Comment digitaliser sa comptabilité ?

Le poids des tâches administratives

Dans les petites structures qui évoluent rapidement, telles que les autoentreprises, les startups ou les TPE, l’opérationnel est la priorité. Malheureusement, les tâches administratives représentent souvent des freins à la croissance. Longues et fastidieuses, elles peuvent parfois être réalisées par des petites mains, mais ce sont bien les gérants qui en ont la charge dans la plupart des cas. De nombreuses études révèlent que les TPE et les PME (soit 99% des entreprises françaises) consacrent plus d’un tiers de leur temps de travail à traiter des tâches administratives. Gestion des fiches de paie, rédaction des contrats, comptabilité… la liste est longue. Cependant, cette dernière – la comptabilité – se distingue comme l’une des obligations les plus pesantes puisqu’elle représente, à elle seule, 30% du temps passé sur les tâches administratives.

Heureusement, de très nombreuses solutions d’automatisation ont été développées ces dernières années, accélérées par la démocratisation de l’intelligence artificielle – l’une des plus grandes tendance technologique actuelle. Parmi ces indénombrables outils, IPaidThat se démarque en automatisant une partie de la comptabilité, celle dont doit souvent s’occuper le gérant. En effet, grâce à des algorithmes intelligents, le logiciel va collecter les factures fournisseurs et les associer aux opérations bancaires, mais aussi se charger de la gestion des notes de frais. Et tout cela, en quelques clics…

Collecter et saisir automatiquement ses factures fournisseurs

L’outil IPaidThat retrouve toutes les factures fournisseurs, puis les importe et les saisie. Il procède de deux manières en fonction de l’envoi des factures :

  • Premier cas de figure : le fournisseur a envoyé sa facture par email
  • Deuxième cas de figure : le fournisseur a mis en ligne sa facture sur son site web

Dans le premier cas de figure, c’est grâce à un simple « Gmail connect », que IPaidThat va détecter tous les messages comportant des factures dans les boites mail professionnelles, puis importer les documents au format PDF. Dans le même temps, si certaines factures sont uniquement disponibles sur les sites web des fournisseurs, IPaidThat va se connecter automatiquement sur les espaces clients afin de les récupérer, avant de les importer de la même manière que les factures arrivant par mail.

Quelques secondes après avoir configurer son compte, on retrouve donc toutes ses factures sur une même plateforme. Une fois que celles-ci sont importées, l’outil extrait les informations essentielles à la comptabilité telles que la date, le fournisseur, le montant, la TVA…etc.

Rapprocher ses transactions bancaires et ses factures automatiquement

Une fois les factures collectées et saisies, IPaidThat propose de connecter sa banque via l’API « Bankin’ », afin d’extraire les lignes des transactions bancaires. Automatiquement, ces dernières vont matcher avec les factures. Mais il peut arriver qu’une opération bancaire n’ai pas facture, parce qu’elle n’a pas été fournie, par exemple. Dans ce cas-là, une notification est reçue afin de relancer le fournisseur. Et cela fonctionne également dans l’autre sens : si une facture n’a pas de transaction bancaire associée, un rappel est envoyé afin de régler la facture.

Gérer facilement ses notes de frais

Enfin, pour éviter de s’encombrer de tickets et de reçus, IPaidThat a développé une application permettant de les prendre en photo, puis de les jeter. En effet, une fois la photo prise, elle est importée sur la plateforme et, comme pour les factures, les données essentielles sont extraites. Parallèlement, le gérant est informé des mouvements et peut voir en direct quels salariés doivent être remboursé pour les dépenses avancées.

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