L’obligation de fournir un document relatif au bénéficiaire effectif

Qu’est ce que le document relatif au bénéficiaire effectif ?

Ce document relatif au bénéficiaire effectif doit faire l’objet d’un dépôt au registre des bénéficiaires effectifs InfoGreffe. En effet, depuis une ordonnance du 1er décembre 2016 portant sur la lutte contre le blanchiment d’argent, une nouvelle obligation a été mise à la charge des sociétés. Autrement dit, le document relatif aux bénéficiaires effectifs d’une société est une obligation à la charge des sociétés commerciales, civiles, et également des groupements d’intérêt économique, tenues de s’immatriculer au Registre du commerce et des sociétés. Par ailleurs, on ajoute toutes les sociétés commerciales étrangères (siège hors UE) ayant un établissement en France. Les sociétés se doivent donc de procéder à la déclaration de bénéficiaire effectif. 

Afin de tendre à une transparence, il est nécessaire d’identifier des bénéficiaires. A la lecture de l‘article L 561-2-2 du Code monétaire et financier, le bénéficiaire s’entend comme la ou les personnes physiques :

  • Soit, qui contrôlent en dernier lieu, directement ou indirectement, le client ;
  • Soit pour laquelle une opération est exécutée ou une activité exercée.

Quelles sont les personnes concernées par la déclaration de bénéficiaire effectif ?

Un Décret n°2018-284 du 18 avril 2018, pris en application de l’ordonnance du 1er décembre 2016, vient déterminer la mise en oeuvre de ce dispositif. En effet, ce décret apporte également des précisions quant à la notion de bénéficiaire effectif.

En effet, s’agissant du bénéficiaire effectif, cette personne est identifiée selon deux critères :

  • Une personne possédant, directement ou indirectement, plus de 25% du capital ou des droits de vote, à défaut ;
  • Une personne exerçant, par tout moyen, un pouvoir de contrôle sur les organes de gestion, d’administration, de direction de la société ou sur l’assemblée générale.

Par ailleurs, le Décret vient confirmer la pratique établie par le greffe consistant à déclarer le représentant légal de l’entité déclarante (ou, s’il s’agit d’une personne morale, la ou les personnes physiques le représentant légalement) en cas d’impossibilité de déterminer le bénéficiaire effectif en application des critères applicables.

Les informations relatives au registre des bénéficiaires effectifs :

Il faut procéder à l’identification de l’entreprise c’est-à-dire que plusieurs informations relatives à la société doivent être fournies. Les informations obligatoires sont les suivantes :

  • Dénomination sociale,
  • Forme juridique,
  • Adresse du siège sociale,
  • Numéro SIREN,
  • Mention du Registre du commerce et des sociétés du greffe du lieu où l’entreprise à son siège social.

S’agissant des mentions relatives au bénéficiaire effectif, il faut rassembler des informations telles que :

  • Nom, date et lieu de naissance,
  • Adresse personnelle,
  • Modalité de contrôle exercé sur la société,
  • Date à laquelle la ou les personnes physiques sont devenues les bénéficiaires effectifs.

Cependant, ce registre est non public, il y a donc une nécessité de constituer un dossier auprès d’Infogreffe :

  • Formulaire d’une demande d’accès au registre des bénéficiaires effectifs,
  • Une lettre d’accompagnement de la demande d’accès au registre des bénéficiaires effectifs,
  • La photocopie d’une pièce d’identité du signataire

De plus, seules 4 catégories de personnes peuvent avoir accès aux informations transmises au greffe à l’occasion du dépôt de la déclaration relative au bénéficiaire effectif :

  • Le dirigeant de la société concernée,
  • Les personnes habilitées ou autorisées par la législation,
  • Les entités assujetties à la lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme,
  • Ainsi que toute personne justifiant d’un intérêt légitime et autorisée par le juge commis à la surveillance du registre auprès duquel est immatriculée l’entité. A peine d’irrecevabilité, il faut fournir « l’objet et le fondement de la demande, ainsi que l’indication des pièces sur lesquelles elle est fondée »

Les modalités de dépôt du document relatif au bénéficiaire effectif :

Depuis le 1er avril 2018, si la déclaration de bénéficiaires effectifs n’a pas été déposée au registre des bénéficiaires effectifs Infogreffe, il y aura une infraction à la législation. En effet, les dirigeants et les sociétés pourront encourir six mois d’emprisonnement et une amende de 7.500 euros, voire jusque 37.500 euros pour les personnes morales.

