Quelles sont les formalités à réaliser pour embaucher des salariés ?

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L’embauche d’un salarié est source de stress pour les chefs d’entreprise. Après s’être questionné sur les questions à poser lors d’un entretien d’embauche, avoir réalisé l’entretien d’embauche, avoir fait une promesse d’embauche ou signé un contrat de travail avec le salarié, il est temps que ce dernier entre en fonction dans la société. Mais quelles sont les formalités à réaliser lors d’une embauche ? LegalVision fait le point sur les différentes démarches obligatoires à effectuer lorsque l’on emploie un salarié, et les impératifs spécifiques à certaines catégories de salariés. Il faut noter que vous pouvez également bénéficier d’une aide à l’embauche. N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations.

1/ La déclaration préalable à l’embauche (DPAE)

Pour toute embauche de salarié, l’employeur doit faire une déclaration préalable à l’embauche auprès de l’Urssaf. Cette déclaration d’embauche est applicable pour tout salarié qui relève du régime général de sécurité sociale. En revanche, elle n’a pas à être faite pour les stagiaires. Pour les salariés agricoles, qui dépendent de la mutualité sociale agricole (MSA) et non pas de l’Urssaf, la DPAE est également applicable, mais répond à des conditions spécifiques.

Dans des cas très particuliers, une autorisation administrative d’embauche doit être demandée avant de faire la DPAE. Par exemple en cas de CDD pour travaux particulièrement dangereux.

La déclaration préalable à l’embauche Urssaf permet d’accomplir les formalités suivantes :

  • immatriculation de l’entreprise employeur à l’Urssaf lors de la première embauche de l’entreprise ;
  • immatriculation du salarié à la CPAM (assurance maladie) ;
  • affiliation de l’employeur à l’assurance chômage ;
  • demande d’adhésion à un service de santé au travail (SST) ;
  • demande de visite médicale d’information et de prévention.

Grâce à cette déclaration, le salarié est couvert par les différentes assurances, et l’employeur également. Le DPAE est transmise par l’Urssaf à toutes les autres administrations concernées (Pôle emploi, CPAM, etc.), ce qui facilite leurs contrôles. La DPAE permet de précompter le nombre de salariés de l’entreprise dans la perspective de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).

Quelles informations indiquer dans la DPAE ? 

  • Concernant l’employeur : dénomination sociale si vous êtes une société, ou nom et prénom en cas si vous êtes en entreprise individuelle, code APE, adresse, numéros de SIREN et de SIRET, et SST compétent ;
  • Concernant le salarié : nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro de Sécurité sociale ;
  • Date et heure de l’embauche du salarié ;
  • Nature et durée du contrat de travail ;
  • En cas de prévision d’une période d’essai CDI, ou pour un CDD de minimum 6 mois, durée de cette période d’essai.

Comment faire la DPAE ?

Le document Cerfa doit être envoyé à l’Urssaf du lieu de l’établissement qui emploie le salarié. Il est toutefois préférable de la faire par voie électronique, sur net-entreprises.fr. Cela est même obligatoire pour les entreprises réalisant beaucoup de DPAE, sous peine d’avoir des pénalités.

A quel moment faire la DPAE ?

  • avant l’entrée en fonction du salarié ;
  • au plus tôt dans les 8 jours de la date prévisible d’embauche (l’entrée en fonction ou le début de la période d’essai si elle est prévue) ;
  • au maximum le dernier jour précédant l’embauche si la DPAE est envoyée par LRAR.

L’Urssaf fournit un accusé de réception de la déclaration. L’employeur doit remettre au salarié une copie de la DPAE ou l’accusé de réception.

L’employeur peut être sanctionné s’il ne fait pas la DPAE avant l’embauche ou s’il ne fournit pas les documents au salarié.

2/ La visite médicale d’embauche

D’une part, tous les salariés qui ne sont pas sur un poste à risque doivent passer une visite médicale d’information et de prévention (VIP) lors de leur embauche. Elle est l’occasion d’ouvrir un dossier médical de santé au travail. La VIP est faite par le médecin du travail ou l’un de ses collaborateurs (médecin, interne, infirmier).

