Le registre VTC : toutes les démarches

Vous ne savez pas quelles sont les démarches à effectuer au registre VTC ? LegalVision vous explique tout !

Ces dernières années, le métier de chauffeur VTC a acquis une grande popularité. Ce dernier a en effet commencé à véritablement concurrencer celui de taxi. Selon les statistiques, le ministère des Transports a enregistré 25 959 chauffeurs de VTC au 1er février 2018, dont 19 031, rien qu’en Île-de-France. Il faut néanmoins noter que pour exercer cette activité, l’inscription au registre VTC en ligne est obligatoire. L’enregistrement VTC doit également faire l’objet d’un renouvellement tous les 5 ans. LegalVision vous fait alors découvrir dans cette rubrique tout ce qu’il convient de savoir sur le registre des exploitants de VTC.

Sommaire : 

I/ Procédure de l’inscription au registre VTC
II/ Modification des informations au registre VTC
III/ La nouvelle signalétique VTC
IV/ Le Macaron VTC

I/ Procédure de l’inscription au registre VTC

A) Inscription registre VTC : une démarche uniquement en ligne

D’après les articles R.3122-1 et R. 3122-10 du code des transports, l’inscription au registre des VTC ne s’opère que par voie électronique. Autrement dit, il faut passer directement par le site dédié à cet effet. Cette méthode a été adoptée pour des raisons pratiques. En effet si les démarches devaient être effectuées par envoie de document papier, les délais de traitement seraient bien trop long.

Ce Service permet aux exploitants de renseigner en ligne toutes les démarches de gestion de leur dossier, de l’inscription, jusqu’à la demande de cessation d’activité. Le site fournit également un service de porte-feuille documentaire qui permet de conserver l’ensemble des échanges entre l’administration et l’exploitant.

Cette formalité concerne en tout cas les personnes physiques ou morales établies en France. Il en va de même pour les personnes ressortissantes de l’espace économique européen qui souhaitent exercer cette activité en France.

B) Les pièces justificatives nécessaires à l’inscription au registre VTC

Il va sans dire que l’enregistrement au registre des exploitants de VTC nécessite la présentation de plusieurs justificatifs. À savoir :

  • Une copie du justificatif de l’immatriculation de l’entreprise (extrait Kbis ou répertoire SIREN)
  • Une attestation d’assurance couvrant la responsabilité civile professionnelle (suivant l’article L. 3120-4 du code des transports). Il ne s’agit pas de l’assurance du véhicule mais bien d’une assurance spécifique que vous devez souscrire auprès de votre assureur. Plus précisément il devra fournir une attestation mentionnant que vous êtes assuré pour le risque lié à votre activité professionnelle de transport de personnes à titre onéreux.
  • Une copie recto verso de la carte professionnelle pour chaque conducteur
  • Une copie de la carte grise ou du certificat d’immatriculation pour chaque véhicule utilisé en tant que VTC
  • Un justificatif de la garantie financière pour chaque VTC utilisé régulièrement c’est-à-dire hors évènement exceptionnel (salon, foire, etc.). Il faut compter ainsi 1 500 € pour chaque véhicule.

Bon à savoir

Inutile de payer la garantie financière si :

  • L’exploitant du VTC en est également le propriétaire du véhicule qu’il utilise dans le cadre de son activité
  • Le véhicule fait l’objet d’une location de longue durée de plus 6 mois

De manière plus atypique, le véhicule peut faire l’objet d’un crédit-bail aussi appelé contrat de leasing

Enfin, si le véhicule a déjà donné lieu à une justification de capacité financière, l’exploitant doit le signaler au registre en indiquant le numéro SIRET ou SIREN correspondant à l’exploitant ayant déjà déclaré ce véhicule ainsi que le numéro d’immatriculation du véhicule concerné.

Dans ces conditions, il suffit de fournir un document justifiant de la propriété ou de la location du véhicule.

C) Le coût de l’enregistrement au registre VTC ?

Le coût d’inscription des exploitants au registre VTC s’élève à 170 €, et ce, même pour un renouvellement. Pour son paiement, vous avez le choix entre l’envoi d’un chèque et le virement bancaire. En revanche, il est indispensable d’attendre le feu vert de l’administration pour le règlement de ces frais. Si un paiement est effectué avant la demande de paiement de l’administration ce dernier sera automatiquement refusé. 

D) Quels véhicules puis je utiliser pour mon entreprise de VTC ?

