Comment faire un déménagement d’entreprise ? Le point sur ce qu’il faut prévoir

Le déménagement d’entreprise est un acte qui doit être bien réfléchi. Vous avez créé votre entreprise mais vous souhaitez maintenant déménager ? Plusieurs motivations peuvent mener votre entreprise à déménager. La raison du déménagement peut être que vous déménagez vous-même, sachant que votre entreprise est située à votre domicile. Il se peut aussi que vous pensiez trouver une meilleur clientèle dans une nouvelle région. La question qui se pose alors est la suivante : comment réaliser votre déménagement d’entreprise ?

Il faudra prendre la décision du déménagement, puis trouver une société de déménagement. Les salariés devront être consultés et le bail commercial devra être résilié. Ensuite, vous devrez réaliser diverses formalités auprès du greffe du tribunal de commerce.

I/ Prendre la décision du déménagement d’entreprise

Le déménagement peut résulter :

En ce qui concerne le transfert de siège social, cela correspond à une modification des statuts, donc à une Assemblée Générale Extraordinaire (AGE). Il faudra donc convoquer les associés. Les associés devront voter le transfert de siège social à la majorité qualifiée. Cette majorité sera différente selon que vous avez créé une SARL, une SAS ou une SCI.

En ce qui concerne le changement d’établissement secondaire, dans la plupart des cas l’établissement secondaire n’est pas mentionné dans les statuts. La décision de transfert appartiendra au gérant et non à l’assemblée des associés (sauf mention contraire dans les statuts). Il n’y aura donc pas de condition de majorité.

II/ Trouver une société de déménagement

Comment organiser un déménagement d’entreprise ? Il faudra que vous trouviez une société de déménagement. La question étant : comment bien choisir sa société de déménagement? Il faudra tout d’abord faire un « check list » pour le déménagement d’entreprise. Ainsi, le coût de la société dépendra de plusieurs facteurs :

  • la distance entre les deux établissements ;
  • l’accès au logement de départ et d’arrivée (plus les rues seront étroites plus le déménagement coûtera cher) ;
  • le nombre de biens à déménager et leurs volumes ;
  • La date du déménagement : la haute saison (mai à septembre) sera plus chère que la basse saison. Préférez également les déménagement en semaine et non le week-end. Ne choisissez pas non plus le dernier et le premier jour du mois ;
  • Les services offerts : en effet, des sociétés de déménagement proposent des entrepôts pour garder temporairement vos biens jusqu’à la mise à disposition de votre nouveau logement.

Pour vous assurer de la qualité de la société de déménagement, préférez les sociétés respectant les normes  ISO 9001ISO 14001 ou la certification OEA.

Vous pouvez aussi choisir plusieurs options : l’option économique, l’option standard, l’option intermédiaire ou l’option « clé en main ». Ces différentes options correspondent à des prestations différentes. Ainsi, soit la société ne s’occupera que du transport, ou bien elle pourra s’occuper de tout (y compris de l’emballage, du démontage et du montage des meubles). Le coût du déménagement dépendra de l’option choisie.

III/ Déménagement d’une entreprise et information des salariés

A) Déménagement d’entreprise : la consultation des salariés

Lorsque vous souhaitez faire un déménagement d’entreprise, il faudra penser à en parler à vos salariés. En effet, le déménagement d’entreprise pourra avoir un très grand impact sur eux. Ainsi, leur lieu de travail pourra être plus éloigné de leur habitation. Par conséquent, au vu de l’impact sur leurs conditions de travail, les salariés doivent être informés du déménagement.

De plus, le Comité social et économique (CSE) devra être consulté sur le déménagement dans les entreprises de plus de 11 salariés.

B) Déménagement d’entreprise : les salariés peuvent-ils s’y opposer ?

Les salariés ne pourront jamais s’opposer au déménagement dans deux cas.

  • Si le salarié a une clause de mobilité ;
  • Si l’entreprise déménage mais reste dans le même secteur géographique.

La notion de secteur géographique n’est pas précisée par la loi, mais on estime qu’un déplacement dans la même ville ou dans un périmètre de 10 kms est un déménagement dans le même secteur géographique.

Si le déménagement est en dehors du secteur géographique de l’ancien établissement, alors le déménagement correspond à une modification du contrat de travail. Votre employeur devra donc renégocier votre contrat de travail s’il souhaite effectuer le déménagement.

