Congés payés : le guide de Legalvision

Tous les salariés, y compris les apprentis et les salariés des établissements publics à caractère industriel et commercial bénéficient de congés payés.

Peu importe le type de contrat (intérim, CDD ou CDI), sa durée, le temps de travail ou l’ancienneté, le salarié bénéficie de congés payés.

Les congés payés peuvent figurer au sein des contrats. Si vous souhaitez rédiger un CDI ou rédiger un CDD, Legalvision peut vous accompagner !

Sommaire

I/ Calculer les congés payés
II/ Les congés payés en pratique
III/ L’indemnité de congés payés
IV/ La rupture du contrat de travail et les congés payés
V/ Les caisses de congés payés

I/ Calculer les congés payés

A) L’acquisition des congés payés

L’ouverture des droits à congés payés n’est soumise à aucune période minimale de travail. Ainsi, chaque salarié acquiert des droits à congés dès sa prise de fonction.

A compter de son entrée en fonction, le salarié acquiert deux jours et demi ouvrables par mois de travail effectif chez le même employeur.

Les périodes d’absence ne sont donc en principe pas prises en compte pour le calcul de l’acquisition de congés payés.

A noter : l’absence du salarié ne peut avoir pour effet d’entraîner une réduction de ses droits à congés plus que proportionnelle à la durée de cette absence.

Toutefois, certaines périodes pendant lesquelles le salarié ne travaille pas à proprement parler sont également considérées comme du travail effectif. Elles doivent donc être prises en compte comme si le salarié avait travaillé.

Sont considérées comme périodes de travail effectif pour la détermination de la durée du congé :

  • Les périodes de congés payés ;
  • Mais aussi les jours fériés chômés ;
  • Et les périodes de congé de maternité, de paternité et d’accueil de l’enfant et d’adoption ;
  • La période de préavis, en cas de rupture du contrat de travail même lorsque le salarié a été dispensé de l’exécuter ;
  • Les contreparties obligatoires en repos ;
  • Enfin, les périodes, dans la limite d’une durée ininterrompue d’un an, pendant lesquelles l’exécution du contrat de travail est suspendue pour cause d’accident du travail ou de maladie professionnelle.

La durée totale du congé exigible ne peut excéder 30 jours ouvrables.

Lorsque le nombre de jours ouvrables n’est pas un nombre entier, la durée du congé est portée au nombre entier immédiatement supérieur. Si le salarié a acquis 17,5 jours en 7 mois, alors, il bénéficiera finalement de 18 jours de congés payés.

B) La période de référence d’acquisition des congés payés

La période d’acquisition des congés payés est fixée, en principe, du 1er juin de l’année précédente au 31 mai de l’année en cours.

Si un salarié est embauché en cours d’année, le point de départ de la période de référence est logiquement la date de son embauche dans l’entreprise (et non le 1er  juin).

A l’inverse, en cas de rupture du contrat de travail au cours de l’année de référence, le terme de la période de référence est non pas le 31 mai de l’année en cours, mais la date de la rupture du contrat.

II/ Les congés payés en pratique

A) La prise de congés payés

Les congés sont pris dans une période qui comprend dans tous les cas la période du 1er mai au 31 octobre de chaque année.

En vertu de son pouvoir de direction, l’employeur définit, après avis, le cas échéant, des représentants du personnel, la période de prise des congés.

Cependant, le pouvoir dont dispose l’employeur dans la fixation de la période des congés, est limité à un double titre :

  • Il doit, d’une part, respecter les limites de la période légale obligatoire, c’est-à-dire du 1er mai au 31 octobre de chaque année ;
  • Il doit, d’autre part, consulter les représentants du personnel.

Ensuite, la période de prise des congés payés doit être portée par l’employeur à la connaissance des salariés. Cette communication doit être effectuée au moins 2 mois avant l’ouverture de cette période.

Le Code du travail n’impose aucune modalité d’information spécifique.

Ainsi, selon nous, un affichage collectif aux endroits dédiés ou une note de service diffusée par messagerie électronique est suffisant.

B) L’ordre des départs en congé

L’ordre des départs en congé des salariés est fixé par accord collectif, ou, à défaut, par l’employeur.

Dans tous les cas, il en résulte qu’un salarié ne peut pas décider seul de ses dates de congés sans en référer à son employeur.

