Les 5 obligations réglementaires pour rédiger une facture

La facture est un document comptable, commercial et fiscal. Elle nécessite plusieurs informations obligatoires afin d’être juste sur le plan légal. Dans cet article, nous déchiffrons pour vous les informations essentielles à connaître pour être en règle.

Sommaire

I/ Qu’est-ce qu’une facture ?
II/ Quelles sont les mentions obligatoires qui doivent figurer sur les factures ?
III/ Les sanctions
IV/ Avec quels outils facturer ?

I/ Qu’est-ce qu’une facture ?

C’est un document commercial qui atteste la vente de prestations de services ou de marchandises entre un vendeur et un acheteur. Elle engage le débiteur, c’est-à-dire le client, à payer le montant à l’échéance précisée.

Mais alors, quelle différence avec un devis ?

Attention, la facture est bien différente du devis ! Un devis contient les informations précontractuelles. C’est une proposition de vente, une base de discussion, tandis que la facture atteste d’une opération commerciale validée !

Selon la législation, le devis est obligatoire lorsque le montant de la prestation dépasse 1 500 €, ou quel que soit le prix pour certains types de prestations. Quoi qu’il arrive, établir un devis rassure les clients.

La facture, quant à elle, doit être émise quand une prestation est terminée ou lorsqu’une marchandise est livrée.

Est-ce pareil de facturer un professionnel et un particulier ?

Eh bien non !

Elle est obligatoire lors d’une vente d’un produit ou d’un service entre professionnels.

Avec un particulier, cela dépend des cas. Elle est obligatoire :

  • S’il s’agit d’une vente à distance ;
  • S’il s’agit d’une vente de marchandise, elle est obligatoire uniquement si le client le demande ;
  • Enfin, s’il s’agit d’une prestation de service, une facture est obligatoire si la prestation dépasse 25€ TTC ou si le client le demande.

II/ Quelles sont les mentions obligatoires qui doivent figurer sur les factures ?

La facture doit répondre à un certain nombre d’obligations au niveau fiscal, comptable et juridique.

Des mentions sont nécessaires, et dans le cas contraire vous vous exposez à des sanctions. Ces dernières sont fixées par le Code Général des Impôts.

Voici les 5 mentions obligatoires qui doivent apparaître dans chaque facture :

  • Le nom et l’adresse des parties ;
  • La date de la vente ou de la prestation de service ;
  • La quantité et la dénomination précise des produits ou services ;
  • Le prix unitaire hors taxe et les réductions éventuellement consenties ;
  • Enfin, la date d’échéance du règlement et les pénalités en cas de retard.

NB : la mention du numéro de TVA du client reste facultative pour les opérations réalisées en France.

Également, si votre client est un professionnel, son numéro SIRET ou SIREN devra apparaître sur le document de vente.

Va-t-il y avoir des changements prochainement ?

A partir d’octobre 2019, de nouvelles mentions devront apparaître sur vos factures :

  • L’adresse de facturation des parties, si elle est différente de leur adresse ;
  • Le numéro du bon de commande, s’il a été préalablement établi par l’acheteur.

III/ Les sanctions

Si vous ne mentionnez pas toutes ces informations sur vos factures, vous vous exposez à des sanctions :

  • Pour chaque mention manquante ou fausse vous vous exposez à une amende de 15€ pour chacune des factures. Cette amende est plafonnée au ¼ de son montant.
  • Une amende de 75 000 € pour une personne physique (375 000 € pour une personne morale). Cette amende peut être doublée en cas de défaut de facturation, factures de complaisance et factures fictives.

Actuellement l’amende est pénale, et donc rarement appliquée. A partir du 1er octobre 2019, les sanctions deviendront des sanctions administratives ce qui en facilitera l’application par l’autorité chargée de la concurrence et de la répression des fraudes (DGCCRF).

IV/ Avec quels outils facturer ?

De nombreux outils de facturation en ligne existent. Attention ! Seulement quelques-uns sont certifiés loi anti-fraude à la TVA (NF 203) et vous permettent de facturer en toute légalité. En effet, si vous êtes en veille, assurez-vous bien que l’outil en question ait cette certification délivrée par l’AFNOR, car certain s’auto-proclament conformes et ne le sont pas (auxquels cas vous vous exposez aux sanctions énoncées ci-dessus).

Evoliz vous permet de créer vos factures en toute légalité en vous demandant tous les champs obligatoires. Cet outil de facturation en ligne et 100% français est certifié et vous permet d’alimenter votre gestion commerciale dans les règles de l’art.

Pour rappel, Word et Excel ne sont pas des outils de facturation conformes. Cela signifie que lors d’un contrôle fiscal, vous pouvez être sanctionné car les données ne sont pas inaltérables.

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