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IV/ Résilier et signer un nouveau bail commercial

Si vous êtes propriétaire de l’immeuble dans lequel vous exploitez votre fonds de commerce, vous pouvez directement passer à la prochaine étape. En revanche, si vous exploitez votre fonds de commerce dans un immeuble qui vous est loué, dans ce cas il faudra procéder à la résiliation du bail commercial. Cette étape peut prendre beaucoup de temps et doit être pensée à l’avance.

A) La résiliation du bail commercial

Le bail commercial est signé pour une période de 9 ans. En principe, vous ne pourrez résilier votre bail qu’à chaque période triennale. C’est à dire tous les 3 ans. Si vous ne souhaitez pas attendre, vous pourrez toujours demander au bailleur s’il accepte de faire une résiliation anticipée, mais il faudra obtenir son accord. Si le bailleur ne souhaite pas résilier le bail, vous devrez attendre que la période triennale soit écoulée.

En ce qui concerne la procédure, le congé devra être donné avec un préavis de 6 mois. Vous devrez adresser le congé par acte d’huissier ou par lettre recommandée avec avis de réception.

L’autre solution pourra résulter du fait de faire une cession de droit au bail. Mais pour cela, il faudra que vous cédiez aussi votre fonds de commerce. Si c’est le cas, le bailleur ne pourra pas refuser la cession de votre droit au bail.

B) La signature d’un nouveau bail

Il faut être conscient que lorsque vous signerez un nouveau bail commercial, il le sera pour une durée de 9 ans minimum. Il faudra faire attention aux différents frais :

  • Un « pas de porte », c’est-à-dire une somme d’argent supplémentaire qui correspondra à un complément de loyer ou à une indemnité. Il est fréquemment exigé.
  • Un dépôt de garantie, ce dépôt n’est pas obligatoire mais il est souvent demandé.
  • Les loyers.

A partir de la signature du bail, vous ne pourrez le résilier que 3 ans après la signature.

V/ Les formalités auprès du greffe

Une fois que vous avez décidé du transfert de siège social, il faudra réaliser certaines formalités. Il faudra faire une publication dans un journal d’annonces légales (JAL), puis déposer l’entier dossier au greffe. Nous allons ainsi voir les coûts et formalités du transfert de siège social.

A) La rédaction de l’annonce légale.

Nous allons voir comment publier une annonce légale ?

Ainsi, les mentions obligatoires sont les suivantes :

  • la date de transfert du siège social ;
  • la forme juridique (SARL, SAS, SCI, etc.) ;
  • le montant du capital social ;
  • si le capital est variable le montant minimum du capital et le montant maximum ;
  • l’adresse de l’ancien siège social et l’adresse du nouveau siège social ;
  • le numéro SIREN et la ville du greffe compétent.

Le transfert du siège social peut être dans le même ressort ou hors ressort. En général, le ressort correspond au département du siège social. Si vous souhaitez être certain du ressort dans lequel se trouve votre siège social, vous pouvez écrire le nom de la ville de votre siège social ici.

Notez bien : Si vous souhaitez faire un transfert de siège social hors ressort, il faudra faire 2 annonces légales. Ainsi, la première annonce légale devra être publiée dans un JAL dans le ressort de l’ancien siège social. Enfin, la deuxième annonce légale sera publiée dans un JAL dans le ressort du nouveau siège social. Cela vous coûtera donc 2 fois plus cher.

Le prix de l’annonce légale sera :

  • Aux alentours de 150€ pour un transfert de siège dans le même ressort.
  • Aux alentours de 300€ pour un transfert de siège hors ressort.

B) Le dépôt du dossier au greffe.

Pour un transfert de siège dans le même ressort, il faudra déposer au greffe :

  • Un PV de transfert de siège social signé et daté.
  • Les statuts modifiés certifié conforme.
  • 1 pouvoir si vous faites réaliser cette formalité par une société spécialement dédiée aux formalités juridiques.
  • Un extrait d’annonce légale du transfert de siège.
  • Un justificatif de jouissance des locaux (copie du bail commercial ou du titre de propriété, contrat de domiciliation etc).
  • Un formulaire m2 dûment complété. Vous pourrez trouver un guide complet pour remplir le formulaire m2 ici.

Pour un transfert de siège hors ressort, il faudra ajouter :

  • L’annonce légale du transfert de siège dans le ressort de l’ancien siège social.
  • L’annonce légale du transfert de siège dans le ressort du nouveau siège social.
  • 1 liste des sièges sociaux antérieurs signée par le représentant légal.

Le coût des frais de greffe est différent selon les situations. Il sera de 195,38€ en cas de transfert dans le ressort et de 230,36€ en cas de transfert de siège hors ressort.

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