».

Tout employeur est donc tenu de prendre en charge 50% du prix « des titres d’abonnements souscrits par ses salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail accomplis au moyen de transports publics de personnes ou de services publics de location de vélos ».

Les frais de transport du domicile au lieu de travail (facultatif)

L’employeur peut verser au salarié des indemnités kilométriques lorsque celui-ci utilise son véhicule personnel pour se rendre sur son lieu de travail. Pour ce faire, le salarié ne doit pas pouvoir recourir aux transports publics en raison d’horaires contraignants.

Les frais de carburant du domicile au lieu de travail (facultatif)

Selon la loi, « l’employeur peut prendre en charge tout ou partie des frais de carburant engagés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail par ceux de ses salariés :

  • dont la résidence habituelle ou le lieu de travail est situé en dehors de la région d’Ile-de-France et d’un périmètre de transports urbains défini ;
  • ou pour lesquels l’utilisation d’un véhicule personnel est rendue indispensable par des conditions d’horaires de travail particuliers ne permettant pas d’emprunter un mode collectif de transport« .

L’application de cette disposition est mise en œuvre soit par accord entre l’employeur et les représentants d’organisations syndicales représentatives dans l’entreprise soit par décision unilatérale de l’employeur après consultation du comité d’entreprise ou, à défaut, des délégués du personnel s’il en existe.

La loi n’impose donc pas la prise en charge des frais de carburant. Toutefois, l’employeur peut y être tenu par accord conventionnel ou par décision unilatérale.

3. Les frais liés à la mobilité professionnelle 

Les frais liés à la mobilité professionnelle sont également des frais professionnels. La mobilité professionnelle s’entend comme un « changement de lieu de résidence lié à un changement de poste de travail du salarié dans un autre lieu de travail ».

Le travailleur salarié ou assimilé est en mobilité professionnelle si deux conditions sont remplies :

  • la distance séparant son ancien logement du lieu du nouvel emploi est au moins égale à 50 km ;
  • et le temps de trajet aller ou retour est au moins égal à 1h30.

Par exception, si le critère de distance kilométrique n’est pas remplie, le trajet aller ou retour doit être au moins égal à 1h30.

II/ Les notes de frais en comptabilité : le remboursement

Le remboursement des frais professionnels présents sur une note de frais est encadré par la loi. En effet, elle précise que l’indemnisation des frais professionnels s’effectue selon 2 modalités :

  • « Soit sous la forme du remboursement des dépenses réellement engagées par le travailleur salarié ou assimilé ; l’employeur est tenu de produire les justificatifs y afférents.
  • Soit sur la base d’allocations forfaitaires ; l’employeur est autorisé à déduire leurs montants dans une certaine limite, sous réserve de l’utilisation effective de ces allocations forfaitaires conformément à leur objet. Cette condition est réputée remplie lorsque les allocations sont inférieures ou égales aux montants fixés légalement ».

L’employeur peut ainsi opter soit pour le régime des frais réels soit pour le régime forfaitaire.

A) Les notes de frais en comptabilité : le régime des frais réels

L’employeur peut opter pour le remboursement des frais professionnels sur la base des frais réellement engagés. Il est prévu 5 types de frais qui doivent être indemnisés sur la base des frais engagés par le salarié. Il s’agit des dépenses engagées par le salarié dans les situations :

  • de télétravail ;
  • d’utilisation professionnelle des outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication ;
  • d’un déménagement en raison d’un changement de lieu professionnel ;
  • d’une mission temporaire ou mutation de la métropole vers les territoires français situés outre-mer ;
  • d’une mission temporaire à l’étranger (mobilité professionnelle).

Ces remboursement sont exclus de l’assiette des cotisations sociales.

L’employeur est alors tenu de produire un justificatif du remboursement des frais aux salariés.

B) Les notes de frais en comptabilité : le régime forfaitaire

Hormis les cinq cas évoqués ci-dessus, l’employeur peut opter pour le remboursement des frais professionnels sur la base d’une indemnité forfaitaire.

Les dépenses peuvent être des :

  • frais de repas ;
  • indemnités kilométriques ;
  • frais de transport ;
  • dépenses liées à un déménagement (mobilité professionnelle) ;

Pour chacun de ces frais, il est prévu une limite qui permet à l’employeur de ne pas justifier les dépenses engagées par le salarié. L’indemnité est ainsi présumée avoir été utilisée conformément à son objet. L’employeur n’a alors pas à fournir de justificatifs des dépenses engagées par le salarié et l’indemnité versée sera exclue de l’assiette des cotisations sociales. En revanche, si le montant forfaitaire versé est supérieur à la limite fixée par décret, 2 situations sont envisageables.