De plus, des peines complémentaires sont prévues pour les personnes physiques telles que l’interdiction de gérer, la privation partielle des droits civils et civiques et pour les personnes morales des peines telles que la dissolution, le placement sous surveillance judiciaire, la fermeture, l’exclusion des marchés publics.

Les sociétés créées avant le 1er aout 2017 avaient donc jusqu’au 1er avril 2018 pour déclarer leurs bénéficiaires effectifs au greffe du tribunal de commerce du lieu où le siège social de l’entreprise est établi. Le dépôt s’effectue auprès du greffe du tribunal de commerce du siège social, dépôt daté et signé en original. Par ailleurs, il est possible d’effectuer la formalité sur internet.

Par ailleurs, le document relatif au bénéficiaire effectif doit être déposé au greffe lors d’une demande d’immatriculation au RCS. De plus, le délai est de 15 jours, au plus tard, à compter de la délivrance du récépissé de dépôt de dossier de création d’entreprise.

Le coût de déclaration bénéficiaire effectif : 

Pour le 1er dépôt pour une société immatriculée au RCS à compter du 01 août 2017 : 23,62 € TTC. S’agissant du 1er dépôt pour une société immatriculée au RCS avant le 01 août 2017  : 54,42 € TTC.

Quant au dépôt modifiant et remplaçant un précédent dépôt : 46,41 € TTC.

La dépôt suppose :

  • Le document relatif au bénéficiaire effectif d’une société, c’est le document DBE-S-1. Il s’agit de détailler les informations relatives à la société déclarante et au bénéficiaire (précités ci-dessus). De plus, il faut faire figurer la date à laquelle la personne est devenue bénéficiaire.
  • Un document annexe relatif à un autre bénéficiaire effectif d’une société, c’est le document DBE-S-2. Ce document reprend les mêmes informations que le DBE-S-1 et permet de rajouter d’autres bénéficiaires. Un document par personne.
  • Un feuillet joint ou intercalaire relatif au bénéficiaire effectif d’une société à adjoindre en cas de contrôle indirect ou de pouvoir coercitif sur les organes de gestion, d’administration ou de direction de la société. Il s’agit, tout d’abord, d’un rappel de la société déclarante et du bénéficiaire effectif mais également des modalités du contrôle exercé par le bénéficiaire effectif. Il faut donc décrire le pouvoir coercitif du bénéficiaire effectif.

Dépôt du document relatif aux bénéficiaires effectifs, et après ?

Le registre des bénéfices effectifs doit impérativement être tenu à jour. En effet, la loi prévoit une mise à jour obligatoire de ce registre. Autrement dit, si changement il y a, modification du registre il y aura. Un nouveau document doit donc être déposé dans les 30 jours suivant tout fait ou acte rendant nécessaire la rectification ou le complément des informations qui y sont mentionnées.

Ce nouveau document relatif au bénéficiaire effectif complet doit reprendre les informations sur la société déclarante et le bénéficiaire effectif doit être déposé dans les cas principaux suivants :

  1. Changement concernant la société déclarante : changement de dénomination sociale, de forme juridique, de siège social.
  2. Changement concernant le bénéficiaire effectif précédemment déclaré :
    • Personne physique devenant bénéficiaire effectif ou perdant cette qualité ;
    • Changement d’un ou plusieurs représentants légaux (lorsqu’ils ont déclaré qu’ils étaient bénéficiaires effectifs) ;
    • Changement de l’adresse personnelle ou du nom d’usage d’un bénéficiaire effectif ;
    • Modification des modalités du contrôle exercé par le bénéficiaire effectif sur la société déclarante.

 

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