Changer la date de clôture du premier exercice social : intérêt et modalités

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Lors de la reprise ou de la création d’une entreprise, il est intéressant de procéder au changement de date de clôture du premier exercice social. Considéré comme une donnée essentielle, l’exercice social permet de révéler l’état de santé économique de l’entreprise. En effet, il recense l’ensemble des opérations qui fondent le bilan d’une société sur son année d’activité.

En amont, la fin d’un exercice social implique :

  • de calculer les résultats annuels, les taxes et impôts ;
  • de déposer les comptes afin d’être établis et approuvés ;
  • et de procéder également à la distribution des bénéfices.

Sous forme de cycle annuel, l’exercice social dispose d’une période d’ouverture et d’une période de clôture. Le Code de commerce, prévoit une durée de 12 mois, une période dite «normale».

Néanmoins, à la création ou à la reprise d’une entreprise, il est difficile de se fier aux éléments donnés par le premier exercice. Tous les vecteurs de l’activité ne sont pas nécessairement opérationnels. C’est pourquoi, la loi offre la possibilité d’effectuer un changement de date de clôture. La durée de l’exercice social peut alors être soit supérieure soit inférieure à 12 mois.

Avant d’envisager un changement de date de clôture, il faut analyser certaines données liées à l’entreprise. Chaque entreprise dispose d’une situation différente que ce soit tant au niveau de l’objet, de la période ou de la fiscalité de son activité (I). La loi fixe certaines modalités pour encadrer ce changement (II). Une fois que toutes les questions et conditions auront été abordées, il reste à suivre la procédure liée au changement de date (III).

I/ Les éléments à considérer lors d’un changement de date de clôture 

A/ L’activité déterminante dans le changement de date de clôture

A l’exception des activités réalisant des Bénéfices Non Commerciaux (BNC), toute personne physique ou morale qui réalise des bénéfices imposés dans la catégorie des Bénéfices Commerciaux (BC) ou Bénéfices Industriels et Commerciaux (BIC) peut fixer librement une date de clôture pour son premier exercice. Précisons d’une part que cette date ne peut être variable, et d’autre part qu’il existe des conditions de fixation (voir II).

Par exclusion, cela ne concernera pas les professions libérales soumises aux BNC. Dans un tel cas de figure, la date de clôture est nécessairement fixée au 31 décembre de chaque année.

Si aucun exercice comptable n’est clos au titre de la première année civile pour les structures imposables à l’impôt sur les revenus (IR), une liasse fiscale (en fonction du statut fiscal : BNC / BIC) devra être établie afin de reprendre l’ensemble des activités qui se seront déroulées depuis le premier jour d’activité au 31 décembre de la première année.

B/ La prise en compte de la période de réalisation de l’activité d’une entreprise

Egalement, il est important pour une entreprise de prendre en compte la période de réalisation des activités dans la fixation de la date de clôture. Logiquement, on favorisera une concordance entre l’exercice comptable et le cycle d’exploitation de la société. Ainsi, les performances de l’entreprise seront davantage représentées, tant au niveau du bilan qu’à travers le compte de résultat.

Par ailleurs, en présence d’une activité impliquant la gestion de stocks, il est préférable d’établir la date de clôture lorsque la trésorerie est au plus haut et le niveau des stocks au plus bas.

C/ L’indice du point de vue de la fiscalité

D’un point de vue fiscal maintenant, la loi de finance (LF) une fois publiée peut avoir un impact majeur sur la comptabilité d’une entreprise. C’est pourquoi généralement, nombreux sont ceux qui décident d’un changement de date de clôture au 30 septembre, de telle sorte que ces derniers puissent gérer au mieux les effets d’une nouvelle LF sur leurs activités.

Dans le cas particulier des groupes intégrés d’entreprises, cette faculté relève de l’obligation. En effet, lorsqu’une nouvelle entité envisage d’intégrer un groupe d’entreprises, celle-ci ne peut bénéficier du même régime. La date de clôture de son exercice comptable doit être similaire au groupe.