En l’absence de preuve de l’employeur, l’indemnité est présumée ne pas avoir été utilisée conformément à son objet. L’indemnité est donc réintégrée dans l’assiette des cotisations sociales et ce dès le premier euro versé.

L’employeur démontre que l’indemnité versée, supérieure aux limites fixées par décret est bien utilisée conformément à son objet. La somme supérieure à la limite du montant des indemnités fixées par le décret est alors exclue de l’assiette des cotisations sociales.

III/ Les notes de frais en comptabilité : la fiscalité

Pour ce qui concerne une note de frais, il peut être intéressant pour l’entreprise de d’abord rechercher si parmi ces frais il y a de la TVA est déductible. L’enregistrement comptable effectué dépendra alors de la présence ou non de TVA et de la nature des frais.

A) Les notes de frais en comptabilité : la TVA déductible

La TVA est dite déductible lorsque l’entreprise peut récupérer son montant. Toutefois plusieurs conditions de fond doivent être réunies :

  • la TVA payée sur les biens et services doit être nécessaire à l’exploitation de l’entreprise ;
  • l’existence d’un lien direct entre l’opération générant la TVA déductible et l’opération génératrice de TVA collectée ;
  • l’utilisation des biens et services pour la réalisation de l’activité.

Une condition de forme s’impose également. En effet, pour que la TVA soit déductible, elle doit apparaître sur un document, généralement une facture. En l’espèce, la TVA est récupérable concernant les frais de restauration, les frais de transport mais uniquement pour les frais de péage ou de carburant.

Si vous souhaitez en savoir plus sur comment fonctionne la TVA pour les entreprises consultez notre article dédié.

B) Les notes de frais en comptabilité : l’enregistrement comptable

1. Les comptes 625 du plan comptable général 

Comment effectuer la saisie d’une note de frais en comptabilité ? Sur ce point, il faut d’abord se référer au plan comptable pour identifier les différents comptes concernés :

  • 6251 : « Voyages et déplacements » pour les frais de transport du personnel ;
  • 6256 : « Missions » pour les frais liés à une mission (frais de transport, nourriture et logement) ;
  • 6257 : « Réceptions » pour les invitations au restaurant de partenaires ou des clients ;
  • 6234 : « Cadeaux » lorsque des cadeaux ont été faits ;
  • 6181 : « Documentation générale » pour les achats de documentation ;
  • 6064 : « Fournitures administratives » pour les achats de fournitures ;
  • 607 : « Autres charges sociales » pour les frais de transport domicile-travail ;
  • 6414 « Indemnités et avantages divers » pour les indemnités (indemnités kilométriques, indemnités repas).

2. La saisie des notes de frais en comptabilité 

Ecriture comptable de l’enregistrement d’une note de frais avec déduction de TVA 

Dans l’exemple suivant, un repas d’affaires de 120 € TTC a été payé par un salarié. Ce dernier a donc réalisé une note de frais pour obtenir le remboursement de la somme de 120€. Pour procéder à l’enregistrement comptable de ce repas, l’entreprise cherchera d’abord à récupérer la TVA payée par le salarié pour obtenir une déduction de TVA sur ses prochains achats :

  • prix HT = prix TTC / (1 + taux de TVA à 20%) = 120 /(1+0,2) = 100.

On procède alors à l’enregistrement comptable suivant :

Numéro de compte Frais de restaurant Montant
Débit Crédit Débit Crédit
625600 Mission 100
445660 T.V.A. Déductible 20
421000 Salaire 120

Les frais de restaurant sont enregistrés au débit dans le compte de charge 625600 (Mission). Dans le compte 445660, on trouve la TVA déductible. On crédite ensuite de 120 le compte tiers 421000, c’est à dire la somme due par l’entreprise à son salarié.

Ecriture comptable de l’enregistrement du remboursement d’une note de frais 

Pour procéder au remboursement des frais de repas engagés par le salarié, il convient de passer l’écriture comptable suivante :

Numéro de compte Frais de restaurant Montant
Débit Crédit Débit Crédit
421000
Salaire 120
512 Banque 120

On débite le compte tiers 421000, puis on crédit le compte banque 512 pour rembourser le salarié.

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