Fini le papier, mettez vous à la dématérialisation des bulletins de paie !

Tout employeur, quels que soient le montant et la nature de la rémunération, a l’obligation de remettre un bulletin paie à chacun de ses salariés. Mais à l’ère du numérique, vient la fin des bulletins papier. Le législateur a œuvré ces dernières années pour moderniser le droit du travail et l’adapter aux nouvelles technologies. Zoom sur une des nouveautés de la loi travail au 1er janvier 2017 : la dématérialisation des bulletins de paie !

I/ Vers une généralisation du bulletin de paie dématérialisé :

La loi Travail portée par Myriam El Khomri a été promulguée le 8 août 2016. De nombreuses dispositions sont entrées en vigueur le 1 er janvier 2017. C’est le cas de celles relatives à la dématérialisation des bulletins de paie.

Le bulletin de paie peut être remis sous la forme papier (par courrier ou en mains propres) ou transmis par voie électronique. Traditionnellement, la délivrance d’un bulletin de paie virtuel nécessitait l’accord du salarié. Mais la loi Travail a assoupli le dispositif pour l’employeur. Depuis le 1er janvier 2017, l’employeur n’a plus à demander l’accord du salarié pour lui envoyer son bulletin de paie sous la forme électronique. La dématérialisation des bulletins de paie devient alors le principe, et le papier l’exception.

Attention, la possibilité de délivrer le bulletin de paie sous forme électronique demeure une option ouverte à l’employeur, qui peut choisir d’y recourir ou non, et ce à la date qui lui convient (il peut par exemple le faire en milieu d’année). Les salariés ne sont pas en mesure de contraindre l’employeur à adopter le format dématérialisé.

II/ Dématérialisation des bulletins de paie : le droit à opposition du salarié

Ce nouveau dispositif est à nuancer. La généralisation du bulletin de paie dématérialisé n’en devient pas pour autant une mesure imposée au salarié. En effet, celui-ci conserve un droit d’opposition. Concrètement, cela veut dire que le salarié a le droit de s’opposer à cette voie de transmission.

Pour garantir le droit d’opposition du salarié, l’employeur est tenu en amont à une obligation d’information. Il doit prévenir le salarié, au moins un mois avant la première émission du bulletin de paie dématérialisé (ou lors de l’embauche), de la possibilité qu’il a d’émettre un refus.

Le salarié peut s’opposer à la dématérialisation du bulletin de paie sans condition de délai, avant ou après la première émission d’un bulletin de paie électronique. Il est libre du moyen d’information.

L’employeur doit prendre en compte le refus du salarié dans les meilleurs délais ou, au plus tard, trois mois après la notification.

III/ Dématérialisation des bulletins de paie et disponibilité : une garantie pour le salarié

Si la fin du bulletin de paie version papier arrive à grand pas, il est néanmoins important de garantir la pérennité et la disponibilité de ce document. Un décret fixe à présent la durée pendant laquelle l’employeur devra garantir la disponibilité du bulletin de paie dématérialisé. Une alternative se présente à lui :

  • Ou le bulletin de paie devra être disponible pendant une durée de 50 ans ;
  • Ou il devra le rester jusqu’au 75 ans du salarié.

Les salariés doivent également, facilement et à tout moment, pouvoir récupérer l’intégralité de leurs bulletins de paie dématérialisés.

En cas de fermeture du service de mise à disposition du bulletin de paie (géré par un prestataire ou par l’entreprise elle-même), les utilisateurs salariés doivent être avertis au moins trois mois avant la date de fermeture pour qu’ils puissent récupérer leurs bulletins stockés.

Par ailleurs, les bulletins de paie dématérialisés doivent être accessibles sur le site du Compte Personnel d’Activité.

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