D/ La période d’établissement des comptes

Enfin, un dernier point peut avoir son importance : il s’agit du recours aux experts comptables. Chaque année, les entreprises doivent procéder à l’établissement de leurs comptes et autres déclarations administratives. Certaines font le choix de recourir aux experts comptables.

Or un phénomène récurrent survient. Beaucoup d’entreprises n’ont pas suffisamment prévu la période de clôture et sont donc par défaut assujetties au 31 décembre. Par conséquent, toutes ces structures feront appel au même moment aux experts comptables. Ces derniers sont donc généralement submergés et ne peuvent prendre le temps de s’intéresser vraiment au client. Il est donc préférable de prévoir une date de clôture avancée. La prestation sera de meilleure qualité et ce, même pour un premier exercice comptable.

Le changement de la date de clôture est donc un moyen utile pour les nouvelles entreprises de rentabiliser leur comptabilité.

II/ Les modalités du changement de date de clôture

A/ Liberté de fixer la période du premier exercice comptable : aucun minimum

Hormis le cas des structures assujetties aux BNC comme dit précédemment, toutes celles assujetties aux BIC ou au BC peuvent donc fixer librement une date de clôture pour leur premier exercice social.

L’avantage étant que le premier exercice comptable n’a pas de durée minimum. Il peut ne durer que quelques jours, ou quelques mois. Sur ce sujet, rappelons à nouveau que chaque entreprise est différente et ne réalise pas la même activité. Il faut donc choisir une date cohérente.

B/ Limite : date maximum de clôture du premier exercice social

Le premier exercice ne peut en revanche excéder 24 mois. Autrement dit, la date de clôture du premier exercice ne peut être postérieure au 31 décembre de l’année suivant celle au cours laquelle la société s’est constituée. En dehors du cas du premier exercice comptable, le Code de commerce prévoit que la durée de l’exercice comptable est de 12 mois.

Concernant les structures imposables à l’impôt sur les sociétés (IS), il se peut qu’aucun bilan ne soit établi au cour de la première année d’activité. Pour les bénéfices réalisés dans la période écoulée jusqu’à date de clôture du premier exercice comptable (ou à défaut au 31 décembre de l’année suivant la création), il faudra remettre une liasse fiscale.

Enfin, la date de clôture doit être fixée de manière précise. Autrement dit, elle ne doit pas être variable. Elle peut être déterminée avant l’expiration de l’exercice en cours ou avant l’expiration d’une nouvelle date choisie.

III/ Les formalités pour procéder au changement de date de clôture du premier exercice social

A/ Changement de date de clôture du premier exercice social

Tout d’abord, une entreprise individuelle soumise aux BIC, devra simplement envoyer par courrier une demande au service des impôts dont elle dépend. Pour celles soumises aux BNC, la date est obligatoirement fixée au 31 décembre. La question du changement ne se présente pas dans ce dernier cas.

A contrario, le cas des sociétés est plus complexe. Les SARL / SAS / SNC, devront nécessairement recueillir la décision de changer et de fixer la date lors d’une assemblée générale extraordinaire (AGE). En présence d’une société unipersonnelle (EURL ou SASU), l’associé unique devra prendre la décision.

Ensuite, la décision du changement de date de clôture implique de retranscrire cette donnée dans les statuts. Les statuts doivent être certifiés conforme par le représentant légal.

Enfin, un formulaire M2 doit être rempli en amont en trois exemplaires datés et signés. On y joindra :

  • une copie de l’acte décisionnel,
  • un exemplaire des statuts mis à jour certifiés « conforme » par le représentant légal,
  • éventuellement, un pouvoir établi par le dirigeant si ce dernier ne se charge pas des formalités lui-même.

Ce dossier doit être déposé au greffe du tribunal compétent.

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