Les véhicules utilisés en tant que VTC doivent être conformes aux normes définies par l’arrêté du 26 mars 2015. Ils doivent donc avoir les caractéristiques suivantes

  •  être âgés de moins de six ans, hors véhicules de collection (la mention d’usage véhicules de collection doit figurer sur le certificat d’immatriculation)
  •  être munis d’au moins quatre portes ;
  •  avoir une longueur hors tout minimale de 4,50 mètres ;
  •  avoir une largeur hors tout minimale de 1,70 mètre ;
  •  disposer d’un moteur d’une puissance nette supérieure ou égale à 84 kilowatts.

Toutefois les véhicules électriques ou hybrides peuvent déroger à ces caractéristiques. Les demandes concernant ces véhicules devront être transmises pour instruction au service du registre VTC.

II/ Modification des informations au registre VTC

A) Que faire en cas de changement de statut juridique de l’exploitant de VTC ?

Avant toute chose, il convient de remarquer que les exploitants de VTC peuvent être tant des personnes physiques que des personnes morales. Bien évidemment, au moment de l’inscription au registre VTC, vous ne devez surtout pas négliger le remplissage du champ « personne physique » ou « personne morale ». En effet, une erreur peut amener au refus de votre demande d’enregistrement au registre VTC en ligne. Cela entrainera en conséquence la réalisation d’une nouvelle demande d’inscription. Aussi, pour ne pas se tromper, prenez en compte ces informations :

  • Pour un microentrepreneur et un EIRL, il faut s’inscrire en personne physique
  • Dans le cas d’une société (SA, SARL, SAS, SCI, SASU, EURL…), par contre, vous devez vous enregistrer en personne morale

Pour en revenir au sujet, si l’exploitant de VTC change de statut juridique, il doit effectuer une nouvelle inscription au registre des VTC. Et cela, une fois la modification de forme juridique enregistrée au RCS et le nouvel extrait Kbis reçu. De fait, pour la réinscription sur le registre des exploitants de VTC (REVTC), il est primordial de présenter de nouveaux justificatifs. Cette démarche implique dès lors un nouveau paiement des frais d’inscription.

B) Registre d’enregistrement VTC : mise à jour et renouvellement

Comme mentionné plus haut, l’enregistrement VTC est valable pour une durée de 5 ans. Toutefois cette durée n’est valable qu’autant que vous respectez les obligations de mise à jour. Pour son renouvellement, il s’effectue sur la demande de l’exploitant. Celui-ci doit cependant formuler la demande d’enregistrement au registre VTC 3 mois avant la fin de validité de son inscription.

Les exploitants inscrits au registre VTC développement durable se doivent d’informer son gestionnaire de tout changement inhérent aux informations déclarées lors de son enregistrement. Cette information devra être réalisée dans un délai maximal de 15 jours francs et par le biais d’une téléprocédure. Par ailleurs, ces modifications devront être validées par l’administration et enregistrées dans votre dossier. Il peut s’agir alors de :

  • La mise à jour des données administratives de votre dossier (changement de statut, assurance responsabilité civile professionelle, etc.)
  • Le remplacement d’un véhicule utilisé pour l’activité de VTC ou du conducteur d’un de ces véhicules

C) Comment mettre à jour les données de son dossier sur le registre VTC en ligne ?

La mise à jour en ligne des informations de son dossier sur le registre VTC est une procédure en ligne très aisée. Pour cela, vous n’avez qu’à vous connecter sur votre espace personnel sur le site du registre d’enregistrement des VTC. Ensuite, veuillez cliquer sur la section « suivi du dossier ». Pour actualiser les renseignements administratifs, rendez-vous sur l’onglet « informations administratives ». Quant au remplacement, la suppression ou l’ajout des véhicules, cliquez sur l’onglet « gérer véhicules ». Pour ce qui est de la gestion des conducteurs, allez sur l’onglet « gérer conducteurs ».

Petit rappel : les dispositions réglementaires prévoient le renouvellement des véhicules tous les 6 ans sauf pour les véhicules de collection. 

D) Le recours exceptionnel à des véhicules supplémentaires

En dehors des cas spécifiques les conducteurs de VTC peuvent également avoir recours à des véhicules supplémentaires dans deux cas spécifiques.

