Qu’est ce qu’une attestation d’hébergement de société ?

Attestation d’hébergement société :

L’attestation d’hébergement est une lettre dans laquelle le propriétaire ou le locataire des lieux certifie qu’il héberge un tiers à son domicile. Elle est parfois appelée déclaration ou certificat d’hébergement.

Une attestation d’hébergement société est donc la lettre par laquelle une personne atteste qu’une société à son siège social établi à une adresse définie dans cette attestation.

Lors de la création de votre entreprise, vous pouvez choisir d’établir votre siège social dans un local commercial ou dans le siège social d’une autre entreprise. Ou encore au domicile d’un tiers, pouvant être un membre de votre famille qui vous héberge à titre gratuit. Plus simplement, en tant que gérant de votre société, vous pouvez établir votre siège social à votre propre domicile. Cette dernière option n’est possible que pour le gérant. En effet, les associés ne disposent pas de cette faculté. S’agissant de l’établissement du siège social au domicile du gérant. Cette possibilité peut être limitée à 5 ans si le bail, la copropriété ou les règles d’urbanisme l’interdisent.

Cet article vous apporte donc des précisions quand à la notion d’attestation d’hébergement société.

La nécessité d’une attestation d’hébergement société :

Dans quel contexte utilisé cette attestation d’hébergement société ?

Afin de créer une entreprise, vous devez procéder à l’immatriculation de votre société au Registre du commerce et des sociétés. En effet, lors de cette immatriculation vous devez être en mesure de fournir des documents obligatoires. A défaut de les présenter, l’immatriculation ne pourra pas être finalisée. Par voie de conséquence, vous n’obtiendrez pas l’extrait Kbis, qui sert de carte d’identité à toute entreprise.

Parmi les documents obligatoires que vous devez fournir, se trouve le justificatif de siège social. En outre, le siège social fait partie intégrante d’une société puisqu’il s’agit de l’adresse de cette dernière, et de son établissement principal. Au-delà de la notion d’adresse administrative comme on peut le comprendre, le siège social a un intérêt juridique. En effet, c’est lui qui va déterminer la nationalité de la société ainsi que les tribunaux compétents qui pourront intervenir dans la vie de l’entreprise.

Autrement dit, le siège social est obligatoirement fixé dans les statuts. C’est donc l’adresse officielle qui figurera sur votre Kbis et qui devra être mentionnée sur toutes vos factures et courriers.

L’attestation d’hébergement société permet donc de justifier l’adresse de votre siège social et que vous occupez légalement les lieux.

Dans quel cas pouvez-vous utiliser cette attestation ?

Une alternative au défaut de possession d’un justificatif de domicile à son nom :

Lors du choix du local de votre siège social, plusieurs options s’offrent à vous et pour lesquelles vous aurez besoin de cette attestation :

  • Le siège social est établi chez un tiers, un membre de la famille vous héberge à titre gratuit.
  • Le siège social est établi dans votre domicile : justificatif de domicile à votre nom et une attestation d’hébergement, afin d’éviter tout refus du greffe.

Lorsque vous choisissez d’établir votre siège social chez un tiers, vos parents par exemple, il vous faudra une telle attestation. En effet, puisque vous n’avez pas de justificatif de domicile à votre nom, vous aurez besoin d’une attestation d’hébergement de ces derniers. L’hébergeur devra signer le document.

La déclaration d’hébergement permet d’identifier les parties et définir la nature de la mise à disposition. En effet, c’est une déclaration légitime de la capacité de disposer du domicile, objet de la déclaration, pour y exercer son activité.

Comment remplir une attestation d’hébergement ? L’attestation d’hébergement entreprise comporte plusieurs mentions obligatoires :

  • L’identité de l’hébergeur,
  • Les informations concernant votre société,
  • L’adresse complète du domicile,
  • Une déclaration sur l’honneur de l’hébergeur attestant que vous résidez bien à son domicile à titre gratuit,
  • La signature de l’hébergeur.

A cette lettre vous pouvez annexer :

  • Un justificatif de domicile de moins de 3 mois. Exemple : une facture EDF, gaz, ou une quittance de loyer.

Les quelques cas où il n’est pas possible de fixer le siège social à domicile :

Dans certaines hypothèses, vous n’aurez pas la possibilité de fixer le siège social à domicile. Si les activités impliquent une clientèle, ou si elles nécessitent un stockage de marchandises. Dans ces deux situations, vous devrez avoir un local spécifique.

La procédure à suivre lors du changement d’adresse de siège social :

La décision de transférer le siège social doit faire l’objet d’une décision collective des associés. En effet, le transfert du siège social doit être décidé lors d’une assemblée générale extraordinaire (AGE) des associés. Les résolutions adoptées devront apparaître dans le procès-verbal de transfert de siège social. A l’ordre du jour de l’assemblée générale devront figurer le transfert de siège social et la modification des statuts.

Les associés devront se prononcer sur le transfert du siège, en procédant à un vote. Il faudra alors modifier l’article mentionnant l’ancienne adresse du siège social. Le gérant ou tout porteur d’un original ou d’une copie de ce procès-verbal de transfert de siège social pour accomplir toute les formalités nécessaires.

S’agissant de la SAS, le procès-verbal de transfert de siège social SAS n’est pas systématiquement établi, la loi n’imposant aucune décision collective. Conformément aux statuts, le Président de la SAS ou tout autre organe ayant pris la décision, peut être le seul à décider de ce transfert. En effet, il n’y a pas de nécessité de convoquer une assemblée générale extraordinaire.

Il faudra ensuite déposer un dossier de transfert de siège social auprès du Centre des formalités d’entreprise ou du greffe du tribunal de commerce dans le nouveau ressort.

Par ailleurs, le transfert de siège social suppose une publication dans un journal d’annonces légales. Dans l’hypothèse où vous transférez le siège social dans un autre département il faudra procéder à deux publications. Une publication dans le département de l’ancienne adresse du siège social, et une autre publication dans le nouveau ressort.

Un petit résumé :

Une création d’entreprise suppose un siège social. Ce siège social peut soit être un local commercial, soit être fixé à votre domicile ou chez un proche. Peu importe la location du siège social. Vous devez toujours justifier l’adresse auprès du greffe afin de prouver que vous occupez légalement les lieux. En effet, ce justificatif de domicile doit être fourni lors de la création de votre entreprise, mais également à chaque fois que vous procéderez au transfert de votre siège social.

Seul le gérant est en mesure de fixer le siège social à son domicile, les associés ne disposent pas de cette option.

Enfin, tout transfert de siège suppose une modification statutaire. Il faut alors déclarer la modification grâce au formulaire M2. Ce formulaire devra être remis au centre des formalités compétent ou auprès du greffe du tribunal de commerce. Ce formulaire devra être accompagné de pièce justificatives, à défaut votre demande sera rejetée par le greffe. Les documents à fournir sont les suivants :

  • Un exemplaire signés par tous les associés des statuts mis à jour,
  • Un exemplaire du PV de l’assemblée générale extraordinaire décidant du transfert du siège social, certifié conforme par le représentant légal.

 

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