Boîtes aux lettres pour les entreprises

Cet article s’intéresse aux boîtes aux lettres pour les entreprises. Celles-ci se trouvent habituellement à l’adresse de leurs locaux. Toutefois, de nombreux entrepreneurs qui se déplacent souvent ou qui travaillent depuis leur domicile choisissent la boîte postale pour recevoir leur courrier professionnel. La boîte postale se trouve dans une agence de La Poste. Sur le courrier doit alors figurer la mention BP.

L’ouverture d’une boîte postale est un service de La Poste accessible aux professionnels comme aux particuliers. En souscrivant à un abonnement, La Poste met à disposition un casier destiné à la réception du courrier ainsi que des colis Colissimo. La boîte postale présente des avantages et des inconvénients pour les entreprises. En raison des inconvénients que peut présenter une boîte postale, il peut être plus intéressant de faire appel à une société de domiciliation. En effet, s’adresser à une société de domiciliation permet de répondre à deux besoins essentiels lors de la création d’une entreprise : disposer d’un siège social et recevoir du courrier.

Sommaire 

I/ Boîtes aux lettres pour les entreprises : boîtes aux lettres à l’adresse des locaux de l’entreprise ou boîtes en agence La Poste
II/ Boîtes aux lettres pour les entreprises : faire une demande d’ouverture dans un local La Poste
III/ Boîtes aux lettres pour les entreprises dans un local La Poste : avantages
IV/ Boîtes aux lettres pour les entreprises dans un local La Poste : inconvénients
VI/ Alternative complète aux boîtes aux lettres pour les entreprises : la société de domiciliation

I/ Boîtes aux lettres pour les entreprises : boîtes aux lettres à l’adresse des locaux de l’entreprise ou boîtes en agence La Poste

Le courrier électronique, les messages téléphoniques, les télécopieurs et autres formes de communication numérique ont changé la façon dont nous échangeons les informations. Cependant, les entreprises de tout secteur et de toute taille ont encore besoin du courrier postal. De nombreux entrepreneurs, notamment ceux qui travaillent à domicile, externalisent la réception de leur courrier professionnel dans une boîte postale pour garantir la confidentialité et la sécurité des correspondances importantes. Ce type d’adresse véhicule également une image plus professionnelle que celle d’une adresse personnelle.

Une différence essentielle entre la boîte aux lettres et la boîte postale est que la boîte aux lettres est située à l’adresse où l’entreprise est basée. Le  courrier de l’administration, toutes les factures et autres courriers peuvent être envoyés dans la boîte aux lettres au lieu où l’entreprise est domiciliée. Il faut noter que la domiciliation d’une entreprise à l’adresse du domicile de son dirigeant est possible avec parfois certaines restrictions de durée. La boîte postale, quant à elle, ne peut pas être utilisée en tant qu’adresse de domiciliation de l’entreprise.

De plus, les boîtes postales ne reçoivent que le courrier transporté par La Poste. Si votre entreprise reçoit régulièrement des colis acheminés par d’autres transporteurs, cela pourrait poser problème. Les boîtes aux lettres n’ont quant à elles pas ce problème. En effet, tous les transporteurs peuvent y déposer les colis ou notifier du point de retrait le plus proche en cas d’absence du destinataire.

II/ Boîtes aux lettres pour les entreprises : faire une demande d’ouverture dans un local La Poste

La boîte postale est un service de La Poste accessible aux particuliers et aux professionnels. Plusieurs abonnements sont proposés en fonction de vos besoins : abonnement saisonnier, mensuel… Après avoir choisi votre abonnement vous pouvez procéder au dépôt de la demande d’ouverture de la boîte postale en bureau de poste. Les documents requis pour la demande d’ouverture sont les suivants :

  • le formulaire d’abonnement à la boîte postale rempli,
  • la copie d’une pièce d’identité valide (carte d’identité, permis de conduire ou passeport),
  • un extrait KBIS pour les entreprises et associations,
  • un justificatif de domicile pour les particuliers.

Après avoir rempli les documents et fourni les justificatifs, un numéro de la boîte postale vous est communiqué et les clés vous sont remises. La boîte postale est alors immédiatement utilisable. Il faut noter que si vous souhaitez conserver l’accès à la boîte postale, vous devez renouveler l’abonnement à son terme.

III/ Boîte aux lettres pour les entreprises dans un local La Poste : avantages

Les boîtes aux lettres à La Poste, ou boîtes postales offrent plusieurs avantages aux entreprises, en voici plusieurs exemples.

A) Sûre

La boîte postale est synonyme de sécurité supplémentaire par rapport à la boîte aux lettres standard. En effet, la boîte postale est bien plus sûre pour le courrier important. On pense notamment aux contrats ou aux chèques qui sont en lieu sûr dans une agence La Poste plutôt que dans une boîte aux lettres située dans un endroit public. La boîte postale est également idéale pour conserver le courrier de l’entreprise en lieu sûr en cas de déplacement plus ou moins long.

