DBE-S-1, les règles à connaître pour bien le compléter

Au cours de l’immatriculation ou de la vie de votre société, vous serez amené à remplir un formulaire appelé le DBE-S-1. Il s’agit du document principal relatif au bénéficiaire effectif d’une société. En effet, depuis le 1er août 2017, les personnes morales immatriculées au RCS autres que les sociétés cotées doivent remplir ce document auprès du greffe du tribunal de commerce, afin d’identifier les personnes exerçant un contrôle effectif de la société.

Ce document doit être déposé lors :

  • de la demande d’immatriculation ;
  • ou bien au plus tard dans les quinze jours à compter de la délivrance du récépissé de dépôt de dossier de création d’entreprise. Nos juristes peuvent vous accompagnez dans la création de votre société.

Par ailleurs, un nouveau document doit être déposé dans les trente jours suivant toute modification rendant nécessaire la rectification ou le complément des informations qui y sont mentionnées.

Le dépôt de la déclaration des bénéficiaires effectifs peut être effectué en ligne sur le site  » Infogreffe ». La signature électronique peut, en effet, résulter d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec la déclaration.

Selon le nombre des bénéficiaires effectifs et la nature du contrôle exercé, le document relatif aux bénéficiaires effectifs peut comporter plusieurs feuillets:

  • DBE-S-1 : il s’agit du document principal relatif au bénéficiaire effectif d’une société. Ce formulaire est utilisé pour communiquer les informations concernant la société et le premier bénéficiaire.
  • DBE-S-2 : ce document est utilisé en cas de pluralité des bénéficiaires effectifs. En effet, il faut l’utiliser autant de fois qu’il y a de bénéficiaires effectifs.
  • DBE-S-bis : il s’agit du feuillet à joindre pour préciser les modalités de contrôle.

Dans cet article, nous nous intéresserons uniquement au DBE-S-1. En effet, la complétion de ce document peut présenter certaines difficultés. Ainsi, LegalVision vous livre un guide complet pour bien remplir le DBE-S-1.

Sommaire :

I/ DBE-S-S: informations relatives à la société
II/ DBE-S-1: informations relatives au bénéficiaire effectif
III/ DBE-S-1: autres informations

 

I/ DBE-S-1 : les informations relatives à la société déclarante

La première partie du DBE-S-1 est consacrée aux informations relatives à la société. Il s’agit de :

  • La dénomination sociale ;
  • Ensuite, le numéro unique d’identification complété par la mention RCS suivie du nom de la ville où se trouve le greffe auprès duquel elle est immatriculée ;
  • La forme juridique ;
  • Et enfin, l’adresse du siège social.

Ces informations figurent sur le Kbis de la société. Il s’agit, en effet, du seul document officiel présentant l’ensemble des informations que l’entreprise doit déclarer. Il constitue ainsi la «carte d’identité» à jour d’une société.

Vous pouvez télécharger votre Kbis à jour sur le site ‘’Infogreffe’’. Toutefois, la demande de communication d’un Kbis est payante. Son prix varie selon le mode de communication du document :

Ainsi, il faut compter :

  • 4,01 € pour un envoi par courrier ;
  • 3,53 € pour un envoi électronique ;
  • 2,82 € pour un retrait sur place au greffe.

NB : pour éviter la communication d’informations erronées, il est conseillé de se baser sur le dernier extrait à jour par rapport à toutes les modifications statutaires.

1. La dénomination sociale

La dénomination sociale correspond à l’appellation ou le nom attribué à une société, tel qu’il est précisé dans les statuts, et qui permet d’identifier celle-ci.

Pour en savoir plus sur la définition de la dénomination sociale, vous pouvez lire notre article relatif à cette thématique.

2. Le numéro unique d’identification

Le numéro unique d’identification dit SIREN est le numéro composé de 9 chiffres attribué par l’INSEE lors de l’immatriculation de la société. Ce numéro figure sur le Kbis de la société.

Attention : Si la société est en cours d’immatriculation, il n’est pas nécessaire de renseigner ce numéro.

Pour plus d’informations sur ce numéro unique d’identification, n’hésitez pas à consulter notre article « SIREN, NIC, SIRET : à quoi correspondent les codes délivrés par l’INSEE ?« .

3. La forme juridique

Elle correspond au statut juridique adopté par la société pour l’exercice de ses différentes activités. On distingue traditionnellement entre:

  • les sociétés de personnes ( SNC,SCS, SCI);
  • et les sociétés de capitaux ( SA, SAS, SCA).

Vous vous interrogez sur les différentes formes juridiques ? rendez-vous sur notre site internet où vous y trouverez toutes les explications !

4. L’adresse du siège social

Le siège social correspond au lieu précisé dans les statuts de la société, qui constitue son domicile. Il faut noter qu’en cas de transfert du siège social, il faut indiquer, dans le DBE-S-1, la nouvelle adresse de la société.

Pour une définition plus complète de ce qu’est un siège social, lisez notre article « le siège social de l’entreprise : plus qu’une simple adresse, un choix stratégique« .

II/ DBE-S-1 : informations sur le bénéficiaire effectif de la société

A) Informations sur l’identité du bénéficiaire effectif

La deuxième partie du DBE-S-1 est consacrée aux informations relatives au bénéficiaire effectif de la société. Il faut indiquer dans cette section :

  • D’abord, l’identité du bénéficiaire effectif, c’est-à-dire son nom, nom d’usage, pseudonyme, prénom;
  • Sa date et lieu de naissance ;
  • Sa nationalité ;
  • L’adresse de son domicile personnel actuel ;
  • Ensuite, les modalités du contrôle exercé sur la société ou l’entité juridique concernée ;
  • Et enfin, la date à laquelle la ou les personnes physiques sont devenues le bénéficiaire effectif de la société ou de l’entité juridique concernée.

