La domiciliation commerciale : tous les conseils de nos experts !

Vous souhaitez créer une activité professionnelle et ne savez ni où ni comment choisir votre domiciliation commerciale ? Vous êtes déjà en activité mais souhaitez changer de domiciliation commerciale ?
Dans cet article, vous retrouverez tous nos conseils pour bien choisir votre domiciliation commerciale.
En effet, ce choix est crucial et nécessite donc une étude approfondie. Il va notamment véhiculer une certaine image de marque de votre activité professionnelle.

Comment définir la domiciliation commerciale ?

La domiciliation commerciale se distingue d’autres termes similaires tels que la domiciliation du siège social ou encore la domiciliation fiscale. En effet, la domiciliation commerciale est l’adresse connue par les tiers (vos clients, vos fournisseurs, etc.) et présente sur tous les documents officiels (factures, k-bis, etc.). Si elle peut être identique au lieu d’exercice effectif de votre activité et à la domiciliation fiscale, ce n’est pas une obligation.

Pourquoi bien choisir sa domiciliation commerciale ?

Votre domiciliation commerciale sera une carte de visite pour vos clients, fournisseurs, etc. en leur indiquant où vous vous trouvez. Elle pourra rapidement devenir essentielle pour le développement de votre activité. En effet, ayez toujours à l’esprit qu’une adresse dans un quartier d’affaires, ou un tout le moins reconnu, donnera de la légitimité à votre activité aux yeux de vos cocontractants. Elle lui donnera également plus de visibilité.

Autrement dit, en amont, définissez et étudiez la zone de chalandise de votre activité.

Dès lors, avant d’inscrire votre activité, pensez d’ores et déjà à votre domiciliation. Dans le cas contraire, sachez que vous pourrez quand même modifier cette adresse.

Sommaire

I/ La domiciliation commerciale à la création

A la création d’une activité, tout professionnel est dans l’obligation de présenter une domiciliation commerciale à l’administration qui l’enregistre, que ce professionnel exerce à travers une société, ou en tant qu’auto-entrepreneur.

Pour une société (à savoir par exemple, une SAS, une SARL ou une SCI), vous serez dans l’obligation de déterminer une adresse officielle. Cette adresse devra obligatoirement être indiquée lors de l’immatriculation de votre société et ce, peu importe qu’il s’agisse d’une activité dépendante du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) ou du Registre des Métiers (RM). Dans le cas contraire, l’immatriculation sera refusée.

Pour un entrepreneur, vous devrez également préciser une adresse de domiciliation. Cette adresse devra être déclarée au Centre de Formalité des Entreprises (CFE) lors de votre inscription en tant qu’auto-entrepreneur. Dans le cas contraire, votre immatriculation vous sera également refusée.

Pour plus d’informations sur la création d’entreprise et le choix de votre domiciliation commerciale, n’hésitez pas à consulter un professionnel.

II/ La domiciliation commerciale en cours de vie

Au cours de la vie de votre activité, vous pouvez décider de transférer votre domiciliation commerciale pour les raisons évoquées en introduction de cet article.

Pour une société, cette modification devra être faite au CFE, à savoir notamment le greffe du Tribunal de commerce du lieu de votre nouvelle adresse. Vous devrez en principe y déposer les documents suivants :

  • Un exemplaire de la décision de transfert de siège ;
  • Un exemplaire des statuts mis à jour, daté et certifié conforme à l’original par le représentant légal ;
  • Un formulaire M2 complété ;
  • Un document justifiant que vous jouissez des nouveaux locaux (ce peut être une photocopie du bail, d’une facture d’électricité, etc.) ;
  • L’avis de parution dans un journal d’annonces légales du lieu d’arrivée ;
  • L’avis de parution dans un journal d’annonces légales du lieu de départ uniquement si le Tribunal de commerce territorialement compétent n’est plus le même ; et
  • Le cas échéant, la liste des sièges sociaux antérieurs.

Attention toutefois, les formalités de transfert de siège social varient selon les formes de société.

Pour plus d’informations sur le transfert de siège social, que ce soit pour une SAS, SARL, etc., pensez à consulter un professionnel.

Pour un auto-entrepreneur, il suffit de :
  1. Se connecter sur le site internet du CFE compétent ;
  2. Cliquer sur « Déclarer une (des) modification(s) de votre situation ou de votre activité » ;
  3. Cocher « Changement de domicile personnel » ;
  4. Remplir la date du changement ;
  5. Indiquer votre activité principale ;
  6. Préciser votre numéro SIREN et quelques informations personnelles ; et
  7. Valider le changement.