Elle doit être réalisée dans les 3 mois suivant l’entrée en fonction du salarié. Cependant, sont dispensés de la visite médicale d’embauche les salariés qui en ont déjà fait une dans les 5 dernières années, sous réserve de conditions supplémentaires. Toutefois, des délais différents existent pour certains types de salariés (apprentis, travailleurs de nuit, travailleurs handicapés etc.)

D’autre part, les salariés étant sur un poste à risque doivent passer une visite médicale d’aptitude (VMA). Elle doit être faite avant l’embauche, en principe par le médecin du travail.

Les postes à risque sont par exemple ceux qui exposent le salarié à l’amiante, au plomb, aux rayonnements ionisants, à certains agents toxiques, etc. De surcroît, le médecin du travail peut à tout moment définir un poste comme étant à risque.

Les salariés à risque seront exonérés de VMA s’ils en ont déjà effectué une dans les 2 ans précédant l’embauche, sous certaines conditions.

3/ L’inscription sur le registre unique du personnel

Ensuite, tout employeur doit tenir un registre unique du personnel, quel que soit l’effectif de l’entreprise, sauf pour certains particuliers employeurs. Ce registre est obligatoire dès l’embauche du premier salarié par l’employeur.

Pour chaque salarié, il faut indiquer :

  • son nom et prénom ;
  • sa nationalité ;
  • sa date de naissance ;
  • son sexe ;
  • l’emploi occupé ;
  • sa qualification ;
  • les dates d’entrée en fonction et de sortie ;
  • éventuellement, les dates d’autorisation administratives d’embauche ou de licenciement, pour les salariés protégés par exemple.

Toutes les personnes employées dans l’entreprise doivent être inscrites. Il faut également indiquer dans une partie spécifique les nom et prénom des stagiaires et des volontaires en service civique. En outre, des mentions spéciales sont requises pour certains types de salariés (CDD et intérim, travailleur étranger, travailleur à temps partiel, jeunes travailleurs).

Le registre est tenu par établissement et non par entreprise. Il est tenu à la disposition des délégués du personnel, de l’inspecteur du travail, et des agents de contrôle de l’Urssaf. Pour faire un registre informatique, il faut consulter les délégués du personnel et transmettre le résultat de cette consultation à l’inspecteur du travail.

Les mentions doivent être mises à jour, et sont conservées pendant 5 ans après que le salarié ait quitté l’établissement. En l’absence de mention au registre unique du personnel, l’employeur est passible d’une amende de 750 euros par salarié concerné.

4/ La déclaration sociale nominative (DSN)

La DSN est une déclaration mensuelle dématérialisée des données sociales de l’entreprise. Depuis le 1er janvier 2019, elle concerne la plupart des entreprises. Elle permet d’informer toutes les assurances sociales des événements intervenus au cours du mois (maladie, maternité, modification ou rupture du contrat de travail, etc.) A terme, elle remplacera toutes les déclarations obligatoires des entreprises.

A l’heure actuelle, elle permet notamment de réaliser :

  • la déclaration unifiée de cotisations sociales (DUCS) pour la sécurité sociale, la retraite complémentaire, et la prévoyance ;
  • la déclaration annuelle des données sociales unique (DADS-U) ;
  • pour les entreprises de plus de 50 salariés, la déclaration mensuelle des mouvements de main d’oeuvre (DDMO) ;
  • l’alimentation du compte personnel de formation et du compte pénibilité.

Il faut noter que pour les entreprises crées après le 1er janvier 2018, la transmission de la DSN permet ainsi d’adhérer et d’affilier les salariés à la retraite complémentaire Agirc-Arrco.

5/ Le contrat de travail et le bulletin de paie

La formalité d’embauche la plus emblématique est bien évidemment la signature du contrat de travail.

Pour les contrats de travail à durée indéterminée (CDI), un contrat écrit n’est pas une obligation légale. Cependant, cela est fortement recommandé pour encadrer la relation de travail, et parfois exigé par les conventions collectives. Par ailleurs, s’il s’agit d’un CDI à temps partiel, il doit être écrit et contenir des mentions obligatoires.