Si le salarié ne peut pas fixer unilatéralement ses dates de congés, l’employeur lui aussi est astreint à certaines contraintes. Sa décision ne peut ni être discrétionnaire, ni arbitraire.

Pour définir l’ordre des départs, l’employeur tient compte des critère suivants :

  • La situation de famille des salariés, notamment les possibilités de congés, dans le secteur privé ou la fonction publique, du conjoint ou du partenaire lié par un Pacs, ainsi que la présence au sein du foyer d’un enfant ou d’un adulte handicapé ou d’une personne âgée en perte d’autonomie ;
  • La durée de services chez l’employeur ;
  • L’activité chez un ou plusieurs autres employeurs.

Ainsi, par exemple, les conjoints et les partenaires liés par un Pacs travaillant dans une même entreprise ont droit à un congé simultané.

La situation est différente lorsque les conjoints travaillent dans des entreprises différentes. L’employeur peut tenir compte du congé du conjoint pour arrêter sa décision. Néanmoins, rien n’impose aux employeurs respectifs des époux de calquer la date des congés sur ceux du conjoint si l’entreprise ne peut s’en accommoder.

Une fois l’ordre des départs en congé arrêté, il est communiqué à chaque salarié un mois avant son départ. Ainsi, l’employeur ne peut pas modifier les dates de congé de ses salariés moins d’un mois avant le départ.

C) Le fractionnement des congés payés

En principe, les congés payés doivent être pris en deux fois : un congé principal et une 5ème semaine de congés payés.

A condition qu’il soit d’une durée au moins égale à 12 jours ouvrables, le congé principal, peut être fractionné. Mais dans ce cas, l’accord du salarié est nécessaire.

La durée du congé principal ne peut en principe excéder 24 jours ouvrables.

Cependant, il peut être dérogé individuellement à cette disposition pour les salariés qui justifient de contraintes géographiques particulières.

La faculté de fractionnement, qu’elle soit mise en œuvre par l’employeur ou demandée par le salarié implique dans tous les cas, l’accord de l’autre partie.

D) Le décompte des congés payés

Le décompte des jours de congé s’effectue en principe en jours ouvrables.

Le premier jour ouvrable de congés est le premier jour où le salarié aurait dû travailler mais qu’il n’a pas travaillé. Les jours chômés ne sont donc pas pris en compte.

Le dernier jour de congé compte pour le calcul des jours ouvrables de congé même s’il correspond à une journée non travaillée dans l’entreprise.

Exemple :

Un salarié travaillant 5 jours par semaine du lundi au vendredi s’absente :

  • Un vendredi soir pour revenir le lundi, 10 jours après, il prend 6 jours ouvrables de congé ;
  • Un jeudi soir pour revenir le lundi, 11 jours après, il prend 8 jours de congé (car les 2 samedis sont des jours ouvrables dans ce cas).

Lorsqu’un jour férié est inclus dans la période des congés, il convient de distinguer selon que ce jour férié est habituellement travaillé dans l’entreprise ou non et/ou selon qu’il tombe un jour ouvrable ou un jour de repos.

L’inclusion d’un jour férié chômé dans la période des congés a pour effet de prolonger ceux-ci d’une journée. En effet, ce jour férié n’est pas considéré comme un jour ouvrable. Toutefois, lorsque le jour férié tombe un dimanche, il reste sans influence sur le calcul du congé.

Exemple :

Un salarié est employé habituellement du mardi au samedi. Il part en congé le lundi 7 juillet et revient le mardi 5 août. Le lundi 14 juillet, bien qu’habituellement non travaillé dans l’entreprise, donne lieu à prolongation d’une journée de congé.

En pratique, si ce salarié revient travailler le mardi 5 août, il sera considéré comme ayant pris 23 jours ouvrables de congé (et non 24).

Lorsque le jour férié n’est pas chômé dans l’entreprise, il est considéré comme jour ouvrable et ne donne pas lieu à prolongation du congé.

E) Le report de congés payés

Les congés payés doivent être pris en principe pendant la période des congés sous peine d’être perdus.

Toutefois, il est possible de déroger à ce principe. En effet, les reports de congés peuvent être effectués jusqu’au 31 décembre de l’année suivant celle pendant laquelle la période de prise de ces congés a débuté.