Pour ceux d’entre vous qui n’auraient pas de compte en ligne, retirez et complétez le dossier de changement directement dans votre CFE.

Attention : avant un tel changement pensez à bien vérifier les aides qui vous sont territorialement applicables en fonction du lieu de votre domiciliation commerciale ainsi que le montant de la Cotisation Foncière des Entreprises qui varie selon les départements.

III/ Quel type de domiciliation ?

Après vous avoir indiqué les étapes d’enregistrement de votre domiciliation commerciale, il est à noter qu’elles ne peuvent être suivies que si vous avez décidé où vous souhaitez domicilier votre activité.

A/ Une adresse au domicile personnel du dirigeant

Pour une société, vous pouvez en effet choisir de domicilier votre activité au domicile de son représentant légal (cette notion recouvrant différentes personnes en fonction du type de société retenue : directeur général, président, gérant, etc.).

Cependant certaines conditions sont à respecter:

  • Avoir une jouissance régulière des locaux ; et
  • La société devra justifier d’une attestation de mise à disposition des locaux.

Attention, si en principe rien n’interdit à une société de domicilier ad vitam aeternam au domicile de son représentant légal s’il est propriétaire du logement, il existe cependant quelques exceptions. Si le représentant légal est locataire du logement, la domiciliation sera de 5 ans maximum.

Egalement, des dispositions législatives ou contractuelles contraires peuvent limiter ce droit. Pensez donc à vérifier votre bail, le règlement de copropriété, etc.

Pour un auto-entrepreneur, c’est en général le choix opéré par beaucoup d’entre vous. Cela a notamment l’avantage de coûter moins cher car vous n’aurez pas de frais supplémentaires relatifs à un local commercial. Cependant, une difficulté apparaît ; en effet, travailler à votre domicile ne rendra la distinction vie professionnelle / vie privée que plus difficile. Vos cocontractants auront également connaissance de votre adresse personnelle nécessairement présente sur tous les documents officiels.

Attention, en cas de location, pensez à notifier votre bailleur que vous utiliserez le logement pour votre activité.

B/ Une adresse dans un local commercial

Vous pouvez également détenir votre local ou en louer un. Sauf à ce que vous déteniez déjà ce local, le désavantage ici est un supplément de frais à prévoir, à savoir les loyers. Dès lors, pour un début d’activité, vous devez nécessairement le prendre en compte.

A noter que si vous êtes locataire du local, celui-ci sera soumis aux règles des baux commerciaux si votre activité est commerciale ou artisanale.

C/ Une adresse dans un local commun

Cette solution peut présenter plusieurs avantages notamment parce que les coûts pour une installation seul peuvent paraître importants.

Ainsi, définir votre adresse dans locaux communs tel qu’un centre d’affaire ou un incubateur permet de réduire ces frais.

D/ Faire appel à une société de domiciliation

Les sociétés de domiciliation « sont des prestataires de services à destination de tous les entrepreneurs souhaitant dissocier l’adresse de leur siège social et celle de leur véritable lieu d’activité ».

Elles permettent dès lors de bénéficier des avantages d’une adresse prestigieuse tels qu’évoqués en introduction, sans en supporter les coûts importants (loyers élevés, etc.).

Avant de faire appel à une société de domiciliation, pensez à vérifier qu’elle détient bien un agrément préfectoral obligatoire pour l’exercice de son activité.

Les sociétés de domiciliation offrent également d’autres services tels qu’une externalisation de la gestion de votre courrier et/ou de vos appels et messages en cas d’absence (idéal pour gagner en temps et donc en compétitivité). Elles peuvent également proposer la location de salles de réunion, etc.

D’autres avantages:

  • Contrairement à la domiciliation à votre adresse personnelle, votre vie privée sera protégée. Votre adresse personnelle n’apparaîtra donc pas sur vos documents ;
  • Le coût d’une société de domiciliation est en général moins important que celui de loyers commerciaux ;
  • Les contrats proposés sont adaptés et sans engagement.

Dans tous les cas, la rapidité est également de mise puisque, par ce biais, vous pouvez obtenir une attestation de domiciliation en 5 minutes.

Pensez cependant à comparer les tarifs et les services proposés par les différentes sociétés de domiciliation. Cela vous permettre de trouver celle adaptée à votre activité.

Pour plus d’informations sur les étapes à suivre afin de bien domicilier votre société, pensez à consulter un professionnel

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