NB: en présence d’une pluralité de bénéficiaires effectifs, il faut d’abord remplir le DBE-S-1 puis remplir le feuillet DBE-S-2 autant de fois qu’il y a de bénéficiaires. Ainsi, en présence de trois bénéficiaires effectifs, il faut remplir trois intercalaires :

  • Un DBES-1 ,
  • Et deux DBE-S-2.

B) Informations sur les modalités du contrôle exercé par le bénéficiaire effectif sur la société

La détermination des bénéficiaires effectifs se fait en suivant deux méthodes :

1. La méthode mathématique

Cette méthode permet de déterminer le ou les bénéficiaires effectifs en analysant les taux de détentions directes ou indirectes de chacun des associés/actionnaires de la société déclarante.

Selon la Code monétaire et financier, sont bénéficiaires effectifs, les personnes qui détiennent directement ou indirectement plus de 25 % du capital et/ou des droits de vote de l’entité. En présence d’associés ou d’actionnaires, de personnes morales, ce régime implique de remonter jusqu’aux personnes physiques remplissant ces critères.

Exemple :

Soit une SARL dont la capital est réparti comme suit :

  • Monsieur X détient 60 % du capital
  • La Société Y détient 30 %. Son capital est réparti comme suit : 90% détenus par Madame A et 10 % par Monsieur Z.
  • Et enfin, Madame Z détient 10 %.

Selon la loi, un bénéficiaire effectif est une personne détenant directement ou indirectement plus de 25 % du capital et/ou des droits de vote d’une société.

  • Monsieur X

Monsieur X, personne physique, détient 60 % du capital de la SARL. Il est donc un bénéficiaire effectif.

  • Madame A et Monsieur B

En ce concerne Madame A et Monsieur B, ils détiennent indirectement une partie du capital de la SARL.

Pour déterminer s’ils sont bénéficiaires effectifs, il convient de multiplier leur taux de détention du capital de la société Y par les 30 % représentant la part de la société Y dans la SARL.

– Madame A

Son taux de détention de la SARL est : 90*30/100 = 27 %> 25%. Elle est donc bénéficiaire effective de la SARL.

– Monsieur B

Son taux de détention de la SARL est : 10*30 = 3%. Il n’est donc pas un bénéficiaire effectif de la SARL.

Et enfin, en ce qui concerne Madame Z, elle n’est pas bénéficiaire effective puisqu’elle détient moins de 25 % de la SARL.

2. La méthode juridique

Par ailleurs, la loi prévoit que sont aussi considérés comme bénéficiaires effectifs ceux qui exercent, par d’autres moyens, un pouvoir de contrôle sur la société.

Il s’agit de :

  • Toute personne qui détermine en fait, par les droits de vote dont elle dispose, les décisions dans les assemblées générales de la société déclarante ;
  • Ainsi que des associés ou actionnaires disposant du pouvoir de nommer ou de révoquer la majorité des membres des organes d’administration, de direction ou de surveillance de cette société.

Dans ce cas, il faut préciser les modalités de ce contrôle (pacte d’actionnaires ou d’associés, groupe familial…) sur le feuillet DBE-S-bis, plus précisément à la section III 3 et le joindre au DBE-S-1.

Si aucune personne ne remplit les conditions prévues dans le a) et le b) du DBE-S-1, c’est le représentant qui sera indiqué comme le bénéficiaire effectif de la société déclarante. Toutefois, lorsque le représentant légal est une personne morale, le bénéficiaire effectif est, dans ce cas, le représentant, personne physique de cette personne morale.

Enfin, il faut indiquer la date à laquelle la personne est devenue bénéficiaire effectif de la société.

Exemple:

Soit la Société anonyme (B) dont le capital est réparti comme suit:

  • 25% détenu par Monsieur X avec 50 % des droits de vote ;
  • 15% détenu par Madame Y ;
  • Et enfin les 60% restant détenu par plusieurs actionnaires, sachant qu’aucun d’eux ne détient individuellement plus de 25% du capital.

Dans ce cas, Monsieur X est le bénéficiaire effectif vu qu’il détient 50% des droits de vote, droits lui permettant de déterminer les décisions dans les assemblées générales de la société (B).

NB : dans les sociétés anonymes (SA), les statuts peuvent, sous certaines conditions, accorder un droit de vote double de celui conféré aux autres actions.

III/ DBE-S-1 : autres informations

En présence d’un seul bénéficiaire effectif, il faut cocher la case « il n’existe pas de bénéficiaire effectif autre que celui mentionné dans ce document« . En revanche, en cas de pluralité de bénéficiaires, il faut cocher la deuxième case en indiquant le nombre des bénéficiaires supplémentaires.

A la fin du formulaire DBE-S-1, il faut indiquer :

  • D’abord, la date et le lieu où le formulaire a été complété;
  • Ensuite, le nom et prénom du représentant légal, suivis enfin de sa signature.

Attention : le fait de ne pas déposer au registre du commerce et des sociétés le document relatif au bénéficiaire effectif ou de déposer un document comportant des informations inexactes ou incomplètes sont sanctionnés pénalement. Cela est, en effet, puni de six mois d’emprisonnement et de 7 500 € d’amende.

Enfin, si vous souhaitez réaliser une déclaration des bénéficiaires effectifs en 24h, n’hésitez pas à consulter notre article.

Sources :

Articles :
L. 561-46 à L. 561-50 du Code monétaire et financier relatif au registre des bénéficiaires effectifs
R. 123-77 du Code de commerce relatif aux déclarations faites au RCS par voie électronique
L. 233-3 du Code de commerce sur la notion de contrôle
109 du CGI relatif au calcul de la masse des revenus distribués

Déclarez vos bénéficiaires effectifs !

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