Il arrive fréquemment que, par accord entre les parties ou dispositions conventionnelles plus favorables, les droits à congés puissent être cumulés sur plusieurs années, notamment pour les travailleurs étrangers.

III/ L’indemnité de congés payés

Pendant la période des congés, le salarié a droit à une indemnité de congés payés, destinée à compenser sa perte de salaire.

Deux modes de calcul pour l’indemnité de congés payés sont prévus.

Ainsi l’indemnité doit être :

  • égale 1/10 du salaire perçu par le salarié au cours de la période de référence (règle dite « du dixième »),
  • sans pouvoir être inférieure au salaire qu’il aurait perçu durant ses congés s’il avait travaillé (règle dite du « maintien de salaire »).

L’employeur doit, pour chaque salarié, comparer ces deux méthodes de calcul et choisir la plus favorable au salarié.

Exemple :

Un salarié a perçu 18 000 € bruts au cours de la période de référence (1 500 € par mois). S’il prend deux semaines de congés payés, les calculs sont les suivants :

Règle « du dixième » :

Le calcul du 1/10e de la rémunération brute est effectué ainsi : (18 000/10) = 1 800 € pour un congé d’une durée de 30 jours ouvrables (ou 25 jours ouvrés).

Pour une fraction de deux semaines de congés, le calcul est le suivant :

  • en jours ouvrables (soit 12 jours) : (18 000/10) x (12/30) = 720 € ;
  • en jours ouvrés (soit 10 jours) : (18 000/10) x (10/25) = 720 €.
Règle du « maintien de salaire » :

En tenant compte de l’horaire réel du mois (7 heures par jour) au cours d’un mois qui comporte 21 jours ouvrés. Le nombre réel d’heures travaillées dans le mois est fixé à 147 heures (21 x 7). Le nombre d’heures non travaillées en raison des congés payés, à 70 heures (10 x 7).

Le calcul est le suivant : 1 500 x (7×10) / (7×21) = 714,28

Le salarié perçoit le montant le plus favorable, soit 720 € pour ses 2 semaines de congés payés.

Important : les dates de congé ainsi que le montant de l’indemnité de congés payés doivent impérativement figurer sur la fiche de paie.

IV/ La rupture du contrat de travail et les congés payés

Lorsque le contrat de travail est rompu avant que le salarié ait pu faire valoir son droit à congés, l’intéressé peut prétendre à une indemnité compensatrice de congés payés.

Afin d’éviter toute confusion, un rappel terminologique est nécessaire. On parle d’indemnité de congés payés pour la somme qui est versée au salarié lorsqu’il est en vacances. Pour la somme liée à la rupture du contrat de travail on parle d’indemnité compensatrice de congés payés.

Effectivement, en cas de résiliation du contrat de travail (démission, licenciement, terme d’un CDD), le salarié doit recevoir, pour la fraction de congé dont il n’a pas bénéficié, une indemnité compensatrice de congés payés.

Comment démissionner d’un CDI ? Consultez le guide complet de Legalvision.

L’indemnité est due dès lors peu importe que cette rupture résulte du fait du salarié ou du fait de l’employeur.

Cette indemnité est due même en cas de faute lourde du salarié.

Le préavis même non effectué est considéré comme temps de travail effectif et ouvre droit à congé.

L’indemnité compensatrice de congés payés est, calculée selon les mêmes modes de calcul que l’indemnité proprement dite. L’employeur devant opter pour le mode de calcul (maintien du salaire ou règle du dixième) le plus avantageux pour le salarié (cf III)

L’indemnité compensatrice de congés payés doit être versée au jour de la rupture effective du contrat de travail. Tel est le cas lors du solde tout compte.

V/ Les caisses de congés payés

Certaines professions font l’objet de modalités particulières sur les congés payés. Dans ce cas, le service des congés est assuré par des caisses de congés payés. Les employeurs concernés ont l’obligation de s’affilier à ces caisses.

Il s’agit en pratique des professions à travail discontinu comme le spectacle, le BTP, ou les transports.

Les caisses de congés payés ont pour mission :

  • d’assurer le recouvrement des cotisations imposées aux employeurs assujettis,
  • de verser aux salariés bénéficiaires les indemnités de congés payés qui leur sont dues.

Vous avez plus d’interrogations ? N’hésitez pas à contacter Legalvision.

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