  • En cas d’impossibilité matérielle d’utiliser les véhicules inscrits au registre. Cela est notamment le cas lorsque votre véhicule tombe en panne ou lorsque celui-ci a été endommagé et ne peut plus circuler. Dans ce cas les exploitants sont tenus d’envoyer au gestionnaire du registre, une copie du certificat de la carte grise du nouveau véhicule utilisé et de préciser quel véhicule n’est plus utilisé. Il doit également préciser la période pendant laquelle il envisage d’utiliser ce véhicule. Ce recours exceptionnel, ne pourra cependant jamais excéder un mois.
  • Dans le cadre de manifestations commerciales, sportives, culturelles, politiques ou de manière générale tout autre grand événement justifiant un tel recours. Ici on peut notamment penser à certains grands événements sportifs tels que les coupes du monde de divers sports. Dans cette situation, les exploitants devront pouvoir expliquer en quoi l’événement nécessite l’utilisation de véhicules supplémentaires. Ils devront alors envoyer avant l’utilisation de ces véhicules une déclaration spécifique au registre VTC. Cette déclaration devra être accompagné des certificats d’immatriculations et/ou des cartes professionnelles des conducteurs conduisant les véhicules, assortis de la période pendant laquelle il envisage d’utiliser ces véhicules. Là encore cette période ne pourra pas excéder un mois.

Dans les 2 cas, ces informations ne seront pas prises en compte pour la mise à jour du registre et ne feront donc pas l’objet d’une validation par l’administration. En effet il s’agira alors simplement d’une déclaration et non d’une demande d’autorisation.

III/ La nouvelle signalétique VTC

A) En quoi consiste cette nouvelle signalétique ?

Depuis le 1er juillet 2017, les VTC doivent afficher de nouvelles signalétiques. D’où la nécessité de s’inscrire au registre VTC. En effet, cette inscription conditionne la production et l’envoi des macarons sécurisés. Particulièrement par un QR code qui contient les éléments issus du REVTC. Plus récemment les VTC ont été soumis à une obligation de posséder une carte magnétique plutõt que l’ancienne carte papier pour prouver leur inscription sur le registre VTC. Cette mesure a été mise en place afin de limiter la fraude qui existait en raison de la circulation de faux permis.

Les chauffeurs VTC détenteurs d’une carte professionnelle papier devront donc se préinscrire sur le site gouvernemental dédié pour acquérir cette carte afin de pouvoir engager les démarches nécessaires à la poursuite de leur activité. 

B) Comment obtenir la nouvelle signalétique VTC ?

Pour obtenir la nouvelle signalétique pour votre VTC, vous devez d’abord vous enregistrer au REVTC. Ce n’est qu’après validation de tous les documents et du véhicule par l’instructeur que vous pourrez commander les macarons à apposer à vos VTC. Pour ce faire, il convient de se connecter à son espace personnel sur le site consacré au REVTC. Puis, accéder à l’onglet « commande macarons ».

Remarques

La nouvelle signalétique VTC est essentielle pour pouvoir commencer à exercer une activité de VTC. Sans elle vous n’êtes pas autorisé à exercer votre activité de VTC.

La commande de nouveaux macarons n’est possible que si les informations figurant sur le registre sont à jour et validées.

IV/ Le Macaron VTC

A) Macaron : un dispositif spécifique en cas d’évènement exceptionnel

Vous souhaitez recourir à un véhicule pour un évènement exceptionnel ? Eh bien, sachez que le macaron du VTC concerné a une durée limitée à un mois au maximum. Il faudra alors faire attention à placer ces macarons spécifiques uniquement sur vos véhicules supplémentaires. Vos véhicules circulant habituellement pourront alors se contenter de leur macaron traditionnel. Du reste, il est primordial de déclarer ce véhicule dans l’onglet « évènement » de son espace personnel sur le registre.

B) Que faut-il faire après la réception des macarons ?

En échange de votre paiement, vous allez recevoir par e-mail un macaron provisoire sous format PDF. Vous devez alors coller immédiatement celui-ci dans votre véhicule jusqu’à ce que vous receviez les deux macarons définitifs par la poste. Dès leur réception, il faudra en apposer un sur le pare-brise avant (dans le coin inférieur gauche) et un sur la lunette arrière (dans le coin inférieur droit) de votre véhicule utilisé pour la prestation VTC. Et ce, conformément aux instructions jointes au mail et au courrier d’envoi des macarons.

Attention ! Le défaut de signalétique et l’utilisation d’une signalétique non conforme relèvent d’une contravention de 4e classe.

Bref, l’inscription au registre VTC est une étape incontournable pour l’exercice de son activité de VTC. Cette téléprocédure doit pourtant respecter scrupuleusement les formalités y afférentes pour éviter tout refus d’enregistrement VTC. De même, il convient de toujours attendre la confirmation de l’administration avant de continuer le processus.

Créez votre sociéte de VTC en quelques clics !

15

Ecrire un commentaire