Les contrats à durée déterminée (CDD) doivent également être conclus par écrit et contenir des informations spécifiques. De plus, la durée et le renouvellement du CDD sont limités par la loi.

Il convient également de noter que l’obligation de remise de la DPAE est réputée satisfaite si le contrat de travail mentionne l’organisme destinataire de la DPAE.

Enfin, l’employeur doit impérativement remettre au salarié un bulletin de paie lors du paiement du salaire. Le bulletin de paie doit être transmis régulièrement, sous peine d’amende. Il doit également contenir un certain nombre de mentions indispensables, comme le montant de la rémunération brute ou les taux de cotisations sociales. En principe, il est désormais remis sous forme dématérialisée, sauf opposition du salarié. L’employeur doit en conserver une copie pendant 5 ans.

6/ Le document unique d’évaluation des risques (DUER)

Tout chef d’entreprise, dès qu’il embauche des salariés, doit établir un document d’évaluation des risques pour la santé et la sécurité des salariés dans l’entreprise. Le DUER contient un inventaire des risques pour chaque unité de travail et les moyens envisagés pour prévenir ces risques. L’absence de DUER est punie d’une amende de 1500 euros.

Le DUER doit être mis à jour chaque année au minimum, sauf pour les très petites entreprises (TPE). De plus, il faut le mettre à jour pour chaque décision d’aménagement important et lors de l’apparition de nouveaux risques.

Enfin, il doit être mis à la disposition des salariés, des représentants du personnel et du médecin du travail.

7/ Les formalités propres à certains types de salariés

Tout d’abord, embaucher un premier salarié implique une formalité d’embauche spécifique. Ainsi, l’embauche d’un premier salarié par l’entreprise doit être déclarée à l’inspection du travail par LRAR, sous peine d’amende. Cette déclaration est également obligatoire si une entreprise embauche à nouveau alors qu’elle n’avait plus de salariés pendant 6 mois.

Ensuite, embaucher un salarié étranger implique de nombreuses obligations. L’employeur doit notamment s’assurer que le salarié dispose d’un titre de séjour et d’une autorisation de travail. De plus, pour embaucher un étranger, dans certains cas, il devra s’acquitter d’une taxe auprès de l’Office français de l’immigration et de l’intégration (OFII).

Enfin, embaucher un travailleur handicapé entraîne parfois des démarches particulières. En effet, les entreprises de 20 salariés ou plus ont l’obligation d’employer des travailleurs handicapés à hauteur de 6% de leur effectif. A défaut, elles doivent payer une contribution à l’Agefiph. Dans ce cadre, chaque année avant le 1er mars, ces entreprises doivent transmettre une déclaration obligatoire d’emploi des travailleurs handicapés (DOETH). D’après la loi Avenir professionnel, à compter de 2020, cette déclaration sera intégrée à la DSN.

8/ Les modalités de simplification de la déclaration d’embauche

Plusieurs dispositifs facultatifs permettent de simplifier les formalités d’embauche des salariés.

En premier lieu, le Tese (titre emploi service entreprise) permet de réaliser plusieurs formalités via une seule plateforme. Auparavant, l’option était réservée aux entreprises de moins de 20 salariés. Désormais, depuis le 1er janvier 2019, le dispositif est ouvert à toutes les entreprises.

Par le TESE, l’employeur effectue d’un seul coup toutes ces démarches :

  • déclaration préalable à l’embauche ;
  • rédaction du contrat de travail : en remplissant le volet relatif à l’identification du salarié, un contrat de travail est généré automatiquement ;
  • convocation à la visite d’embauche du SST ;
  • déclaration et paiement des cotisations sociales ;
  • création et remise du bulletin de paie ;
  • transmission de la DSN ;
  • prélèvement de l’impôt à la source.

De plus, le Cesu (chèque emploi service universel) existe pour certaines embauches par les particuliers employeurs, et le CEA (chèque emploi associatif) simplifie les embauches par les associations. Ces deux dispositifs permettent de rassembler plusieurs formalités administratives, comme le Tese, mais ce sont également des moyens de paiement du salarié.

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