B) Pratique

Avec la boîte postale, quelqu’un est toujours présent pour réceptionner les courriers et colis importants à votre place. Le courrier est trié puis placé dans votre boîte postale. Vous pouvez ensuite aller récupérer votre courrier. Les boîtes postales en agence La Poste sont accessibles aux horaires d’ouverture. Cela vous permet donc de réceptionner votre courrier à l’heure souhaitée.

C) Continuité

La boîte postale offre une adresse permanente qui permet à vos clients de vous joindre, même si l’adresse de votre entreprise (domicile ou bureau) change. L’adresse postale évite ainsi d’avoir à notifier à ses clients un changement d’adresse.

D) Professionnalisme

La boîte postale peut donner à l’entreprise une image plus professionnelle aux yeux des clients. Si vous travaillez depuis votre domicile, la boîte postale est une solution moins coûteuse qu’un bureau pour recevoir le courrier et qui permet de préserver l’image professionnelle de votre entreprise.

E) Confidentialité

L’une des principales raisons pour lesquelles les particuliers louent une boîte postale est la confidentialité du courrier. En effet, certains ne veulent pas que l’on connaisse l’adresse de leur domicile. En louant une boîte postale, vous disposez d’une seconde adresse postale utilisable pour les contacts et transactions de votre choix.

Par exemple, la boîte postale professionnelle permet de collecter les loyers de propriétés immobilières tout en conservant son adresse confidentielle notamment dans l’éventualité d’une expulsion.

F) Rapidité

Du fait que la boîte postale se trouve dans les locaux de l’agence La Poste, le courrier est toujours livré plus vite que dans les boîtes aux lettres d’entreprises ou de résidences. En effet, les boîtes postales sont desservies en priorité et chacun peut y accéder tôt le matin. Cela peut s’avérer utile pour ceux qui doivent réceptionner un courrier important envoyé en express.

IV/ Boîte aux lettres pour les entreprises dans un local La Poste : inconvénients

Les boîtes postales peuvent être utiles aux entrepreneurs qui se déplacent fréquemment et pour ceux qui veulent garder leur adresse personnelle privée. Cependant, elles présentent aussi certains inconvénients.

Notez que l’abonnement à une boîte postale coûte une certaine somme et doit être renouvelé périodiquement.

A) Adresse de l’entreprise

L’entreprise doit pouvoir justifier qu’elle est installée dans la zone desservie par l’agence La Poste au moment où la demande d’ouverture de boîte postale est faite. De plus, toutes les agences La Poste ne disposent pas nécessairement d’assez d’espace pour proposer ce service.

B) Image de l’entreprise

Les adresses BP suscitent parfois la méfiance. Certains pensent en effet qu’une entreprise n’ayant pas de bureaux physiques n’est pas crédible. Cela vaut pour les clients comme pour les autres entreprises à la recherche de collaborateurs.

C) Transporteurs

Les boîtes postales La Poste ne reçoivent que les courriers transportés par La Poste. En effet, elles ne réceptionnent pas le courrier livré par d’autres transporteurs tels que DHL ou FedEx. Cela peut donc poser problème pour les entreprises qui reçoivent beaucoup de courrier et de colis venant de l’étranger.

D) Collecte du courrier

Il faut veiller à ce que la boîte postale ne soit pas surchargée au risque de voir son abonnement interrompu. La collecte du courrier de l’entreprise doit donc se faire régulièrement.

E) Type de courrier

L’adresse d’une boîte postale professionnelle ne peut pas servir à domicilier l’entreprise. De ce fait, celle-ci ne peut pas recevoir certaines factures ou certains documents officiels, lesquels ne pouvant être adressés qu’au siège social de l’entreprise.

V/ Alternative complète aux boîtes aux lettres pour les entreprises : la société de domiciliation

A) La domiciliation : un choix nécessaire de la création de l’entreprise

Le dossier d’immatriculation d’une entreprise doit contenir les statuts de la société mentionnant son adresse légale. Cette adresse légale de l’entreprise correspond à son siège social. Au moment de la création de son entreprise, l’entrepreneur peut recourir à une société de domiciliation pour lui fournir une domiciliation. La société de domiciliation est alors tenue de mettre à disposition un espace privé dédié aux réunions de ses entreprises clientes ainsi qu’un espace pour stocker leurs documents. En tant que siège social, la société de domiciliation reçoit aussi leur courrier. Selon le type de société de domiciliation et le contrat choisis, des services supplémentaires peuvent être réalisés pour faciliter l’activité de l’entreprise. En effet, de nombreuses sociétés de domiciliation proposent des services supplémentaires tels que la numérisation ou la réexpédition du courrier.

B) Pourquoi s’adresser à une société de domiciliation ?

Lorsque la boîte postale La Poste ne convient pas à ses besoins, l’entrepreneur peut choisir de recourir aux services d’une société de domiciliation. Cela offre de nombreux avantages notamment pour ce qui est des coûts. En effet, le prix du contrat de domiciliation est dérisoire par rapport à celui d’un bail commercial. Choisir cette alternative au moment de la création de son entreprise permet de réduire les frais tout en bénéficiant d’une adresse plus prestigieuse. Cette solution offre également plus de continuité, notamment aux auto-entrepreneurs qui peuvent être amenés à déménager car cela leur permet de ne pas avoir à transférer leur siège social.

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